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      淺談檔案管理的規(guī)范性

      2020-12-08 06:31:34
      魅力中國(guó) 2020年28期
      關(guān)鍵詞:整理規(guī)范檔案管理

      (云南昭通市住房公積金管理中心,云南 昭通 657000)

      嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案管理規(guī)定,規(guī)范管理好人事檔案為單位服務(wù),這是每一位檔案管理人員的天職。規(guī)范管理人事檔案,讓檔案能客觀、全面、真實(shí)地反映干部成長(zhǎng)過程,為供需單位提供準(zhǔn)確信息,這樣才能干部人事檔案的作用得到發(fā)揮。

      一、干部人事檔案管理中存在的問題

      (一)工作人員管理力量薄弱,管理制度不健全

      目前,很多單位人事檔案管理并非專職人員,而是由單位抽調(diào)兼職人員完成檔案管理工作,基于此,部分檔案管理人員因?qū)I(yè)素質(zhì)不夠過硬,業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,對(duì)檔案的收集、整理、裝訂等沒有嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行,導(dǎo)致檔案的不規(guī)范。同時(shí),因?qū)θ耸聶n案管理工作的重視程度不夠,制度不完善也導(dǎo)致檔案管理不夠規(guī)范。

      (二)檔案管理過程不夠規(guī)范

      干部人事檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)而完整的過程,對(duì)檔案的收集、整理、存檔、借閱等都需要按照一定的規(guī)程進(jìn)行。但在實(shí)踐中,因管理制度的缺失,干部人事檔案依然不夠規(guī)范。如檔案借閱沒有按照借閱規(guī)程操作,從而出現(xiàn)有借無還的現(xiàn)象,致使檔案丟失。

      (三)檔案管理環(huán)境落后

      隨著信息化進(jìn)程的推進(jìn),檔案管理逐漸向數(shù)字化方向發(fā)展。但在實(shí)踐中,很多單位依然停留在手工整理操作,對(duì)于信息量較大的檔案管理,手工操作容易導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范化。同時(shí),一些單位檔案室建設(shè)落后、檔案柜老化、保管條件簡(jiǎn)陋,“六防”設(shè)備不配套,也容易導(dǎo)致檔案的不規(guī)范。

      二、干部人事檔案規(guī)范化管理對(duì)策

      規(guī)范性,是指檔案管理的,每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)步驟、每個(gè)流程、每份文檔,都有一定的規(guī)矩和標(biāo)準(zhǔn),這就是規(guī)范性。規(guī)范性管理至少有三層基本含義:第一,正確的標(biāo)準(zhǔn);第二,規(guī)范的態(tài)度;第三,規(guī)范的操作。

      (一)選好并用好人

      干部人事檔案管理工作較為特殊,具有保密性和連續(xù)性,這也就要求干部人事檔案管理員是較為專業(yè)的、穩(wěn)定的。在事業(yè)單位結(jié)構(gòu)改革中,應(yīng)從職稱評(píng)定、績(jī)效考核、選優(yōu)評(píng)先等方面給予人事檔案管理員以傾斜,以此而提高檔案管理員的主動(dòng)性。同時(shí),應(yīng)各單位應(yīng)結(jié)合本單位人事檔案管理實(shí)際情況,選聘具有較強(qiáng)專業(yè)性,且思想政治可靠、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具有擔(dān)當(dāng)精神的工作人員從事人事檔案管理工作。若目前為兼職檔案管理員的,要想法設(shè)法提高管理員的業(yè)務(wù)水平。

      (二)嚴(yán)格要求在職人員,定期做好在職工作人員培訓(xùn)工作

      各單位對(duì)檔案管理人員要定期組織培訓(xùn)以提高其業(yè)務(wù)水平,要注重以“走出去”、“請(qǐng)進(jìn)來”的方式,讓檔案管理人員多參與學(xué)習(xí),努力掌握檔案管理的原則和方法,從而提高檔案管理工作效率。

      (三)進(jìn)一步落實(shí)干部人事檔案材料整理的新要求

      近年來,中組部貫徹新時(shí)代國(guó)家的組織路線,制定出臺(tái)了一系列干部人事檔案管理新規(guī)定新辦法,明確干部人事檔案材料的內(nèi)容、分類、目錄、卷盒規(guī)格等。我們應(yīng)當(dāng)明確和落實(shí)這些新要求做到精細(xì)化,規(guī)范化管理。

      (四)規(guī)范化管理檔案材料的細(xì)節(jié)操作

      1.科學(xué)準(zhǔn)確規(guī)范的分類排序,是做好檔案整理工作的基礎(chǔ)。干部人事檔案整理常見排序方法有三種

      (1)按材料形成時(shí)間先后順序排列,主要是第二類自傳和思想材料,第三類考核鑒定材料,第四類學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)材料,第七類表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料,第九類工資、任免、出國(guó)和會(huì)議代表材料以及第十類其他可供組織參考的材料。這其中,第四類和第九類材料還有二級(jí)分類,二級(jí)分類中的小類別材料也是按形成時(shí)間先后排序;

      (2)按材料內(nèi)容主次關(guān)系排序,主要是第五類政審、審計(jì)和審核材料、第八類違規(guī)違紀(jì)違法處理處分材料,這類材料一般按照上級(jí)批復(fù)、結(jié)論或決定、本人對(duì)結(jié)論或決定的意見、調(diào)查報(bào)告、證明材料的順序排列,其中證明材料要根據(jù)所證明的主要問題相應(yīng)集中排列;

      (3)三是特殊排列規(guī)則,主要是第一類履歷材料和第六類黨團(tuán)材料,在總體按時(shí)間先后排列的前提下,要將最新一份《干部履歷表》排列在最前面,入團(tuán)志愿書或入黨志愿書排在其他入團(tuán)或入黨材料前面。

      2.規(guī)范收集材料

      (1)要按時(shí)收集、整理材料。符合歸檔要求的材料,必須在接收之日起一個(gè)月內(nèi)放入本人檔案,一年內(nèi)整理歸檔,同時(shí)要定期催要材料;

      (2)所收集的材料應(yīng)規(guī)范。所有歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料,如果是由組織部門審查歸檔的材料,還要有組織相關(guān)印章,調(diào)查結(jié)論或處分決定還需要有本人親筆簽名,沒有本人簽名的,要由相關(guān)組織注明情況。除證件、證書外,盡量不要使用復(fù)印件,使用復(fù)印件時(shí)要清楚地注明復(fù)印時(shí)間、出處,并加蓋材料提供方所在組織人事部門的印章;

      (3)所收集的材料應(yīng)完整。成套的人事檔案材料要完整,如果缺少相關(guān)聯(lián)的材料,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記并補(bǔ)充收集。還應(yīng)注重連續(xù)形成材料的跟蹤收集;

      (4)加強(qiáng)材料鑒別。干部人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格干部人事檔案日常管理,貫徹組織人事部門“凡提必審、凡進(jìn)必審、凡轉(zhuǎn)必審”要求,在接收材料時(shí),認(rèn)真鑒別檔案材料,發(fā)現(xiàn)送交的材料不符合歸檔要求時(shí),及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)送、補(bǔ)辦手續(xù)。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)干部規(guī)范填寫檔案材料的指導(dǎo),認(rèn)真審查檔案信息,尤其是關(guān)乎干部年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷和身份等方面的材料,杜絕材料涂改造假,從源頭上把好虛假材料“入口關(guān)”,維護(hù)干部人事檔案材料的真實(shí)性。

      3.規(guī)范整理檔案材料

      (1)在整理檔案時(shí),嚴(yán)禁吸煙,以確保檔案的安全。不能隨便議論和泄露人事檔案內(nèi)容;

      (2)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;

      (3)不得擅自處理或銷毀檔案材料;

      (4)在整理中,要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理,防止丟失檔案材料和泄露人事檔案內(nèi)容;

      4.規(guī)范裝訂人事檔案材料

      (1)人事檔案材料目錄與材料核對(duì)無誤;

      (2)把完整的材料理齊,封裝于檔案袋;檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除;

      (3)檔案袋側(cè)面書寫檔案人姓名,部門、檔案號(hào),要書寫規(guī)范,書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字;

      (4)為方便檔案利用和后續(xù)材料補(bǔ)充,每份檔案材料在整理時(shí)必須保證各自獨(dú)立,禁止將多份材料以縫紉、被糊等形式粘連在一起。將整理好的檔案直接放入檔案柜由專門人員保管。

      總之,要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化,就要不斷提高檔案人員的理論水平和業(yè)務(wù)技能。要理論聯(lián)系實(shí)際,深入實(shí)踐。雖然檔案管理的工作很辛苦,責(zé)任重大,但是作為檔案管理工作者我們還是必須堅(jiān)持:不忘初心,牢記使命。保證自己管理的檔案資料真實(shí)、規(guī)范,為國(guó)家貢獻(xiàn)自己的一份力量!

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