創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理提高檔案工作水平的途徑分析

趙曉釩

（淄博市第一醫(yī)院，山東 淄博 255200）

我國(guó)的醫(yī)院檔案管理發(fā)展得越來(lái)越成熟，主要涉及醫(yī)院各類公文、各類活動(dòng)和事件的記錄、工作文檔等，是醫(yī)院日常工作的重要一環(huán)。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作采取紙質(zhì)化辦公模式，效率低，資源浪費(fèi)量大。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)如今的醫(yī)院檔案管理工作大多借助電子設(shè)備進(jìn)行，不但能節(jié)省資源，還能方便操作，實(shí)現(xiàn)信息共享。所以，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作方法對(duì)于醫(yī)院日常工作來(lái)說(shuō)十分重要。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)

醫(yī)院檔案具體指的是醫(yī)院各類公文、各類活動(dòng)和事件的記錄、工作文檔等，對(duì)于醫(yī)院管理工作來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。根據(jù)醫(yī)院檔案的概念，可以得出醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)，主要有以下幾點(diǎn)：第一，有章可循。醫(yī)院檔案載體的規(guī)范性高，必須按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定編寫和管理，對(duì)它的內(nèi)容、格式、檢驗(yàn)等方面都有一系列的規(guī)章制度限制，所以醫(yī)院檔案管理是有章可循的。第二，可使用性。醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)于醫(yī)院的各項(xiàng)工作，他的目的不僅在于存儲(chǔ)信息，還在于方便信息使用。醫(yī)院檔案可作為參考資料，具有權(quán)威性。醫(yī)院檔案可作為決策憑據(jù)，具有科學(xué)性。使用醫(yī)院檔案時(shí)，它可向我們提供查詢、存儲(chǔ)、分類、管理等功能，方便使用。第三，安全性強(qiáng)。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院的內(nèi)部資料，具有很強(qiáng)的安全性。安全性要求不僅在于醫(yī)院檔案的存儲(chǔ)方面，還在于他的使用和傳播過(guò)程都必須注意保密。

（二）醫(yī)院檔案管理工作的原則

醫(yī)院檔案管理工作的原則可以分為三大點(diǎn)，第一，醫(yī)院檔案完整性。醫(yī)院檔案需要記錄某一工作的全部流程，在收集檔案時(shí)，不可發(fā)生疏漏，要完全能記錄整個(gè)流程。醫(yī)院檔案的完整性關(guān)系到使用的高效性和管理工作的工作質(zhì)量，是醫(yī)院檔案管理最重要的部分。第二，收集工作規(guī)范化。醫(yī)院檔案的收集工作困難主要體現(xiàn)在醫(yī)院檔案的分布不集中，收集起來(lái)麻煩，分布無(wú)規(guī)律，難以尋找。所以，醫(yī)院檔案的收集環(huán)節(jié)需要有專門的制度規(guī)范它，讓專人負(fù)責(zé)專職，工作分配到個(gè)人，規(guī)范工作流程。第三，檔案篩選法則。醫(yī)院工作雜而細(xì)，不是所有的工作都需要記錄到檔案內(nèi)，我們只需要選取價(jià)值高的工作記錄。醫(yī)院資料篩選入檔案的工作至關(guān)重要，有目的、有策略的選取最有價(jià)值的信息，排除無(wú)關(guān)信息，提高醫(yī)院檔案管理工作效率。

二、醫(yī)院檔案管理的工作方法

（一）管理主動(dòng)化

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作被動(dòng)地接受指令，管理效率低，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)工作的時(shí)間不夠的現(xiàn)象。醫(yī)院檔案主動(dòng)化要求前移進(jìn)行管理工作的時(shí)間，主動(dòng)整理文檔和主動(dòng)進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，控制整個(gè)流程的進(jìn)展，確保收集的檔案的精確性和系統(tǒng)性。第一，建立醫(yī)院檔案體制，以制度來(lái)保障工作進(jìn)展。醫(yī)院檔案體制涉及的制度包括歸檔制度、收集制度、整理制度等，歸檔制度是最重要的制度。歸檔制度的規(guī)范化可以統(tǒng)一工作流程，方便工作人員操作，提高管理效率。第二，管理工作流程化。把整個(gè)管理工作整理為一個(gè)流程工作，流程中分化為幾個(gè)階段工作，每個(gè)階段工作都有對(duì)應(yīng)的工作任務(wù)和人員安排，上一個(gè)階段的人員沒有權(quán)限管理下一個(gè)階段的人員，提高工作效率。人員的安排分為三個(gè)主要崗位，主要負(fù)責(zé)預(yù)立卷、檔案整合和庫(kù)房監(jiān)控管理。三級(jí)分配方式使得醫(yī)院檔案管理工作有條理，保證了醫(yī)院檔案管理工作的安全性和完整性。

（二）管理信息化

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作將信息技術(shù)應(yīng)用在其中。信息技術(shù)可以應(yīng)用在信息存儲(chǔ)、信息保密、信息共享、資源節(jié)約等方面。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院的內(nèi)部資料，具有很強(qiáng)的安全性，避免發(fā)生泄漏。安全性要求不僅在于醫(yī)院檔案的存儲(chǔ)方面，還在于他的使用和傳播過(guò)程都必須注意保密。將醫(yī)院檔案管理信息化，采取各種加密算法和通信協(xié)議，可以提高信息的安全性。檔案管理信息化離不開計(jì)算機(jī)設(shè)備和操作設(shè)備的人員，所以，管理人員需要有專業(yè)素養(yǎng)和操作設(shè)備的能力。為了培養(yǎng)操作人員的專業(yè)核心素養(yǎng)，醫(yī)院可以組織培訓(xùn)活動(dòng)，培訓(xùn)管理人員的理論知識(shí)和實(shí)踐能力。邀請(qǐng)信息技術(shù)相關(guān)的專家開講座，宣傳檔案管理信息技術(shù)和現(xiàn)代化操作系統(tǒng)，提升管理人員的設(shè)備使用能力和規(guī)范管理能力。信息化管理應(yīng)用到信息化軟件技術(shù)包括檔案管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)、電子開發(fā)系統(tǒng)和其他相關(guān)軟件系統(tǒng)。擁有電子信息技術(shù)的部分工作人員積極帶動(dòng)其他工作人員共同學(xué)習(xí)，共享資源。因?yàn)獒t(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、綜合性的工作，醫(yī)院的全體人員都應(yīng)該能掌握和靈活運(yùn)用。最后，醫(yī)院檔案管理信息化需要提高工作人員的思想意識(shí)，讓管理人員充分了解檔案信息化的重要性，把發(fā)展信息技術(shù)作為管理工作的首要任務(wù)，提高現(xiàn)代化的管理意識(shí)，深化管理人員對(duì)管理的理解。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，重視檔案管理工作需要加大對(duì)于管理工作的人才投入，吸引優(yōu)秀人才，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，提高醫(yī)院檔案管理工作的效率和工作質(zhì)量。

我國(guó)的醫(yī)院檔案管理發(fā)展得越來(lái)越成熟，改變傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作的紙質(zhì)化辦公模式，現(xiàn)如今的醫(yī)院檔案管理工作大都采用電子設(shè)備，醫(yī)院檔案完整性高，收集工作規(guī)范化，有一套獨(dú)立的檔案篩選法則，提高檔案管理工作效率。管理工作逐漸趨向于主動(dòng)化和信息化，改進(jìn)后的檔案管理工作不僅能節(jié)省資源，還能方便操作，實(shí)現(xiàn)信息共享，保證了醫(yī)院檔案管理工作的安全性和完整性，以提高檔案工作水平。