檔案信息利用價(jià)值的研究

譚 暢

吉林司法警官職業(yè)學(xué)院，吉林 長(zhǎng)春 130000

檔案信息，從廣義上來說，指能夠來源于檔案的反映和記錄、再現(xiàn)各種事物已經(jīng)發(fā)生過的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)、方式及其規(guī)律的可以消除人們不確定性的象征或知識(shí)。有兩層的含義：一是來源于檔案的信息，二是關(guān)于檔案的信息。通常我們所說的檔案信息是指第一種含義，也就是狹義的檔案信息，是依托于載體但是不包括載體的知識(shí)內(nèi)容。廣義的檔案信息不僅包括了檔案的內(nèi)容，同時(shí)也包括了在檔案加工及整理過程所產(chǎn)生的產(chǎn)品，如檔案的目錄、索引內(nèi)容信息等。所以檔案信息的含義比檔案內(nèi)容，其內(nèi)容更加廣泛。檔案信息是人類智慧的集中體現(xiàn)，是檔案實(shí)體所蘊(yùn)含的所有知識(shí)、內(nèi)容等的智慧集合體。

一、當(dāng)前檔案信息資源使用存在的弊端

盡管人們已經(jīng)意識(shí)到檔案的價(jià)值且檔案信息資源越來越多，但由于各種因素的限制，使得當(dāng)前的檔案的利用率還不是很高。當(dāng)前面臨的主要困難是在檔案管理方面還較為落后，傳統(tǒng)管理模式還沒有被創(chuàng)新和變革。實(shí)際上，當(dāng)前很多檔案館（室）都是一種被動(dòng)服務(wù)的工作方式，在自身工作宣傳方面做的也不是很到位。表現(xiàn)在檔案管理部門和使用者之間無法進(jìn)行有效的交流溝通，表現(xiàn)出檔案管理者整理和收集管理著大量的檔案信息資源，但是信息的需求者卻不知或者無法利用到。因此，檔案管理更多的傾向了資料及信息的收集和整理，但是卻對(duì)使用者的利用缺乏必要的關(guān)注，使得多數(shù)檔案被置之高閣而無法發(fā)揮應(yīng)有的利用價(jià)值。另外，從檔案內(nèi)容的使用來看，有的使用者僅僅是參考其中的具體信息，但有的則需要挖掘其中的深層次的內(nèi)涵，但檔案管理部門卻無法滿足這一方面的需要，也就是檔案管理的編研部門無法真正發(fā)揮其設(shè)置的作用，其檔案信息資源開發(fā)利用還需要進(jìn)行創(chuàng)新和深度發(fā)展。另外，因?yàn)闄n案管理方面缺乏必要的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使用者無法進(jìn)行方便、快捷的使用，也使得檔案的利用率受到抑制。

二、檔案信息利用效益分析

檔案信息利用效益分析，主要是指測(cè)算社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益等。其中檔案利用工作的社會(huì)效益，是與經(jīng)濟(jì)效益相對(duì)而言，社會(huì)效益可以從政治效益、思想文化效益等方面進(jìn)行理解。如通過檔案維護(hù)我國(guó)國(guó)家主權(quán)及領(lǐng)土的完整，維護(hù)國(guó)家的根本利益，促進(jìn)民族團(tuán)結(jié)，從而為國(guó)家的重大決策提供支持，為建設(shè)新中國(guó)及推動(dòng)改革開放服務(wù)等；通過檔案來實(shí)現(xiàn)社會(huì)穩(wěn)定，貫徹落實(shí)黨的各項(xiàng)政策，為解決各類產(chǎn)權(quán)糾紛，進(jìn)行地界劃定等提供相應(yīng)的憑證；利用檔案來維護(hù)公民及單位團(tuán)體的合法權(quán)益，檔案通過提供個(gè)人的出生證明、婚姻財(cái)產(chǎn)、學(xué)歷證書等內(nèi)容來提供公證的材料依據(jù)，從而為保障公民的相應(yīng)的權(quán)益提供保障，為監(jiān)督合同及契約或者協(xié)議的有效執(zhí)行提供有效的依據(jù)；利用檔案為我國(guó)開展社會(huì)主義精神文明建設(shè)提供條件，通過各類檔案出版物、檔案展覽等方式對(duì)社會(huì)各界群眾特別是青少年開展愛國(guó)主義思想教育、傳承中華文明，為開展歷史學(xué)習(xí)、研究及推動(dòng)我國(guó)科學(xué)文化事業(yè)的發(fā)展提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)等。

雖然我們無法對(duì)檔案利用效益進(jìn)行精準(zhǔn)計(jì)算，但卻不能否定檔案信息利用中客觀存在的利用效益。檔案利用效益，概況來說有以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是具有多維性的特點(diǎn)。檔案信息資源在利用中應(yīng)重視其信息共享能力的開發(fā)，這是檔案信息利用多維性存在的主要原因，尤其是檔案信息資源的共享性與物質(zhì)產(chǎn)品所具有的多用途不同，其多方面的效益是可以并存的、同時(shí)實(shí)現(xiàn)的，而物質(zhì)產(chǎn)品的用途卻不能同時(shí)實(shí)現(xiàn)和并存。二是具有間接性的特點(diǎn)。檔案信息資源的價(jià)值是間接發(fā)揮作用的，是一種有著間接性的效益。三是具有長(zhǎng)效性的特點(diǎn)。進(jìn)行檔案的保持其目標(biāo)是為了后期的應(yīng)用，所以檔案只要處于保存期內(nèi)，就決定了其價(jià)值具有長(zhǎng)期的有效性，其價(jià)值的發(fā)揮也是長(zhǎng)期的。

三、檔案信息利用評(píng)價(jià)

檔案工作的最終目的及重要產(chǎn)出是檔案信息利用評(píng)價(jià)，檔案工作的全部核心就在于對(duì)檔案信息利用的評(píng)價(jià)。而評(píng)價(jià)則主要通過利用活動(dòng)中所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)來進(jìn)行相應(yīng)的利用狀況的判斷，從而為監(jiān)測(cè)檔案信息利用工作提供一定的數(shù)據(jù)支持，便于更好的了解檔案信息利用以后的發(fā)展方向，并為更好的實(shí)施管理提供科學(xué)化的數(shù)據(jù)支持，從而更好的推動(dòng)檔案信息利用工作的開展和創(chuàng)新，提高檔案信息利用活動(dòng)的質(zhì)量。檔案信息利用評(píng)級(jí)可以分為定性評(píng)價(jià)和定量評(píng)價(jià)兩種，對(duì)于可以測(cè)量的工作進(jìn)行定量分析，而對(duì)于無法直接測(cè)量的只能進(jìn)行定性分析和評(píng)價(jià)。前者可以根據(jù)相應(yīng)的公式，根據(jù)所獲得的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算即可；而對(duì)于定性評(píng)價(jià)，則需要開展精確的評(píng)價(jià)，通常使用二次量化法，也就是先定性再定量，從而使得評(píng)價(jià)定性指標(biāo)有量的概念，并以量作為前提，在量化的前提下進(jìn)行定性描述。

總之，追求效益是所有行政及事業(yè)管理和生產(chǎn)生活的根本目標(biāo)。在開發(fā)利用檔案信息資源中追求效益是為實(shí)現(xiàn)根本目標(biāo)而服務(wù)的，這些社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益都包含了各級(jí)各類檔案信息機(jī)構(gòu)在開發(fā)檔案信息資源中所產(chǎn)生的效益，是在檔案信息的基礎(chǔ)上而實(shí)現(xiàn)的，體現(xiàn)在了包含國(guó)家機(jī)關(guān)及團(tuán)體、企事業(yè)單位所產(chǎn)出的總效益中。歷史事實(shí)證明，檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)效益是可見的，并借助不同單位的微觀預(yù)算，為客觀效益的統(tǒng)計(jì)測(cè)算打下基礎(chǔ)。