檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點認識

王 芳

呂梁市委統(tǒng)戰(zhàn)部，山西 呂梁 033000

檔案信息化的工作重點部分是對檔案管理工作的模式進行改變，將以往的檔案實體信息保存的方法轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息保存的模式，保證檔案信息能夠長時間存貯在系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)檔案資源共享以及長時間保存的目的，便于更多的工作人員進行檔案信息的查閱。檔案信息化和檔案管理工作是緊密相連的，檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的水平存在的密切的聯(lián)系，其更是時代發(fā)展的必然趨勢?；诖?，本文將對檔案管理信息化建設(shè)與檔案管理工作展開相關(guān)的分析，使檔案工作人員能夠深刻認識到二者之間的聯(lián)系，推動檔案信息化建設(shè)的進展，大幅度提高我國檔案管理工作的水平。

一、檔案信息化建設(shè)與檔案管理中存在問題

（一）檔案信息化建設(shè)的認知不夠

現(xiàn)階段，檔案信息化建設(shè)工作對傳統(tǒng)的檔案管理工作產(chǎn)生了巨大的沖擊，并改變諸多工作人員的工作理念［1］。但是，部分檔案管理工作人員并沒有充分認識到信息化建設(shè)的重要性，無法積極參與到檔案信息化建設(shè)的工作中，導致檔案信息化建設(shè)與檔案管理出現(xiàn)問題。

（二）檔案信息資源的使用不正確

不正確的使用信息資源是當前影響檔案信息化建設(shè)工作以及檔案管理的重要因素。傳統(tǒng)的檔案管理工作理念中，檔案管理工作的目的就是為了長時間保存檔案信息資源，便于相關(guān)工作人員查閱檔案信息。從當代檔案管理工作的理念來看，檔案管理可以實現(xiàn)檔案信息資源共享，充分使用檔案信息資源為社會大眾提供更多的便利。然而，部分檔案管理工作人員依舊將檔案保存作為主要的工作內(nèi)容，忽視檔案信息資源的有效使用，導致檔案管理工作的質(zhì)量、水平不斷降低。

（三）提高管理人員的信息化能力

由于各地區(qū)的經(jīng)濟、文化等方面的發(fā)展程度不同，檔案管理工作的信息化建設(shè)也有所不同，再加上檔案管理人員的能力、專業(yè)存在一定的差異，致使檔案管理信息化建設(shè)的工作存在一定的差異［2］。部分地區(qū)的檔案管理部門開展信息化工作的時間較早，其檔案信息化建設(shè)的進展快、信息化水平較高；而部分比較落后的地區(qū)依舊使用傳統(tǒng)的單機操作，沒有結(jié)合先進的科學信息技術(shù)，嚴重影響了檔案信息化建設(shè)的檔案管理效率。

二、提高檔案信息化建設(shè)與檔案管理的對策

（一）提高檔案信息化建設(shè)的意識

檔案信息化建設(shè)其實就是檔案觀念信息化，其主要的核心組成部分就是檔案管理工作人員，工作人員的積極性、主動性直接影響到信息化建設(shè)的進展。因此，檔案管理人員需要建立信息化工作的思想，將信息化建設(shè)真正落實到實際工作中，從而增加檔案管理工作人員的使命感以及責任感。此外，檔案管理工作人員重視信息化建設(shè)工作，有助于工作人員完成質(zhì)量較高的工作內(nèi)容。

（二）檔案管理建立網(wǎng)絡(luò)信息檔案

建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理工作的效率，幫助檔案管理工作人員推動信息化建設(shè)的發(fā)展［3］。檔案管理部門想要建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要滿足兩個條件，首先，建立檔案管理相關(guān)網(wǎng)站，充分發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用，并建立相關(guān)內(nèi)部檔案服務網(wǎng)站，積極搭建檔案公眾服務平臺，提高檔案管理的服務能力，促使網(wǎng)絡(luò)檔案逐漸成為檔案信息服務的主要平臺。其次，檔案管理部門需要引進部分相關(guān)硬件設(shè)備，利用先進的計算機硬件設(shè)備為檔案信息化建設(shè)提供良好的支撐，使檔案資源通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)交換、共享的過程，大幅度提高檔案管理工作的安全性以及可靠性。

（三）提高檔案信息化管理水平

想要大幅度提高檔案管理工作的效率，先提高檔案信息化管理的水平是最有效的方法。這就需要檔案部門建立完善的管理制度，并結(jié)合檔案管理的標準規(guī)范進行方案管理工作，實現(xiàn)檔案管理工作的有法可依、有法必依，從而提高檔案管理工作的效果［4］。與此同時，檔案管理部門還需轉(zhuǎn)變管理的方法，將傳統(tǒng)的檔案管理工作逐漸向現(xiàn)代化管理模式靠攏，從而提高檔案信息化水平。

三、結(jié)束語

綜上所述，處于當前信息化時代的背景中，檔案管理工作相關(guān)人員需正確認識檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，并解決檔案信息化建設(shè)與檔案管理之間存在的問題，讓檔案相關(guān)工作人員轉(zhuǎn)變并接受檔案信息化工作的理念，從而轉(zhuǎn)變檔案相關(guān)人員的工作模式，推動檔案信息化建設(shè)的進展，促使檔案信息化建設(shè)滿足時代的發(fā)展需求，從而建立全新的檔案信息服務系統(tǒng)。