新時(shí)期探求高校干部人事檔案的管理提升之路

周蕾

(青島科技大學(xué)人事處，山東 青島 266061)

科技日新月異，教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，人才管理對(duì)于人才聚集地的高校而言顯得尤為重要。而高校的干部人事檔案，體現(xiàn)著教師的人生歷程，是學(xué)校科學(xué)管理人才的關(guān)鍵依據(jù)，尤其是在從“德能勤績(jī)”全方位深度考察、提拔、任用干部時(shí)，起到至關(guān)重要的作用。新時(shí)期高校的發(fā)展伴隨著改革創(chuàng)新，如何提升高校干部人事檔案的管理水平，為學(xué)校人力資源優(yōu)化配置提供助力，具有重要的探究?jī)r(jià)值。

一、高校干部人事檔案的價(jià)值體現(xiàn)

高校的干部人事檔案，內(nèi)容記載著教師的基本信息、學(xué)歷背景、政治思想、成績(jī)榮譽(yù)、工作歷程，乃至薪資待遇等，如同教師人生的縮影，對(duì)于學(xué)校組織人事部門的人才選拔任用，其價(jià)值不可替代。其中有關(guān)學(xué)歷專業(yè)背景和科研工作經(jīng)歷等，能在一定層面上反映教師的優(yōu)勢(shì)。只有以人事檔案為依據(jù)，更全面深入地考察干部，才能充分做到“人崗匹配”，實(shí)現(xiàn)人力資源價(jià)值最大化。

此外，人事檔案絕大部分材料屬于保密原始文件，具有時(shí)代痕跡且不可復(fù)制，甚至能夠作為歷史憑證而體現(xiàn)法律效用，因此從某種程度上說(shuō)，干部人事檔案還能起到維護(hù)教師權(quán)益的作用。尤其是在教師參與職稱評(píng)審、晉升調(diào)資、退休等時(shí)刻，人事檔案能夠提供有力佐證，確保人力資源管理相對(duì)公平公正。

二、新時(shí)期高校干部人事檔案管理水平提升的時(shí)代意義

十八大以來(lái)，干部人事檔案管理工作被提升到前所未有的高度。2018年11月，最新發(fā)布了《干部人事檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱“條例”）的第10版，為新時(shí)期全國(guó)各級(jí)各類干部人事檔案工作提供了更為詳盡的基本遵循。

經(jīng)此次《條例》修訂，檔案管理的內(nèi)容隨時(shí)代和形勢(shì)變化有所調(diào)整，其內(nèi)容能更好地反映干部“德能勤績(jī)”全方位情況。特別是強(qiáng)調(diào)干部人事檔案專項(xiàng)審核，突出了全面從嚴(yán)治黨的要求。傳統(tǒng)人事檔案以紙質(zhì)檔案為主，新時(shí)期還要求加強(qiáng)檔案的信息化，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子檔案同步管理，對(duì)保密和安全性提出了更高要求，同時(shí)也促進(jìn)了檔案利用的效能提升。

對(duì)高校而言，由于科研成果不斷推陳出新，教師干部的檔案材料隨之更新，而人事檔案又具有其保密性，因而干部人事檔案管理工作顯得更為紛繁復(fù)雜。新時(shí)期，高校要積極貫徹《條例》精神，從日常管理、服務(wù)利用、監(jiān)督檢查等各方面從嚴(yán)規(guī)范人事檔案管理，積極推動(dòng)制度化、科學(xué)化、規(guī)范化、信息化進(jìn)程，使人事檔案管理為學(xué)校人才優(yōu)化配置提供強(qiáng)大助力，從而促進(jìn)學(xué)校的創(chuàng)新發(fā)展，就必須積極探求全面提升干部人事檔案管理水平的有效途徑。

三、高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視度缺乏

高校聚集了大量志在科研或教學(xué)的高精尖人才，他們往往頗受校領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注。而人事檔案管理，相對(duì)則顯得技術(shù)性較低，領(lǐng)導(dǎo)普遍不夠重視，相應(yīng)的在人力、物力和財(cái)力方面也就不能給予有力支撐，嚴(yán)重影響了人事檔案管理能力，導(dǎo)致在有緊急檔案利用服務(wù)時(shí)顯得效率低下。此外，由于檔案工作內(nèi)容相對(duì)枯燥，導(dǎo)致人員穩(wěn)定性差，但人事檔案又具有高度保密性，人員的頻繁流動(dòng)會(huì)為人事檔案的管理帶來(lái)安全隱患。

（二）管理制度流程不完善，嚴(yán)謹(jǐn)性不足

很多高校干部人事檔案管理制度流程還不完善，特別是在檔案收集、整理、利用、保密等方面，只在大原則上與組織要求保持一致，而在執(zhí)行細(xì)節(jié)時(shí)常常存在落實(shí)不到位、把關(guān)不嚴(yán)格等問(wèn)題，制度流程形同虛設(shè)，很不利于實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的評(píng)價(jià)功能，久而久之更容易引發(fā)管理矛盾。

（三）信息化水平低，利用效率低下

高校普遍的人事檔案管理，仍多以傳統(tǒng)紙質(zhì)模式為主。很多高校還沒(méi)有專業(yè)的人事檔案管理系統(tǒng)，只在人事系統(tǒng)里簡(jiǎn)單錄入了教師基本信息，很多重要數(shù)據(jù)仍然僅保存在紙質(zhì)檔案中。在查閱所需信息時(shí)，還得一次次翻閱原始紙質(zhì)檔案，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力效率不高，而且頻繁翻閱還極易導(dǎo)致檔案損壞。

（四）檔案管理人才隊(duì)伍薄弱

由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，對(duì)檔案管理人員沒(méi)有科學(xué)的“選用育留”機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理人員不能形成一支強(qiáng)有力的專業(yè)隊(duì)伍。有些人員甚至并不是專職從事檔案管理，還兼有其它工作，責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)欠缺，加之對(duì)人事檔案的專業(yè)知識(shí)了解不深，碰到問(wèn)題無(wú)法及時(shí)解決。沒(méi)有定期培訓(xùn)和專業(yè)素養(yǎng)提升，也難以適應(yīng)干部人事檔案管理的新時(shí)代要求。

四、提升高校干部人事檔案管理水平的可行性策略

（一）提升學(xué)校的重視度，轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念

首先，加強(qiáng)學(xué)校對(duì)干部人事檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，重視人事檔案管理工作，提供“人財(cái)物”方面的有力支持。尤其是在新時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的要求下，引入專業(yè)的人事檔案管理系統(tǒng)，是有其必要性的；同時(shí)選拔具有專業(yè)素養(yǎng)和高度責(zé)任心的人員，專職從事人事檔案工作，并不斷提升其工作技能和專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備。檔案管理人員自身也需做到與時(shí)俱進(jìn)，強(qiáng)化責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，真正明白人事檔案管理工作的價(jià)值所在，為學(xué)校人才優(yōu)化配置提供最大助力。

（二）完善制度建設(shè)，規(guī)范工作流程，實(shí)現(xiàn)科學(xué)高效管理

新時(shí)期，高校干部人事檔案管理依據(jù)《條例》要求，對(duì)政策性、專業(yè)性和操作性的把控也更為嚴(yán)格細(xì)化。尤其是人事檔案專項(xiàng)審核工作開(kāi)展以來(lái)，對(duì)干部檔案的鑒定和審核，在嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致方面提出了更高要求。因此，必須進(jìn)一步完善人事檔案管理的制度和流程，從收集、鑒別的初始階段，到整理、排序的細(xì)節(jié)之處，乃至最終歸檔入庫(kù)，都制定更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫龋_保入庫(kù)檔案的真實(shí)、完整。在檔案的查借閱利用服務(wù)方面，也必須嚴(yán)格規(guī)范操作流程，重視保密性及責(zé)任監(jiān)管，確保落實(shí)到位，不留安全隱患。

（三）加強(qiáng)干部人事檔案管理信息化建設(shè)

新時(shí)期干部人事檔案管理工作不能僅停留在紙質(zhì)模式上，要跟上信息時(shí)代的步伐，逐步建立專業(yè)的干部人事檔案管理系統(tǒng)，使檔案利用服務(wù)更加科學(xué)高效，從而為學(xué)校人才管理和教職工提供便利。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)首先要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理信息化是大勢(shì)所趨，為人事檔案管理部門配套相應(yīng)的專業(yè)管理系統(tǒng)，并有專人進(jìn)行技術(shù)維護(hù)，確保資料保密安全。檔案管理人員則要對(duì)干部檔案信息提前做好梳理，逐步將教職工個(gè)人的信息數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，并且做好動(dòng)態(tài)管理，定期更新，實(shí)現(xiàn)信息整合共享，從而大大提高辦事效率，提升檔案管理工作的效能。

（四）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，從“選用育留”上下功夫

高校干部人事檔案管理工作如何做實(shí)做好，歸根到底還得從“人”的角度實(shí)現(xiàn)突破。只有建立一支強(qiáng)有力的人才隊(duì)伍，才能從根本上提升人事檔案的整體管理水平。從“選用育留”四方面考慮：

1.人事檔案高度的保密性和原則性要求工作人員政治素養(yǎng)高、專業(yè)素質(zhì)好，責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)強(qiáng)，這是首要條件，因此在選人時(shí)就要嚴(yán)格把好第一關(guān)。

2.工作中領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)工作質(zhì)量提出高要求，檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致不容忽視，檔案材料的甄別、收集、整理、歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)都要認(rèn)真做好，避免差錯(cuò)。校驗(yàn)和復(fù)查工作也必須重視，發(fā)現(xiàn)不合要求的要及時(shí)處理不能拖延。

3.制定相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，定期按目標(biāo)提升人員的政治和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，從干部人事檔案的政策理論到信息技術(shù)等工作技能，有計(jì)劃分層次地不斷完善人員的全面素質(zhì)，為檔案管理工作提供有力保障。

4.為檔案管理人員提供一定的職稱或待遇晉升空間，使之有工作內(nèi)驅(qū)力，同時(shí)加強(qiáng)人文關(guān)懷，從而提升檔案管理人員的凝聚力和向心力，確保團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性。

五、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代背景下，高校的改革創(chuàng)新與持續(xù)發(fā)展，離不開(kāi)高校各類精英人才的群策群力，而要想做好高校人力資源的優(yōu)化配置，使各專業(yè)各領(lǐng)域人才的優(yōu)勢(shì)得到充分發(fā)揮，更加離不開(kāi)干部人事檔案這一重中之重的參考依據(jù)。全面提升干部人事檔案的管理水平，是關(guān)系到學(xué)校創(chuàng)新發(fā)展的重大戰(zhàn)略任務(wù)，任重而道遠(yuǎn)，這需要全校各級(jí)部門，從上到下團(tuán)結(jié)一致，目標(biāo)明確，穩(wěn)扎穩(wěn)打，落實(shí)好人事檔案管理的各環(huán)節(jié)工作，為學(xué)校未來(lái)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有力支持。