淺談檔案管理的規(guī)范性

（云南昭通市住房公積金管理中心，云南 昭通 657000）

嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案管理規(guī)定，規(guī)范管理好人事檔案為單位服務(wù)，這是每一位檔案管理人員的天職。規(guī)范管理人事檔案，讓檔案能客觀、全面、真實(shí)地反映干部成長(zhǎng)過程，為供需單位提供準(zhǔn)確信息，這樣才能干部人事檔案的作用得到發(fā)揮。

一、干部人事檔案管理中存在的問題

（一）工作人員管理力量薄弱，管理制度不健全

目前，很多單位人事檔案管理并非專職人員，而是由單位抽調(diào)兼職人員完成檔案管理工作，基于此，部分檔案管理人員因?qū)I(yè)素質(zhì)不夠過硬，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，對(duì)檔案的收集、整理、裝訂等沒有嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行，導(dǎo)致檔案的不規(guī)范。同時(shí)，因?qū)θ耸聶n案管理工作的重視程度不夠，制度不完善也導(dǎo)致檔案管理不夠規(guī)范。

（二）檔案管理過程不夠規(guī)范

干部人事檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)而完整的過程，對(duì)檔案的收集、整理、存檔、借閱等都需要按照一定的規(guī)程進(jìn)行。但在實(shí)踐中，因管理制度的缺失，干部人事檔案依然不夠規(guī)范。如檔案借閱沒有按照借閱規(guī)程操作，從而出現(xiàn)有借無還的現(xiàn)象，致使檔案丟失。

（三）檔案管理環(huán)境落后

隨著信息化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案管理逐漸向數(shù)字化方向發(fā)展。但在實(shí)踐中，很多單位依然停留在手工整理操作，對(duì)于信息量較大的檔案管理，手工操作容易導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范化。同時(shí)，一些單位檔案室建設(shè)落后、檔案柜老化、保管條件簡(jiǎn)陋，“六防”設(shè)備不配套，也容易導(dǎo)致檔案的不規(guī)范。

二、干部人事檔案規(guī)范化管理對(duì)策

規(guī)范性，是指檔案管理的，每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)步驟、每個(gè)流程、每份文檔，都有一定的規(guī)矩和標(biāo)準(zhǔn)，這就是規(guī)范性。規(guī)范性管理至少有三層基本含義：第一，正確的標(biāo)準(zhǔn)；第二，規(guī)范的態(tài)度；第三，規(guī)范的操作。

（一）選好并用好人

干部人事檔案管理工作較為特殊，具有保密性和連續(xù)性，這也就要求干部人事檔案管理員是較為專業(yè)的、穩(wěn)定的。在事業(yè)單位結(jié)構(gòu)改革中，應(yīng)從職稱評(píng)定、績(jī)效考核、選優(yōu)評(píng)先等方面給予人事檔案管理員以傾斜，以此而提高檔案管理員的主動(dòng)性。同時(shí)，應(yīng)各單位應(yīng)結(jié)合本單位人事檔案管理實(shí)際情況，選聘具有較強(qiáng)專業(yè)性，且思想政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具有擔(dān)當(dāng)精神的工作人員從事人事檔案管理工作。若目前為兼職檔案管理員的，要想法設(shè)法提高管理員的業(yè)務(wù)水平。

（二）嚴(yán)格要求在職人員，定期做好在職工作人員培訓(xùn)工作

各單位對(duì)檔案管理人員要定期組織培訓(xùn)以提高其業(yè)務(wù)水平，要注重以“走出去”、“請(qǐng)進(jìn)來”的方式，讓檔案管理人員多參與學(xué)習(xí)，努力掌握檔案管理的原則和方法，從而提高檔案管理工作效率。

（三）進(jìn)一步落實(shí)干部人事檔案材料整理的新要求

近年來，中組部貫徹新時(shí)代國(guó)家的組織路線，制定出臺(tái)了一系列干部人事檔案管理新規(guī)定新辦法，明確干部人事檔案材料的內(nèi)容、分類、目錄、卷盒規(guī)格等。我們應(yīng)當(dāng)明確和落實(shí)這些新要求做到精細(xì)化，規(guī)范化管理。

（四）規(guī)范化管理檔案材料的細(xì)節(jié)操作

1.科學(xué)準(zhǔn)確規(guī)范的分類排序，是做好檔案整理工作的基礎(chǔ)。干部人事檔案整理常見排序方法有三種

（1）按材料形成時(shí)間先后順序排列，主要是第二類自傳和思想材料，第三類考核鑒定材料，第四類學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)材料，第七類表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料，第九類工資、任免、出國(guó)和會(huì)議代表材料以及第十類其他可供組織參考的材料。這其中，第四類和第九類材料還有二級(jí)分類，二級(jí)分類中的小類別材料也是按形成時(shí)間先后排序；

（2）按材料內(nèi)容主次關(guān)系排序，主要是第五類政審、審計(jì)和審核材料、第八類違規(guī)違紀(jì)違法處理處分材料，這類材料一般按照上級(jí)批復(fù)、結(jié)論或決定、本人對(duì)結(jié)論或決定的意見、調(diào)查報(bào)告、證明材料的順序排列，其中證明材料要根據(jù)所證明的主要問題相應(yīng)集中排列；

（3）三是特殊排列規(guī)則，主要是第一類履歷材料和第六類黨團(tuán)材料，在總體按時(shí)間先后排列的前提下，要將最新一份《干部履歷表》排列在最前面，入團(tuán)志愿書或入黨志愿書排在其他入團(tuán)或入黨材料前面。

2.規(guī)范收集材料

（1）要按時(shí)收集、整理材料。符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個(gè)月內(nèi)放入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔，同時(shí)要定期催要材料；

（2）所收集的材料應(yīng)規(guī)范。所有歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料，如果是由組織部門審查歸檔的材料，還要有組織相關(guān)印章，調(diào)查結(jié)論或處分決定還需要有本人親筆簽名，沒有本人簽名的，要由相關(guān)組織注明情況。除證件、證書外，盡量不要使用復(fù)印件，使用復(fù)印件時(shí)要清楚地注明復(fù)印時(shí)間、出處，并加蓋材料提供方所在組織人事部門的印章；

（3）所收集的材料應(yīng)完整。成套的人事檔案材料要完整，如果缺少相關(guān)聯(lián)的材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記并補(bǔ)充收集。還應(yīng)注重連續(xù)形成材料的跟蹤收集；

（4）加強(qiáng)材料鑒別。干部人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格干部人事檔案日常管理，貫徹組織人事部門“凡提必審、凡進(jìn)必審、凡轉(zhuǎn)必審”要求，在接收材料時(shí)，認(rèn)真鑒別檔案材料，發(fā)現(xiàn)送交的材料不符合歸檔要求時(shí)，及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)送、補(bǔ)辦手續(xù)。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)干部規(guī)范填寫檔案材料的指導(dǎo)，認(rèn)真審查檔案信息，尤其是關(guān)乎干部年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷和身份等方面的材料，杜絕材料涂改造假，從源頭上把好虛假材料“入口關(guān)”，維護(hù)干部人事檔案材料的真實(shí)性。

3.規(guī)范整理檔案材料

（1）在整理檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案的安全。不能隨便議論和泄露人事檔案內(nèi)容；

（2）不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料；

（3）不得擅自處理或銷毀檔案材料；

（4）在整理中，要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露人事檔案內(nèi)容；

4.規(guī)范裝訂人事檔案材料

（1）人事檔案材料目錄與材料核對(duì)無誤；

（2）把完整的材料理齊，封裝于檔案袋；檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除；

（3）檔案袋側(cè)面書寫檔案人姓名，部門、檔案號(hào)，要書寫規(guī)范，書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字；

（4）為方便檔案利用和后續(xù)材料補(bǔ)充，每份檔案材料在整理時(shí)必須保證各自獨(dú)立，禁止將多份材料以縫紉、被糊等形式粘連在一起。將整理好的檔案直接放入檔案柜由專門人員保管。

總之，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，就要不斷提高檔案人員的理論水平和業(yè)務(wù)技能。要理論聯(lián)系實(shí)際，深入實(shí)踐。雖然檔案管理的工作很辛苦，責(zé)任重大，但是作為檔案管理工作者我們還是必須堅(jiān)持：不忘初心，牢記使命。保證自己管理的檔案資料真實(shí)、規(guī)范，為國(guó)家貢獻(xiàn)自己的一份力量！