圖書館開展個(gè)人和家庭檔案信息保存與服務(wù)研究

王曉燕

（甘肅省慶陽(yáng)市圖書館，甘肅 慶陽(yáng) 745000）

根據(jù)有關(guān)調(diào)查研究顯示，我國(guó)僅有少數(shù)家庭在圖書館內(nèi)部建立了家庭檔案，而這些已經(jīng)定檔的大多數(shù)只停留在家庭資料的整理階段，并沒(méi)有做到對(duì)個(gè)人和家庭資料進(jìn)行真正的歸檔保存，難以發(fā)揮出檔案在保管過(guò)程中的應(yīng)有價(jià)值。

個(gè)人和家庭檔案是指家庭內(nèi)部及家庭成員在學(xué)習(xí)和生活過(guò)程中所形成歸屬個(gè)人備查的文字、圖表、音像等各種其他形式的歷史記錄資料。在社會(huì)中通過(guò)以婚姻或是血緣關(guān)系為紐帶而建立起家族成員所形成的檔案，也屬于家庭檔案的管理范疇之內(nèi)。通過(guò)將家庭成員在社會(huì)活動(dòng)中所形成的各種具有紀(jì)念價(jià)值和保存意義的文字、音頻、紀(jì)念品、視頻等信息進(jìn)行收集和記錄，就可以形成該家族所特有的家庭檔案。

一、圖書館開展個(gè)人和家庭檔案信息的作用

圖書館開展個(gè)人和家庭檔案信息的作用，主要可以體現(xiàn)在以下三點(diǎn)：第一，通過(guò)開展家庭檔案可以幫助家庭內(nèi)部解決不必要的矛盾和紛爭(zhēng)，例如，在同一家庭之間對(duì)土地和房產(chǎn)處理糾紛的過(guò)程中，如果沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的家庭檔案對(duì)土地的來(lái)源和使用進(jìn)行記錄，那么就無(wú)法了解正確情況，最后只能通過(guò)法律途徑解決問(wèn)題。但家庭若有相應(yīng)的檔案記錄，則可采用家庭檔案記錄直接解決土地房產(chǎn)糾紛問(wèn)題；其次，家庭檔案的建立，可幫助家庭內(nèi)部提高管理效率，如大件電器在使用過(guò)程中損壞，需保修或修理，若未建立相應(yīng)的家庭檔案，則家庭成員要費(fèi)力尋找保證書。但是通過(guò)家庭檔案的建立，家庭內(nèi)部成員可以直接通過(guò)查詢檔案來(lái)找到保修卡，提高了家庭生活效率；第三，通過(guò)開展家庭檔案可以幫助家庭內(nèi)部和睦，傳承和延續(xù)良好的家庭傳統(tǒng)。例如，通過(guò)家庭檔案的記錄就可以讓后代了解到家族發(fā)展歷史，對(duì)祖輩的光輝事跡進(jìn)行緬懷，并繼承前人留下來(lái)的精神品質(zhì)，讓后人在生活過(guò)程中沿襲家族的良好作風(fēng)。同時(shí)家族后輩還可以通過(guò)分享前人所取得成就的榮譽(yù)與喜悅，來(lái)鞭策和鼓勵(lì)家庭內(nèi)部其他成員。通過(guò)家庭檔案就可以使家庭內(nèi)部成員回憶時(shí)光，擁有更多的理解和包容，成為家庭未來(lái)發(fā)展過(guò)程中的美好集體回憶。

二、圖書館開展個(gè)人和家庭檔案信息保存與服務(wù)的具體工作內(nèi)容

（一）對(duì)個(gè)人和家庭檔案進(jìn)行信息收集

在對(duì)個(gè)人和家庭檔案進(jìn)行信息收集的過(guò)程中，需要了解到每個(gè)家庭檔案內(nèi)容之間的共同點(diǎn)和不同點(diǎn)，在根據(jù)家庭檔案的自身特色進(jìn)行檔案信息的收集，通常在個(gè)人和家庭檔案信息收集中主要收集以下四點(diǎn)：第一，對(duì)個(gè)人有保存價(jià)值的工作或是學(xué)習(xí)資料進(jìn)行收集，例如收集一些家庭內(nèi)部成員所獲得的各類證書（學(xué)位證、職稱資格證、技術(shù)資格證等）、收集家族內(nèi)部成員所獲得的相應(yīng)榮譽(yù)（研究成果、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書等）、收集家族內(nèi)部成員的身體狀況記錄信息（家族內(nèi)部成員在醫(yī)院中的檢驗(yàn)單、診療書、病歷卡等）、收集家族內(nèi)部成員各種擁有的社交資料（同學(xué)錄、邀請(qǐng)函、有紀(jì)念價(jià)值的信件、名片等）；第二，對(duì)具有保存價(jià)值的生活資料信息進(jìn)行收集，例如家庭內(nèi)部成員的各類身份證明材料（行車駕駛證、工作證、身份證）、對(duì)家庭內(nèi)部有紀(jì)念的音響制品（照片、個(gè)人錄音、家庭視頻等）、家庭內(nèi)部成員所收集的各類收藏品（紀(jì)念郵票、古錢幣、字畫、古董）；第三，對(duì)具有保存價(jià)值的家庭基建資料進(jìn)行收集，比如家族舊址房屋建造設(shè)計(jì)圖紙、房屋竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、建筑材料結(jié)算清單、裝修合同等；第四，對(duì)家庭內(nèi)部具有保存價(jià)值的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)資料進(jìn)行收集，例如家庭成員在生活中的各類購(gòu)物票據(jù)、對(duì)各類電器的使用說(shuō)明書、在日常生活過(guò)程中的繳費(fèi)憑證、購(gòu)房過(guò)程中所取得的房產(chǎn)證明、房屋過(guò)戶證明、購(gòu)房發(fā)票、保險(xiǎn)賠付記錄、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、營(yíng)業(yè)許可證、身體健康證、稅務(wù)登記、價(jià)值證券等進(jìn)行記錄。

（二）對(duì)個(gè)人和家庭檔案進(jìn)行信息分類

個(gè)人和家庭檔案信息的分類，主要有三種方式：第一，將個(gè)人和家庭檔案信息劃分為文字檔案類別，其中主要有族譜、家庭證件、各種類型合同、電器說(shuō)明、電器保修卡、醫(yī)療記錄等；第二，將個(gè)人和家庭檔案信息劃分為照片和音像檔案類別，其中家庭成員在旅游期間拍攝的美圖、錄像或生日宴會(huì)等具有特殊紀(jì)念價(jià)值的音像產(chǎn)品；第三，將家庭檔案劃分為實(shí)物檔案類別，其中家庭成員在學(xué)習(xí)和工作過(guò)程中獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、古董字畫、錢幣、郵票等紀(jì)念性收藏。

（三）對(duì)個(gè)人和家庭檔案進(jìn)行信息整理

在對(duì)個(gè)人和家庭檔案信息進(jìn)行整理的過(guò)程中，首先需要對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行劃分，可以根據(jù)檔案所保管的時(shí)間劃分為“短期”“長(zhǎng)期”和“永久”這三個(gè)類型。通常圖書館在對(duì)個(gè)人及家庭檔案信息保管過(guò)程中，把需要保管時(shí)間超過(guò)30年以上的家庭檔案期限定為“永久”，而這一類型信息通常是指家族族譜、具有紀(jì)念價(jià)值的音像和照片、家庭房產(chǎn)證明、古錢幣等；將保管時(shí)間在5至30年的家庭檔案限定為“長(zhǎng)期”，該類型的家庭檔案信息主要有各類發(fā)票、家電使用說(shuō)明及保修卡、家庭成員醫(yī)療病歷等；保管時(shí)間短于5年的家庭檔案信息限定為“短期”，該類型的家庭檔案信息主要有水費(fèi)憑證、電費(fèi)憑證、煤氣費(fèi)憑證、電話交費(fèi)憑證等。

在對(duì)個(gè)人和家庭檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中還需要對(duì)歸檔件號(hào)進(jìn)行編寫，通過(guò)對(duì)歸檔件號(hào)進(jìn)行編寫，便可以根據(jù)家庭檔案的時(shí)間順序進(jìn)行劃分，來(lái)標(biāo)注具體檔案家庭檔案信息中的位置。

三、圖書館開展個(gè)人和家庭檔案中歸檔件號(hào)的編寫

（一）對(duì)個(gè)人和家庭檔案蓋歸檔章形式

對(duì)個(gè)人和家庭檔案進(jìn)行蓋章歸檔形式編寫時(shí)，需要在檔案袋上方標(biāo)注檔案類型、檔案類別代號(hào)、檔案保存期限、檔案年度、家庭代號(hào)、檔案件號(hào)等相應(yīng)的信息，例如，在對(duì)某家庭的購(gòu)房房產(chǎn)證進(jìn)行文字檔案歸類時(shí)，就需要對(duì)該房產(chǎn)證劃分為保存期限30年以上，定義為第1件，在歸檔填寫時(shí)需要將檔案保存年限填寫“永久”。

（二）對(duì)個(gè)人和家庭檔案粘貼標(biāo)簽形式

在對(duì)個(gè)人和家庭檔案進(jìn)行粘貼標(biāo)簽形式編寫時(shí)，需要以標(biāo)簽的形式將歸檔章粘貼在歸檔材料上方，并且所粘貼的標(biāo)簽不能影響歸檔材料原來(lái)的自身目的，在對(duì)房產(chǎn)證等大宗證件進(jìn)行保存的過(guò)程中，需要采用粘貼標(biāo)簽形式進(jìn)行存放。歸檔的位置需要蓋在歸檔材料的右上角，來(lái)保證歸檔材料的原始面貌，同時(shí)還需要在歸檔材料上方用鉛筆標(biāo)注材料的類別及件號(hào)。

（三）對(duì)個(gè)人和家庭檔案中圖片和音像類檔案編號(hào)

在對(duì)家庭和個(gè)人檔案中圖片和音像類檔案進(jìn)行編號(hào)的過(guò)程中，需要嚴(yán)格地根據(jù)歸檔件號(hào)的基本原則進(jìn)行編寫，需要保證編寫件號(hào)與照片號(hào)、光盤號(hào)形成一定的關(guān)聯(lián)性，在對(duì)圖片和音像類檔案進(jìn)行歸檔件號(hào)粘貼過(guò)程中，通常需要使用粘貼標(biāo)簽的形式，并且在每一件照片上方還需要附著相應(yīng)的地點(diǎn)、時(shí)間、人物、事件等簡(jiǎn)單的說(shuō)明；在對(duì)紙質(zhì)化照片進(jìn)行歸檔保存過(guò)程中，還需要將紙質(zhì)化照片形成電子化，將電子數(shù)據(jù)用光盤形式進(jìn)行保存。在保存過(guò)程中依然需要貼上歸檔章和簡(jiǎn)單說(shuō)明，并放入相冊(cè)中進(jìn)行保存。

四、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段家庭是構(gòu)建社會(huì)組成的最基本單元之一，家庭檔案不僅記錄著整個(gè)家族和家族內(nèi)部個(gè)人發(fā)展的歷史，同時(shí)也可以在一定程度上折射出我國(guó)社會(huì)在發(fā)展過(guò)程中的基本面貌，是我國(guó)社會(huì)檔案最有效的補(bǔ)充之一。因此圖書館通過(guò)構(gòu)建出良好的個(gè)人和家庭檔案保存體系，就可以為社會(huì)留下豐富的物質(zhì)及精神財(cái)富。