新時期應(yīng)用型高校外語學(xué)院教學(xué)秘書工作初探

莊孝彥

廣東金融學(xué)院，廣東 廣州 510520

外語學(xué)院教學(xué)秘書的日常工作通常涉及到學(xué)院教學(xué)工作的每一個方面，擔負著外語學(xué)院教學(xué)管理的基礎(chǔ)工作，也是校院兩級之間教學(xué)工作聯(lián)系的紐帶。外語學(xué)院包含了專業(yè)英語和公共英語兩大類課程，教學(xué)秘書要處理好專業(yè)英語在內(nèi)的各方面工作，也要面向公共外語的諸多工作環(huán)節(jié)做好日常課程安排。隨著地方高校應(yīng)用型轉(zhuǎn)型的深入推進，外語專業(yè)不僅強調(diào)增加了與行業(yè)需求息息相關(guān)的課程，而且公共外語課程的數(shù)量也在不斷增加以滿足新的發(fā)展要求。例如增加了金融類英語課程，同時也開設(shè)了面向非外語專業(yè)的輔修（雙學(xué)位）課程，通過這些方式來助力應(yīng)用型轉(zhuǎn)型，但同時也增加了外語學(xué)院教學(xué)秘書工作的難度。

一、高校外語學(xué)院教學(xué)秘書工作的特殊性

（一）工作繁雜度更高

在新時期，每所高校都具有非常豐富的辦學(xué)層次，以提高其在辦學(xué)方面的競爭力：博士研究生、碩士研究生、本科生、專插本、大專生、成人教育甚至中專生。新時期各個高校最大可能的對學(xué)生進行因材施教，采取了大學(xué)外語分級教學(xué)或者采用小班授課，這將導(dǎo)致各種嚴重問題，例如老師的上課教室缺乏，上課時間很散亂，老師的備課工作很繁雜和考試出卷改卷量大等。學(xué)生水平的差異和每年學(xué)生人數(shù)的增加不僅增加了公共外語教師的工作量，也加重了外語學(xué)院教學(xué)秘書排課、排考的難度。以筆者學(xué)院為例，排課的時候，因教室資源有限，很多老師8節(jié)課要排成3天，并且還比較零散。大學(xué)英語的教學(xué)工作變得更加復(fù)雜，特別是遇到教師臨時調(diào)課，經(jīng)常涉及到進行跨院溝通和協(xié)調(diào)。

地方本科院校的應(yīng)用型轉(zhuǎn)型中，通常采取的措施之一是鼓勵學(xué)生跨學(xué)院跨專業(yè)學(xué)習(xí)，以提升他們?nèi)蘸笤诠ぷ鲘徫坏膽?yīng)用能力。以筆者所在學(xué)院為例，每年輔修外語專業(yè)的學(xué)生人數(shù)大約是100多人左右，輔修工作的內(nèi)容極其復(fù)雜：包括每學(xué)期輔修招生簡章的制作、招生工作、課程的安排、授課教師的安排、考試時間表安排以及論文和答辯的工作。有的時候遇到學(xué)校大型考試，還需要幫忙調(diào)換課室，工作細致且復(fù)雜，需要極大的耐心和細心。

（二）工作要求相對更高

外語學(xué)院的大型考試基本分為二大塊：大學(xué)英語四六級、專四專八。大學(xué)英語四六級是由學(xué)校教務(wù)處統(tǒng)一組織，但是外語學(xué)院的老師們也要承擔著監(jiān)考和考務(wù)的工作。以筆者學(xué)校為例，每年的大學(xué)英語四六級考試，學(xué)院不僅要派出監(jiān)考人員，而且還要一大部分的老師承擔考務(wù)工作，由于監(jiān)考費很低，很多老師不愿意承擔監(jiān)考和考務(wù)，每年的排考務(wù)和監(jiān)考工作都要費時很長時間才能湊齊人數(shù)，這就無形中增加了教學(xué)秘書的工作量。

不同于英語四六級是由學(xué)校教務(wù)處統(tǒng)一組織，外語系的教學(xué)秘書每年都要承擔全國高校英語專業(yè)四、八級考試工作。筆者所在學(xué)院就專門設(shè)立了一個專四專八的檔案，記錄每年每屆學(xué)生專四專八的通過率，還要做出柱狀圖比較出本校與全國專四專八的通過率。專四專八的考試工作復(fù)雜，每年考試的學(xué)生日益增多，對于主要負責這項考試工作的教學(xué)秘書來說責任越來越重大，要花費大量的精力甚至是加班來完成這項工作，以確保此項考試工作的順利進行。

（三）教師人群更復(fù)雜

基本上每個高校的外語學(xué)院都至少會有一名以上的外籍教師，和中國教師不同，外籍教師的生活習(xí)慣還有教學(xué)方式方法都不一樣，這就要求教學(xué)秘書要與外籍教師進行良好的溝通，既要不違反保證和學(xué)校相關(guān)政策等硬性規(guī)定，又要考慮到外籍教師個人方面的意愿因素，做好溝通協(xié)調(diào)工作。以筆者所在學(xué)院為例，每學(xué)期固定的外籍教師有4位，不固定的外籍教師有10位，有固定的西班牙語外教，其余外教都是教授英語，每個外籍教師的性格都不一致，排課要求也很多樣，在和學(xué)校相關(guān)政策等硬性規(guī)定不沖突的情況下，教學(xué)秘書都會盡可能的和外籍教師溝通安排好。

二、高校外語學(xué)院教學(xué)秘書工作力的提升

（一）加強外語學(xué)習(xí)

外語學(xué)院教務(wù)工作具有特殊性，不僅需要具備基本素質(zhì)，還需要有一定的外語專業(yè)基礎(chǔ)知識。在日常的教學(xué)管理中，需要與外籍教師進行交流，需要具備一定的外語交流能力。因此，除了日常工作外，還必須熟悉專業(yè)的特點，外語專業(yè)本身的特點和人才培養(yǎng)的特點，熟悉學(xué)院各個專業(yè)各個年級的人才培養(yǎng)計劃的制定和修改等相關(guān)文件材料，盡可能多的學(xué)習(xí)相關(guān)的外語知識，掌握一定的外語專業(yè)知識。了解相應(yīng)語言國的國情概況知識，這樣才能更好地開展各項工作。

（二）業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升

教學(xué)秘書應(yīng)與教學(xué)管理部門、教師和學(xué)生保持良好關(guān)系，并成為他們之間的聯(lián)系的紐帶。具體來說，學(xué)校相關(guān)教學(xué)管理部門的通知與文件會在第一時間在教務(wù)群里發(fā)布，教學(xué)秘書經(jīng)過整理后要及時向?qū)W院院長匯報，并傳達給本學(xué)院的老師，按照通知要求進行材料收集與匯總，在規(guī)定時間里上交給相關(guān)教學(xué)部門。筆者所在學(xué)院，每年的期中教學(xué)檢查工作，教學(xué)秘書要收集好本部門的教學(xué)基礎(chǔ)文件，協(xié)助好學(xué)院督導(dǎo)們做好督導(dǎo)的工作，做好每個學(xué)期公開課與評議課的開展工作。

教學(xué)秘書不僅要做好學(xué)生座談會的有關(guān)工作，將學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中遇到的問題及時反映給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與教學(xué)管理部門，也有必要及時向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)管理部門報告教師在教學(xué)過程中遇到的問題和困難，以更好地服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)管理和教師的專業(yè)發(fā)展工作。因此教學(xué)秘書要具有一定的協(xié)調(diào)性，教學(xué)秘書在日常工作中要努力對業(yè)務(wù)素質(zhì)能力有一定的提升，以應(yīng)對日益復(fù)雜的工作要求。

（三）建立良好的人際關(guān)系

外語學(xué)院的教學(xué)秘書的工作涉及到每一位老師的教學(xué)甚至科研方面，作為一個特定的工作崗位，要做好協(xié)調(diào)溝通工作，人群涉及面廣：包括校領(lǐng)導(dǎo)，教學(xué)管理部門，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)以及每位老師（包括外教）和學(xué)生。以作者所在的學(xué)院為例，因為教授公共外語的老師是為學(xué)校中每個學(xué)院和專業(yè)的學(xué)生授課的，例如出現(xiàn)教師上課被學(xué)生投訴或者期末成績問題，就必須與其他學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)以及教務(wù)處進行溝通。因此，教學(xué)秘書應(yīng)建立良好的人際關(guān)系，在工作中和同事相互配合和支持。

（四）要有較好的計算機操作技能

教學(xué)秘書的很多重要工作必須通過計算機來完成如：教材訂購、排課、排考、考務(wù)工作、論文的工作、課時量的統(tǒng)計等等。筆者所在學(xué)院教務(wù)處專門開發(fā)涉及了教務(wù)系統(tǒng)和論文系統(tǒng)及學(xué)校的門戶系統(tǒng)，例如有關(guān)的排課、調(diào)課工作或者人才培養(yǎng)方案的制訂都可以在教務(wù)系統(tǒng)上完成，門戶系統(tǒng)可以發(fā)送郵件使得工作更加方便，不僅僅是這些，教學(xué)秘書還要熟悉教學(xué)管理的各種軟件比如word、excel、ppt等office軟件來改善和促進學(xué)院的教學(xué)管理工作。