行政檔案管理工作的現(xiàn)狀與時(shí)代融合探討

（濱州市行政審批服務(wù)局，山東 濱州 256600）

行政檔案指的是國(guó)家行政機(jī)關(guān)及相關(guān)企事業(yè)單位按照法律賦予的相關(guān)職權(quán)，在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄信息。行政檔案往往具有顯著的政治性、權(quán)威性等特征，使得其在管理工作中與其他檔案管理存在較為顯著的差異性。在新時(shí)期行政檔案管理工作面臨一系列挑戰(zhàn)，而傳統(tǒng)管理方式出現(xiàn)了諸多不適應(yīng)之處，要求與時(shí)代融合革新發(fā)展。鑒于此，本文對(duì)“行政檔案管理工作的現(xiàn)狀與時(shí)代融合”進(jìn)行深層次分析具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、行政檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）缺乏完善且可行的行政檔案管理制度

行政檔案在形成過(guò)程中，具有鮮明的行業(yè)特點(diǎn)，大部分企事業(yè)單位在行政檔案管理工作中，單純強(qiáng)調(diào)管理形式的革新，忽視了檔案利用價(jià)值的深度挖掘。當(dāng)下行政檔案管理工作中的各類(lèi)制度和規(guī)定要么落后，要么不完善，甚至部分單位沒(méi)有制定出行政檔案管理工作管理制度，即使制定了相關(guān)管理制度，也是與實(shí)際情況不符，缺乏可操作性。這種情況下，行政檔案管理工作難以滿足時(shí)代發(fā)展需求，且無(wú)法保證工作效果。另外，管理制度的缺乏，造成檔案管理工作人員在具體的操作中，存在隨意性行為，從而容易出現(xiàn)人為的檔案資料收集不完整、檔案資料整理不規(guī)范等問(wèn)題，制約了行政檔案管理工作效果和效率的提高[1]。

（二）檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力不足

檔案管理人員作為行政檔案管理工作的主體，其專(zhuān)業(yè)能力直接影響工作效率和效果。同時(shí)，行政檔案管理工作涉及內(nèi)容較為廣泛，且專(zhuān)業(yè)性較高，對(duì)管理人員具有較高要求。但是當(dāng)前大部分單位的檔案管理人員都是兼職人員或者是非專(zhuān)業(yè)出身，造成行政檔案管理工作實(shí)踐中缺乏專(zhuān)業(yè)人員的指導(dǎo)，外加行政檔案管理工作過(guò)程本身是一個(gè)漫長(zhǎng)且乏味的過(guò)程，一定程度上制約了檔案管理人員積極性的提升，種種因素共同作用下，制約了檔案管理工作效率和效果的提升[2]。

（三）行政檔案管理工作混亂

在行政檔案管理工作快速發(fā)展的同時(shí)，各部門(mén)對(duì)行政檔案管理工作的重視度也隨之提高，并出臺(tái)了與之相關(guān)的管理制度和下發(fā)文件，用于指導(dǎo)和規(guī)范檔案管理工作。但是在行政檔案管理工作實(shí)踐中，工作局面還是比較混亂的，尤其是檔案收集方面[3]。另外，行政檔案管理工作與檔案人員流動(dòng)、機(jī)構(gòu)調(diào)整并無(wú)法同步，造成檔案收集過(guò)程中容易出現(xiàn)收集不完全的問(wèn)題，即部分檔案資料遺失，從而直接影響后續(xù)行政檔案潛在價(jià)值的挖掘[4]。

二、行政檔案管理工作與時(shí)代融合的路徑分析

（一）更新管理理念，重視行政檔案管理工作

行政檔案管理工作的落實(shí)，與領(lǐng)導(dǎo)的支持力度息息相關(guān)。而領(lǐng)導(dǎo)支持力度對(duì)下級(jí)部門(mén)對(duì)行政檔案管理工作的重視度有著決定性的影響。因此，行政檔案管理工作理念要積極轉(zhuǎn)變，才能改善行政檔案管理工作現(xiàn)狀。在行政檔案管理工作過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)人員自身要加強(qiáng)相關(guān)學(xué)習(xí)，不斷增強(qiáng)對(duì)行政檔案管理工作的重視度，以此推動(dòng)下級(jí)部門(mén)強(qiáng)化行政檔案管理工作。另外，檔案管理人員自身也要積極加強(qiáng)檔案管理工作技巧和方法的學(xué)習(xí)，重視自身檔案服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)化，才能在實(shí)踐工作中，自覺(jué)做好與檔案相關(guān)的各項(xiàng)管理工作，以此充分挖掘出靜態(tài)的檔案的利用價(jià)值。

（二）構(gòu)建完善且可行的行政檔案管理制度

行政檔案管理制度的完善，是行政檔案管理工作高質(zhì)高效進(jìn)行的重要保障，在建立和完善過(guò)程中，可著重考慮如下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是立足于行政檔案管理工作實(shí)際情況，參照相關(guān)業(yè)務(wù)工作需求及實(shí)際情況，制定合理的行政檔案管理制度；二是管理制度強(qiáng)調(diào)簡(jiǎn)單實(shí)用，嚴(yán)禁形式主義，確保其在實(shí)踐中具有較強(qiáng)的指導(dǎo)性；三是檔案管理制度要具有較強(qiáng)的約束力，且保障這種約束力覆蓋整個(gè)單位，確保單位全體人員擁有較強(qiáng)的行政檔案管理意識(shí)，為高質(zhì)高效開(kāi)展行政檔案管理工作提供支持；四是完善獎(jiǎng)懲制度，提高制度執(zhí)行力，嚴(yán)格按照相關(guān)制度做好各項(xiàng)工作。

（三）提升行政檔案管理人員綜合素養(yǎng)

行政檔案管理工作的主體與工作質(zhì)量息息相關(guān)。因此，要將行政檔案管理工作與時(shí)代融合，要重視檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提高，具體可從如下幾個(gè)方面入手，一是檔案管理人員選用時(shí)，嚴(yán)控選撥標(biāo)準(zhǔn)，要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的政治敏感度，且責(zé)任心強(qiáng)，在此基礎(chǔ)上要選擇專(zhuān)業(yè)能力和素質(zhì)較高的檔案管理人員。二是加強(qiáng)行政檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，根據(jù)行政檔案管理工作需求，加強(qiáng)檔案管理人員針對(duì)性培訓(xùn)，并要求這種培訓(xùn)工作定期進(jìn)行，以此不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。三是加強(qiáng)考核，督促行政檔案管理人員自覺(jué)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，盡職做好本職工作。

（四）構(gòu)建現(xiàn)代行政檔案管理中心，優(yōu)化檔案管理工作過(guò)程

新時(shí)代，云技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等廣泛應(yīng)用，對(duì)行政檔案管理工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)影響。因此，單位要重視現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)構(gòu)建現(xiàn)代行政檔案管理中心，優(yōu)化檔案管理工作過(guò)程，以此切實(shí)提高行政檔案管理工作效果和效率。首先，數(shù)字化各類(lèi)行政檔案，實(shí)現(xiàn)“雙套制”。在以檔案部門(mén)為首，整合各單位的行政檔案資源并進(jìn)行數(shù)字化處理，供后續(xù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)查詢和利用，以此規(guī)避行政檔案遺失和破壞問(wèn)題。其次，設(shè)定檔案等級(jí)權(quán)限，不同等級(jí)的人員只能閱讀權(quán)限范圍內(nèi)的行政檔案資料，一方面保障了檔案資源利用最大化；另一方面可以防止機(jī)密性檔案資源泄漏，以此保證檔案的安全性。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，行政檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)單位發(fā)展具有積極作用。因此，為了整體提高行政檔案管理工作效率和效果，要求在實(shí)踐中更新管理理念，重視行政檔案管理工作、構(gòu)建完善且可行的行政檔案管理制度等措施的落實(shí)，促使行政檔案管理工作與時(shí)代需求真正意義上融合發(fā)展，確保檔案價(jià)值的最大化。