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    淺議企業(yè)檔案的綜合管理

    2020-12-08 03:46:15
    魅力中國 2020年19期
    關(guān)鍵詞:檔案管理管理企業(yè)

    (吉林省通化市通化鋼鐵股份有限公司運(yùn)輸公司,吉林 通化 134002)

    隨著經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展和企業(yè)活動(dòng)的多樣化,企業(yè)檔案日益成為多種門類與載體、內(nèi)涵不斷豐富的檔案綜合體。

    那么企業(yè)在新一輪競爭中如何開創(chuàng)新優(yōu)勢,企業(yè)檔案工作如何為企業(yè)開創(chuàng)輝煌,企業(yè)檔案工作的管理采取何種舉措來應(yīng)對,筆者認(rèn)為,現(xiàn)代企業(yè)面臨著市場的不斷變化,其內(nèi)部各項(xiàng)工作都要與企業(yè)的生存和發(fā)展相適應(yīng)。企業(yè)的轉(zhuǎn)軌變型,使各個(gè)單位在各項(xiàng)管理決策中對信息的需求,已由比較專一向綜合、零散向系統(tǒng)、原始向精加工發(fā)展,原有的管理模式、單調(diào)的檔案信息,已不適應(yīng)客觀形式發(fā)展的需要。因此,筆者在借鑒以往經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,提出為適應(yīng)現(xiàn)行改革的需要,必須加強(qiáng)企業(yè)檔案的科學(xué)化管理。

    一、企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理的必要性

    (一)企業(yè)檔案綜合管理存在的主要問題

    1.管理分散:作為企業(yè)檔案,基本上都是將文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案拼湊到一起實(shí)行集中管理,人事檔案由人事部門管理,勞資檔案由勞資部門管理,沒有從本質(zhì)上保持檔案的整體性,這樣會(huì)很容易將一些業(yè)務(wù)檔案遺漏丟失。

    2.企業(yè)檔案管理隊(duì)伍、管理制度已不能適應(yīng)新的形勢需要。一是檔案人員隊(duì)伍削弱,我們現(xiàn)在的企業(yè),檔案人員多數(shù)是一兼多職,造成檔案工作兼而不顧,每年例行公事的組卷、立卷,沒有時(shí)間進(jìn)行深挖潛,有的單位在改革中忽視了檔案管理制度的建立,造成檔案管理混亂,甚至出現(xiàn)企業(yè)檔案的流失,隨著企業(yè)制度的完善,檔案的數(shù)量與日俱增,檔案的管理難度也隨之增大,但有關(guān)的管理措施還尚未跟上。

    (二)企業(yè)檔案管理實(shí)行綜合管理的必然性

    1.企業(yè)檔案是各類檔案的總和

    企業(yè)檔案作為一個(gè)檔案的全宗、必須是一個(gè)有機(jī)的整體,在一個(gè)企業(yè)內(nèi)各部門,不同形式的檔案在管理中必須按全宗進(jìn)行,并要求在機(jī)構(gòu)、體制、人員、設(shè)備、制度等方面都實(shí)行綜合整體管理。從管理對象來看,這是企業(yè)檔案管理的共同規(guī)律,從管理方法來看,這具有明顯的整體性。

    2.檔案是企業(yè)的信息來源,是企業(yè)的靈魂

    由于生產(chǎn)力和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步,檔案的種類在不斷增加,檔案工作的內(nèi)容也日益擴(kuò)大,這使企業(yè)檔案工作也發(fā)生了變化。為適應(yīng)新形式發(fā)展需要,必須實(shí)行檔案的綜合管理。企業(yè)只有實(shí)行檔案的綜合管理,才能更全面、更集中、更突出地發(fā)揮檔案的整體優(yōu)勢,更有效地、更大限度地開發(fā)利用檔案的信息資源,為企業(yè)的發(fā)展建設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。

    二、企業(yè)檔案綜合管理能夠促進(jìn)企業(yè)再創(chuàng)優(yōu)勢

    從企業(yè)檔案綜合管理的特點(diǎn)可以看出,企業(yè)檔案的綜合管理將在優(yōu)勝劣汰的競爭機(jī)制中發(fā)揮作用,創(chuàng)造更高的效益,為企業(yè)服務(wù)。

    (一)企業(yè)檔案綜合管理使檔案部門更好的發(fā)揮作用。企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理,有助于行政主管部門把著眼點(diǎn)放在提高檔案工作基礎(chǔ)管理上,放在提高工作質(zhì)量和綜合水平上,放在提高專兼職人員素質(zhì)和檔案信息開發(fā)服務(wù)的功能上;有助于強(qiáng)化全員檔案意識,提高企業(yè)各職能科室把平時(shí)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的材料歸檔的自覺性。

    (二)企業(yè)檔案綜合管理,綜合開發(fā)信息資源,為企業(yè)適應(yīng)市場服務(wù)。檔案信息資源的綜合開發(fā)利用,為企業(yè)產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益是十分顯著的,它雖不直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值,但利用綜合檔案信息資源可避免重復(fù)努力,間接地為企業(yè)節(jié)約大量資金,促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高,為企業(yè)創(chuàng)造無窮的財(cái)富。

    三、企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理的條件

    綜觀企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)、現(xiàn)狀以及作用,說明實(shí)行企業(yè)檔案綜合管理是正確的,但要真正實(shí)行綜合管理還是有一定難度。

    (一)企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理,領(lǐng)導(dǎo)要到位,具體人員要到位。要進(jìn)行檔案綜合管理,首先在企業(yè)中應(yīng)有一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu),要有明確分管理檔案的領(lǐng)導(dǎo),不能只是掛名、虛設(shè)的領(lǐng)導(dǎo),檔案人員素質(zhì)與檔案綜合管理水平的提高要相適應(yīng),完善好檔案管理網(wǎng)絡(luò),檔案人員要具備檔案方面的專業(yè)知識,又熟悉檔案工作的規(guī)章制度,掌握檔案業(yè)務(wù)的原則和方法及要有相關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識和綜合協(xié)調(diào)能力,能更好地開發(fā)與利用企業(yè)的信息資源。

    (二)企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理,健全制度要到位,必要設(shè)施要到位。

    1.企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理必須建立健全統(tǒng)一的檔案管理制度。體現(xiàn)綜合管理的整體內(nèi)容,不能分別制定文書檔案歸檔制、科技檔案歸檔制、庫房管理制度等,應(yīng)把這些制度作為一個(gè)單位內(nèi)綜合管理制度中的組成部分,這樣可以在內(nèi)容上避免重復(fù)。

    2.搞好企業(yè)檔案的綜合管理,要努力改善保管條件,檔案采取多種形式,用現(xiàn)代化裝具或計(jì)算機(jī)輔助管理來維護(hù)檔案的完整,最大限度地延長檔案的壽命。

    (三)企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理,監(jiān)督指導(dǎo)要到位。

    《中華人民共和國檔案法》賦予企業(yè)和其他組織內(nèi)的檔案部門的主要職責(zé)之一就是加強(qiáng)對檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)職能,各企業(yè)檔案部門對所屬機(jī)構(gòu)檔案工作除了通常采取的電話、會(huì)議等不甘落后指導(dǎo)工作外,還包括綜合本單位系統(tǒng)的實(shí)際,對專、兼職檔案人員進(jìn)行系統(tǒng)或?qū)n}的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),以適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。

    綜上所述,企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理后,掌握了企業(yè)單位中的黨群、行政及生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營等管理活動(dòng)的原始材料和計(jì)算數(shù)據(jù),這是我們參與服務(wù)的有利條件,充分運(yùn)用這些有利條件,在服務(wù)思路上、形式上要有根本的轉(zhuǎn)變。在改革中只有強(qiáng)化企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理,才能進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)檔案工作的蓬勃發(fā)展,才能取得更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,為兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù),為企業(yè)的改革和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。企業(yè)檔案實(shí)行綜合管理是必由之路。

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