社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要性及對(duì)策初探

（吉林省集安市人力資源和社會(huì)保障局，吉林 集安 134200）

在推進(jìn)和諧社會(huì)建設(shè)和社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)加快發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案管理工作也面臨一些突出矛盾、困難和問(wèn)題，直接影響這項(xiàng)工作的有效推進(jìn)，不能發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)檔案及其管理部門的服務(wù)作用，不利于社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展和人民群眾基本權(quán)益的保障，應(yīng)深入研究，推進(jìn)工作創(chuàng)新，盡快解決問(wèn)題。

一、社保檔案管理的重要性

社保檔案是參加社保的人員在政府?dāng)?shù)據(jù)中心的基礎(chǔ)的檔案，是一個(gè)參保人切身的參保的重要的依據(jù)。在復(fù)雜人口眾多的基礎(chǔ)上，社保檔案的管理關(guān)乎著成千上萬(wàn)參保人的利益，不能摻雜絲毫的失誤，失誤直接會(huì)導(dǎo)致參保人的合法權(quán)益出現(xiàn)問(wèn)題，嚴(yán)重甚至將會(huì)導(dǎo)致社會(huì)的動(dòng)蕩。在以上的情況中，社保檔案管理是有助于社會(huì)和諧穩(wěn)定的重要基礎(chǔ)，是長(zhǎng)期發(fā)展的必要目標(biāo)。

二、社保檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）缺乏專業(yè)的人才，管理者能力不足

在我國(guó)相關(guān)機(jī)構(gòu)未能設(shè)立社保檔案管理者的職位，相關(guān)社會(huì)保障資料的工作者職能界定不明確，工作內(nèi)容較為模糊，相互交叉的反復(fù)性工作情況突出，加上沒(méi)有熟練的管理能力，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)的功能運(yùn)用相對(duì)低下。使得社保檔案管理人員水平愈加低下，不能滿足于社會(huì)的需求。培養(yǎng)相關(guān)機(jī)構(gòu)不能足夠重視社保檔案管理者，缺乏相關(guān)知識(shí)、培養(yǎng)內(nèi)容較為傳統(tǒng)、專業(yè)性，差導(dǎo)致機(jī)構(gòu)的管理人員儲(chǔ)備性低，從根本上不能滿足社會(huì)不斷發(fā)展的需要。

（二）缺乏信息的與時(shí)俱進(jìn)性

與時(shí)俱進(jìn)是緊密貼合時(shí)代的必要，當(dāng)下是一個(gè)數(shù)字化信息的時(shí)代，如果不能及時(shí)的跟實(shí)際情況相符合，代表著對(duì)事物的認(rèn)知性缺乏了先機(jī)。雖然我國(guó)已經(jīng)加入社會(huì)保險(xiǎn)改革很多年，但是對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案的相關(guān)信息發(fā)掘低下，不能合理的利用信息資源，所以較多的有價(jià)值的信息不能利用。

（三）缺乏準(zhǔn)確的管理職責(zé)

我國(guó)是一個(gè)人眾多的國(guó)家，采用的是多個(gè)部門參與管理的方式，才能使社會(huì)保障的覆蓋于全國(guó)。因?yàn)榈貐^(qū)眾多，不同地區(qū)的保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)管理手段的不同，導(dǎo)致各個(gè)地區(qū)沒(méi)有準(zhǔn)確的管理職責(zé)，工作效率低下。參保人員不能及時(shí)的獲得社會(huì)保險(xiǎn)帶來(lái)的相關(guān)福利，社保系統(tǒng)的缺漏明顯，極大的阻礙社會(huì)保障的發(fā)展。

三、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理改進(jìn)的策略及建議

（一）大力宣傳社保檔案作用

要在廣大干部群眾中組織多種多樣的檔案法律法規(guī)宣傳教育活動(dòng)，大力宣傳檔案管理工作的重要性以及檔案利用的價(jià)值，提高全社會(huì)對(duì)社保檔案管理重要性的了解和認(rèn)識(shí)。在宣傳過(guò)程中應(yīng)對(duì)管理人員和公眾進(jìn)行《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)的宣傳，例如社保電子檔案可以作為證據(jù)在刑事訴訟中發(fā)揮作用，為人民提供相關(guān)的保障。

（二）推進(jìn)社保檔案管理信息化

之前傳統(tǒng)檔案管理基本由紙質(zhì)進(jìn)行記錄，因此常會(huì)出現(xiàn)檔案受到外力破損、丟失，且參保人的信息安全得不到有利的保障。針對(duì)當(dāng)前檔案管理實(shí)際工作中存在電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種管理方式的問(wèn)題，結(jié)合社會(huì)信息化的發(fā)展，應(yīng)進(jìn)一步提升檔案管理水平，讓社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理更為便捷高效；所以建立電子檔案是必然的發(fā)展進(jìn)程，相關(guān)機(jī)構(gòu)利用電子掃描技術(shù)把紙質(zhì)檔案進(jìn)化為電子檔案，切實(shí)準(zhǔn)確保護(hù)參保人的合法權(quán)益。利用電子信息檔案不僅能極大的提高辦公效率，更能為百姓實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，政府和管理人員工作職能的革新，減輕了繁雜的工作手續(xù)，同樣優(yōu)化了職能部門人員機(jī)構(gòu)，與社會(huì)發(fā)展的信息化有機(jī)的結(jié)合在一起。

（三）完善社保檔案管理制度

對(duì)于目前存在的社保檔案管理問(wèn)題提出制定針對(duì)性的管理制度，使優(yōu)化和整合檔案資源，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案，為民生服務(wù)等都有章可循。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)社保檔案管理人員的法制教育，使其了解法律規(guī)定，真正懂法、守法、用法，依法管理社保檔案。時(shí)刻督促自己學(xué)習(xí)生育保險(xiǎn)、社會(huì)福利、社會(huì)救濟(jì)等等各方面的知識(shí)，讓社保服務(wù)向著法律化的方向邁進(jìn)，進(jìn)一步加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的在當(dāng)前社會(huì)中的權(quán)威性。

（四）強(qiáng)化管理力度，培育專業(yè)人員

由于社會(huì)保險(xiǎn)所涉及的種類很多，流程復(fù)雜，相應(yīng)加大了社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理難度和工作量，要求社會(huì)保險(xiǎn)管理人員具備較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和工作能力，提高工作效率。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)社保檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，尤其是加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范的培訓(xùn)。相關(guān)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)需制定規(guī)則規(guī)范，以自身改革為主，全面充實(shí)自身發(fā)展。建立健全對(duì)于社保檔案管理人員的評(píng)測(cè)系統(tǒng)，不斷鞭策相關(guān)人員學(xué)習(xí)的方向跟進(jìn)程。在培訓(xùn)過(guò)程中，要不斷的利用新概念，新理論的要點(diǎn)進(jìn)行學(xué)習(xí)灌溉，與信息化發(fā)展的社會(huì)相結(jié)合。在培育的同時(shí)，也要發(fā)掘?qū)ι鐣?huì)保險(xiǎn)管理方面有潛能的現(xiàn)代化建設(shè)的人才，提高社會(huì)保障整體機(jī)構(gòu)的水平，才能更好的為社會(huì)參保人員服務(wù)。

（五）合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)集存、傳輸

文檔資源的建立是為了更好的利用，而互聯(lián)網(wǎng)正是一個(gè)資源保存、傳輸?shù)钠脚_(tái)。相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)發(fā)掘互聯(lián)網(wǎng)的潛能，把檔案管理逐步過(guò)渡到電子信息庫(kù)中，結(jié)合自身的特點(diǎn)進(jìn)行整合、集中，并深入到信息數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)拓中來(lái)。保證了參保人員信息的真實(shí)性、可靠性，便于政府及其有關(guān)部門對(duì)于就業(yè)民生等問(wèn)題進(jìn)行探究分析，通過(guò)對(duì)于這些信息的合理運(yùn)用，能間接的解決國(guó)家問(wèn)題。

結(jié)語(yǔ)：社保檔案是對(duì)參保人的信息進(jìn)行集存的再利用的地方，與參保人員的利益息息相關(guān)，在社會(huì)保障體系中是不可取代的部分。檔案管理中應(yīng)加大投入工作力度，確保社保檔案的嚴(yán)謹(jǐn)真實(shí)性。合理規(guī)范的制定相關(guān)法律法規(guī)，維護(hù)參保人的基本權(quán)益，維護(hù)國(guó)家的利益，最終促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)在國(guó)家發(fā)展中有序進(jìn)行，推動(dòng)社會(huì)整體的和諧穩(wěn)定發(fā)展。