淺談大數(shù)據(jù)背景下教學(xué)檔案管理信息化的構(gòu)建

謝干蘭

（南寧學(xué)院，廣西 南寧 530220）

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷革新，大數(shù)據(jù)開始蔓延并影響著各行各業(yè)。為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代要求，有些行業(yè)檔案庫已經(jīng)開始朝著“存量數(shù)字化，增量電子化”的要求積極推動檔案數(shù)字化。高校教學(xué)檔案是一座寶貴的資料庫，它記錄著高校日常教學(xué)管理及活動，更是高校本科教學(xué)合格評估的基礎(chǔ)和依據(jù)。但在大數(shù)據(jù)背景下當(dāng)前的高校教學(xué)檔案管理工作稍顯滯后，本文將針對本科教學(xué)工作合格評估中的教學(xué)檔案管理，探討如何積極應(yīng)用新技術(shù)與新理念，提高高校教學(xué)檔案管理的信息化。

一、目前教學(xué)檔案管理存在的主要問題

（一）紙質(zhì)載體為主角

紙質(zhì)材料仍然是目前多數(shù)高校的教學(xué)檔案載體主角，試卷、期末歸檔材料、畢業(yè)生論文、教學(xué)日志等等，人工整理和搬運都會給這些紙質(zhì)材料造成一定的損壞。一些學(xué)生班級較多的二級學(xué)院在期末歸檔時候由于紙質(zhì)版材料過多往往會有種檔案室不夠存放的窘迫。

（二）存檔分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

許多高校二級學(xué)院并沒有制定結(jié)合本院專業(yè)特色的檔案管理辦法，一味遵守著學(xué)校統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存放。但各二級學(xué)院專業(yè)特色不一樣，許多考核方式不同，這就造成了最終的存檔材料并非千篇一律。例如藝術(shù)類專業(yè)某些課程就是“以展代考”，課程期末存檔方式就不能參照一般的課程進(jìn)行。紙張規(guī)格、存檔材料等就會出現(xiàn)不統(tǒng)一。各學(xué)院各行其是，歸檔重復(fù)、查找繁瑣甚至查找無果等現(xiàn)象普遍存在。這都使得教學(xué)檔案的利益價值得不到發(fā)揮，在本科教學(xué)合格評估關(guān)口更顯出問題的嚴(yán)重性。

（三）教學(xué)檔案管理信息化程度低

紙質(zhì)版為載體的傳統(tǒng)檔案柜管理模式，查找資料的方式不外乎按圖標(biāo)或數(shù)字進(jìn)行檢索，這樣的檢索方法落后，效率也不高。雖然有些高校已經(jīng)認(rèn)識并開始采用了一些信息化存檔手段，但存在重視程度不夠，資金投入不足、相關(guān)設(shè)備跟不上等原因，直接造成了有的電子檔案要么難以找尋要么數(shù)據(jù)無法讀取。

二、如何提高教學(xué)檔案信息化管理

（一） 探索、運用信息化管理手段

探索和運用信息化管理手段，首先要提高教學(xué)檔案信息的認(rèn)識，即將教學(xué)檔案信息化建設(shè)納入學(xué)院的總體規(guī)劃中，接著在技術(shù)有限的條件下可以聯(lián)合計算機(jī)教研室設(shè)計一些教學(xué)檔案信息處理方式，分步驟、有重點地將學(xué)院現(xiàn)有教學(xué)檔案信息化，例如編制目錄、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等方面。同時制定出一套規(guī)范信息化教學(xué)檔案的管理辦法，在管理過程中，嚴(yán)格遵守管理辦法以保證信息檔案的一致性和規(guī)范性。各二級學(xué)院由于專業(yè)不同會產(chǎn)生不同數(shù)據(jù)資源，因此整合資源，形成資源共享將更能提高工作效率。

（二）提高教學(xué)檔案的開發(fā)利用

有利用價值的東西才會不斷激勵人們?nèi)ネ诰蚝透纳疲缃虒W(xué)檔案，資料入庫的最終目的不應(yīng)該僅僅是為了保存，它的最大價值應(yīng)該是為有需要的人提供可靠的資料作為參考依據(jù)。期初、期中、期末三個階段檔案管理非常單一，那就是收集——整理——入庫。這種固有的模式常常因為尚未認(rèn)識到教學(xué)檔案的開發(fā)利用的價值，也就直接導(dǎo)致教學(xué)檔案缺乏更加深入的加工處理。另外一個造成教學(xué)檔案開發(fā)利用率較低的原因就是教學(xué)檔案管理缺乏信息化。大數(shù)據(jù)時代，教學(xué)檔案數(shù)據(jù)不應(yīng)該是單純的存放在檔案室里“無用”數(shù)據(jù)，而是應(yīng)該達(dá)到為學(xué)校乃至社會產(chǎn)生意義的“有用”數(shù)據(jù)。因此在制度和保密條件允許下對教學(xué)檔案的開發(fā)利用，除了最基礎(chǔ)的知識傳遞和學(xué)習(xí)借鑒作用，還可以多方面挖掘其價值。

（三）培養(yǎng)高質(zhì)量教學(xué)檔案管理人員

大數(shù)據(jù)時代下，教學(xué)檔案工作已經(jīng)不是簡單將檔案收集——整理——入庫那么簡單了。為了更好地做好教學(xué)檔案管理工作，教學(xué)檔案工作管理人員要通過學(xué)習(xí)不斷改進(jìn)工作思路和方式，以大數(shù)據(jù)思維去管理教學(xué)檔案。這就要求管理人員除了必備的檔案管理知識，還需要數(shù)據(jù)分析與處理的能力。但就目前各高校而言，教學(xué)檔案并沒有設(shè)置專門管理人員，均是由教秘兼任。因此，教秘除了更新管理思維，還需不斷地接受大數(shù)據(jù)相關(guān)技能培訓(xùn)，這樣才能更好地做好大數(shù)據(jù)時代下的檔案工作。

三、結(jié)語

高校教學(xué)檔案是各位老師和學(xué)生們在實踐教學(xué)工作中積累起來的寶貴財富，更是學(xué)院發(fā)展壯大的見證者。因此將繁雜的教學(xué)檔案資源通過信息化手段轉(zhuǎn)化為真實可靠的信息資源，讓教學(xué)檔案在深化教學(xué)改革、增強(qiáng)辦學(xué)特色、創(chuàng)高水平科研成果、評估工作等方面發(fā)揮巨大的作用具有重要的意義。