婦幼保健機構檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展

白海燕

（河北省承德市隆化縣婦幼保健院，河北 承德 067000）

一、婦幼保健機構檔案管理活動中存在的問題

（一）管理效率低下，管理手段單一

豐富的管理手段與完備的管理制度共同配合，才能保障檔案管理工作的穩(wěn)定開展。在現(xiàn)階段的醫(yī)療行業(yè)建設活動中，針對醫(yī)療行業(yè)的檔案管理制度已經(jīng)趨于成熟，其檔案管理規(guī)模也在不斷擴大，但相關檔案管理問題并沒有得到解決：婦幼保健機構的檔案管理工作并沒有與醫(yī)院醫(yī)療、科研單位、行政單位的檔案管理制度形成對接[1]，其管理手段雖然相對規(guī)范，但管理力度較低，管理執(zhí)行力嚴重不足。大部分婦幼保健機構的檔案形式以紙質形式為主，對其開展查閱、調用、更改等活動的難度較大，與電子形式的檔案管理平臺相比，儲備及運輸工作更加繁瑣。大部分婦幼保健機構沒有引入專業(yè)的檔案管理人才，管理活動以人力搭配、自主協(xié)調為主，自動化程度較低，工作信息的開發(fā)度、檔案的利用價值無法體現(xiàn)出來。

（二）監(jiān)管力度不足，調用程序繁瑣

婦幼保健機構的工作重點在于女性及幼兒的護理工作，其對于檔案管理工作缺乏足夠的重視，對于檔案的變動、登記、遺失等問題并沒有形成完備的管理計劃。一些婦幼保健機構尚未形成完備的檔案管理考核制度，檔案管理工作由內部工作人員兼職完成。在僅僅要求“記錄檔案”的工作環(huán)境下，婦幼保健機構的建設檔案無法對醫(yī)療、行政、財務、人事、后勤等管理活動進行制度優(yōu)化，檔案管理工作屬于考核體系中的“編外人員”。隨著檔案建設活動的復雜化發(fā)展，后續(xù)管理問題開始暴露在管理活動當中：相關單位無法建立對應的獎懲機制，其監(jiān)督力度嚴重不足，檔案內容與宣傳內容不符，隨著人員變動、工作調整等活動的出現(xiàn)，現(xiàn)階段檔案處理效率無法解決未來檔案管理問題，相關檔案的建設價值趨近于一堆白紙。

二、婦幼保健機構檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

（一）技術創(chuàng)新，現(xiàn)代化發(fā)展

隨著現(xiàn)代居民群眾保健意識的逐步提升，婦幼保健機構的工作正在向著快節(jié)奏、復雜化的方向發(fā)展，做好檔案管理工作，對于完成后續(xù)的擴張建設、提升內部服務水平、解決醫(yī)療糾紛等活動有著極為重要的價值。婦幼保健機構應結合現(xiàn)代信息技術開展檔案管理活動，依靠技術創(chuàng)新、管理創(chuàng)新，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

婦幼保健機構應根據(jù)當前的檔案管理要求建立對應的檔案管理云平臺，要求相關人員對長期擱置、暫時沒有使用要求、暫時沒有錄入或更改要求的檔案進行現(xiàn)代化處理，將其錄入到云平臺當中，把紙質檔案轉化為電子檔案，為后續(xù)的檔案調用、檔案調整等活動做好準備。針對正在使用、即將使用的相關檔案，管理人員應為其確定對應的錄入周期，確保所有檔案完全歸類入庫。相關人員應做好檔案比對工作，對于線上線下檔案不符、檔案丟失、檔案變動等問題進行及時處理[2]，避免因外界因素造成的檔案管理問題，提升檔案管理的實效性。

（二）理念創(chuàng)新，科學化發(fā)展

正所謂“術業(yè)有專攻”，婦幼保健機構要實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，就必須打破陳舊落后的管理模式，積極引入新的檔案管理理念。在檔案管理活動中，“兼職”“順帶”的管理制度并不能解決相關管理問題，反而可能會在檔案調用、修改等環(huán)節(jié)造成較為嚴重的工作失誤。婦幼保健機構應實行“專人專職”的管理方案，積極解決檔案管理矛盾。

婦幼保健機構應積極引入檔案管理人才，要求其按照工作、行政、人員、時間、事件等類別對檔案進行分類，為后期的檔案調用、檔案變更工作做好準備，解決檔案使用矛盾。針對線下檔案的調用及修改活動，相關人員應做好登記制度，在檔案管理人員不在場時，堅決不允許其調動或修改檔案；對于線上檔案的修改活動，檔案管理人員應及時跟進檔案流動的相關過程，確保檔案無修改、無損毀，無遺漏。婦幼保健機構應協(xié)助檔案管理人員開展周期巡查工作，對檔案的儲備、管理等活動開展“巡游”處理，對于已經(jīng)出現(xiàn)問題的檔案，要嚴厲追究相關人員的責任，并根據(jù)活動記錄、資金流水記錄等內容對檔案進行修復，堅決抵制管理制度問題。

（三）制度創(chuàng)新，流程化發(fā)展

檔案的完備與否直接反映了婦幼保健機構的工作態(tài)度。要積極落實檔案管理工作，相關單位應建立完備的檔案管理制度，依靠強制力保障檔案管理工作的穩(wěn)定開展、有效開展[3]，提升檔案管理工作的開展價值，解決檔案管理環(huán)節(jié)存在的問題。

合格的檔案管理制度中應包含三大內容：第一，檔案儲備，管理制度應對檔案管理工作進行嚴格約束，對相關檔案的調用、更改、使用時間進行明文規(guī)定，杜絕因暗箱操作、違章操作造成的檔案流失問題，保障檔案的真實性與應用價值，檔案的使用應遵循使用流程的相關要求。第二，檔案修改，當出現(xiàn)人員變動、流水變動等問題時，相關人員應嚴格遵循管理流程對檔案進行處理，對于申請范圍之外的修改活動，檔案管理人員應嚴格禁止。第三，檔案流動，檔案管理人員應對檔案的調用、流動等活動進行記錄，并對出庫檔案進行登記記錄，并利用線上或線下技術進行登記報備。在檔案入庫之后，檔案管理人員應對檔案內容、檔案形式進行檢查，確保原物原樣，對于出現(xiàn)涂改、缺失等問題的檔案，要追究相關人員的責任。

結束語

檔案管理工作并不復雜，但婦幼保健機構的管理力度直接影響到后期的管理活動。在管理檔案的過程中，相關單位應利用技術、人才、制度三大因素保障檔案管理工作的穩(wěn)定開展，實現(xiàn)檔案管理活動的規(guī)范化、科學化、流程化發(fā)展，杜絕檔案管理問題的萌芽，為婦幼保健機構的未來發(fā)展提供管理基石。