計算機檔案管理軟件技術(shù)研究與應(yīng)用

馬金山

（蘭陵縣大仲村鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院，山東 蘭陵 277718）

引言在企業(yè)實際開展檔案管理工作的過程中，基于信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢逐漸凸顯出來。而如何結(jié)合企業(yè)經(jīng)營項目開展計算機檔案管理軟件的技術(shù)研究工作，就是目前各個企業(yè)的工作重點及難點所在。

一、計算機檔案管理軟件的技術(shù)設(shè)計流程

想要應(yīng)用計算機檔案管理軟件開展新時期的企業(yè)檔案管理工作，就必須結(jié)合工作需求，明確軟件技術(shù)的設(shè)計要點，掌握技術(shù)的基本設(shè)計流程。

（一）功能設(shè)計工作

本文主要以航空發(fā)動機公司的信息檔案管理工作為例展開分析，在實際進(jìn)行計算機檔案管理軟件技術(shù)的研究工作時，首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)分析出計算機檔案管理軟件應(yīng)當(dāng)具備的基本功能有哪些。一般來說，檔案管理工作涉及到對資源信息的收集和整理等基本工作，內(nèi)容相對較為復(fù)雜。因此，軟件系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備自動分類的功能。其次，為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全，還要具備數(shù)據(jù)備份功能。同時，計算機檔案管理軟件的應(yīng)用優(yōu)勢就是可以在網(wǎng)絡(luò)平臺上便捷完成信息的存儲、傳遞、修改等工作，降低員工的工作壓力。最后，在軟件技術(shù)的設(shè)計環(huán)節(jié)中，技術(shù)人員要重點關(guān)注于網(wǎng)絡(luò)連接的問題，科學(xué)合理的開展資源共享工作，保證檔案資源應(yīng)用價值的充分發(fā)揮。此外，還可以為系統(tǒng)設(shè)置打印功能，減少手工勞動的強度[1]。

（二）系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設(shè)

計算機檔案管理軟件的設(shè)計工作應(yīng)當(dāng)從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計環(huán)節(jié)入手，設(shè)置資源存儲層，建立數(shù)據(jù)資源庫，按照不同檔案類型對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類設(shè)置，給資料查找工作提供便利。同時，應(yīng)當(dāng)從軟件操作界面的框架結(jié)構(gòu)建設(shè)工作入手，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營項目類型和獨特的文化精神，進(jìn)行界面布局的優(yōu)化設(shè)置工作，提高軟件的美觀性和實用性。最后，是安全防范結(jié)構(gòu)的建設(shè)工作，通常技術(shù)人員會在網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)入口以及登錄界面設(shè)置安全防御機制，降低系統(tǒng)受到安全風(fēng)險干擾。各個企業(yè)都應(yīng)當(dāng)充分意識到完善系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設(shè)工作的重要作用，并應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注于技術(shù)人員對軟件技術(shù)的應(yīng)用情況，確保計算機技術(shù)應(yīng)用價值的充分發(fā)揮[2]。

二、計算機檔案管理軟件技術(shù)的應(yīng)用要點

在實際操作計算機設(shè)備完成電子檔案管理工作時，還有一些操作要點需要遵守，具體可以從以下幾個方面展開分析和研究。

（一）人員培訓(xùn)工作

雖然我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，信息技術(shù)可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的自動存儲和分類，給員工的日常工作提供了極大的便利。但是，實際的計算機技術(shù)仍然需要由專業(yè)的工作人員來操作。因此，企業(yè)必須要從人才培養(yǎng)的角度出發(fā)，了解新時期企業(yè)自身的發(fā)展情況，明確檔案管理工作的重點及難點所在。安排專家為員工傳授先進(jìn)的工作經(jīng)驗，并應(yīng)當(dāng)開展素質(zhì)教育工作，引導(dǎo)員工自覺規(guī)范自身的工作行為。在這個環(huán)節(jié)，企業(yè)要注重于提高員工的創(chuàng)新意識及能力，讓員工能夠不斷總結(jié)檔案管理軟件技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢及不足，研究優(yōu)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)建設(shè)方法及軟件操作方案的可行措施。從而有效提高技術(shù)的應(yīng)用效果，推動企業(yè)檔案管理工作的有序運行[3]。

（二）管理機制建設(shè)

企業(yè)檔案當(dāng)中涉及到的信息數(shù)據(jù)有很多，包括企業(yè)的發(fā)展歷史，項目運行的數(shù)據(jù)信息，員工個人信息及客戶個人信息等等。這就要求企業(yè)明確哪些檔案可以進(jìn)行信息共享，哪些檔案屬于私密文件。然后在應(yīng)用計算機檔案管理軟件時，在內(nèi)部建立健全的監(jiān)管機制，從約束員工的工作行為入手，避免人為因素造成檔案資料被篡改或丟失的問題。針對這個問題，檔案管理中心的工作人員可以利用信息技術(shù)手段在軟件平臺上為每位員工設(shè)置登錄賬號，以密碼登錄的方式核實登錄平臺的人員身份信息。再根據(jù)不同部門的工作職能需求，設(shè)置其可以查閱以及修改檔案數(shù)據(jù)的權(quán)限。從而為檔案數(shù)據(jù)提供雙重保護(hù)，降低安全隱患的發(fā)生率。同時，檔案管理工作的關(guān)鍵就在于對數(shù)據(jù)信息的開發(fā)利用，檔案管理人員可以利用計算機技術(shù)對整體的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整理和分類，根據(jù)時代發(fā)展情況和檔案的使用年限，對失效檔案進(jìn)行集中清理。最后，將同類項目的檔案數(shù)據(jù)整合起來，分析出項目流程設(shè)置工作存在的實際問題，并及時修改。

（三）相關(guān)注意事項

在應(yīng)用計算機檔案管理軟件的過程中，還有一些注意事項需要遵守。第一，新時期的檔案管理工作主要依靠信息技術(shù)手段來完成。因此，企業(yè)要想充分發(fā)揮出軟件的實際應(yīng)用效果，就需要做好前期準(zhǔn)備工作，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。這還涉及到資金成本的投入問題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排財務(wù)管理人員做好經(jīng)濟(jì)預(yù)算，提高資金的使用價值，避免出現(xiàn)資金浪費的問題。第二，設(shè)計計算機軟件進(jìn)行檔案管理的目的是為了提高傳統(tǒng)檔案管理工作的水平和效率。在軟件功能的研究工作上，對檔案材料可以進(jìn)行目錄檢索，也可進(jìn)行文件內(nèi)容全文檢索；與打字機文件對接，可直接使用打字機的文件，減少文件材料手工錄入量[4]。

結(jié)束語

軟件技術(shù)研究工作需要從檔案資料存儲、備份、分類以及安全管理等環(huán)節(jié)入手，要設(shè)置數(shù)據(jù)資源庫，對軟件平臺的界面進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計。這就要求企業(yè)應(yīng)當(dāng)對員工展開培訓(xùn)教育工作，通過嚴(yán)格的監(jiān)管機制規(guī)范員工的工作行為，保障檔案存儲及取用過程的安全性和穩(wěn)定性，避免出現(xiàn)檔案被篡改或者丟失的情況。這還需要檔案管理人員具有創(chuàng)新意識及能力，能夠不斷總結(jié)工作經(jīng)驗，研究利用計算機技術(shù)優(yōu)化工作流程的可行方法。