新形勢下提升機(jī)關(guān)事務(wù)管理檔案價(jià)值的思考

（內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市阿魯科爾沁旗機(jī)關(guān)事務(wù)保障中心，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

機(jī)關(guān)事務(wù)對于政府以及事業(yè)單位來說都有著重要的作用，但是很多工作人員在傳統(tǒng)理念的長期影響下，并不重視其管理工作。但是在新形勢下的社會中，檔案管理工作是其想要實(shí)現(xiàn)發(fā)展必須要重視的工作內(nèi)容。檔案對于社會以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都有著詳細(xì)的記錄，只要管理好這些內(nèi)容，才能夠充分利用這些信息達(dá)到理想中的目標(biāo)，才能讓其發(fā)揮出更大的價(jià)值。

一、機(jī)關(guān)事務(wù)管理檔案工作的基本工作情況

（一）工作實(shí)施的方式不能滿足新形勢的需要

在現(xiàn)階段信息技術(shù)快速發(fā)展的社會背景下，還是有很多機(jī)關(guān)單位在實(shí)施檔案管理工作時(shí)采取傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理。對于檔案還是利用人工的方式對檔案進(jìn)行分類管理，這樣的工作實(shí)施方式大大降低了工作效率，而且還會給單位本身以及工作人員都帶來困擾，也沒有將檔案管理工作的重要意義發(fā)揮出來[1]。還有些機(jī)關(guān)單位檔案管理工作者并不是由專門的工作人員擔(dān)任，而且由其他崗位的人員兼任檔案管理工作，這就會導(dǎo)致工作者很難將太多的精力花費(fèi)到檔案管理工作中，管理工作也雜亂無章，達(dá)不到要求的管理質(zhì)量。甚至有些單位需要調(diào)取檔案時(shí)很難找到需要的檔案，這些現(xiàn)象就會導(dǎo)致相應(yīng)單位以及個(gè)人的損失。檔案管理工作不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象會導(dǎo)致檔案不能發(fā)揮出自己應(yīng)有的作用。

（二）缺少相關(guān)的管理型人才

實(shí)際上檔案管理工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，需要工作者具有統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)整理等等能力，所以檔案管理工作也應(yīng)該由專業(yè)性的人才擔(dān)任。但是實(shí)際檔案管理工作卻很少有專業(yè)性的人才進(jìn)行擔(dān)任，一般都是一些年紀(jì)比較大的工作者負(fù)責(zé)檔案管理工作，他們對于一些比較新穎的管理方式與思維很難接受，也缺少工作的創(chuàng)新性，很難實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)量的提升[2]。還有一些檔案管理工作者是一些并沒有太多工作經(jīng)驗(yàn)的年輕人，這就會導(dǎo)致在工作中出現(xiàn)的問題很難得到解決，從而也會影響檔案管理工作的實(shí)施質(zhì)量。

二、新形勢下對機(jī)關(guān)事務(wù)管理檔案工作質(zhì)量提升的建議

（一）做好檔案數(shù)據(jù)的管理工作

在機(jī)關(guān)事務(wù)的檔案管理工作中，應(yīng)該用有限的資源在最大程度上做好檔案管理工作，做好檔案數(shù)據(jù)的建設(shè)和管理。在新形勢下，利用計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備，做好數(shù)據(jù)的建立、整理以及保存工作對于檔案管理工作來說具有重要的意義。在機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作的幾個(gè)模塊中，都會涉及檔案數(shù)據(jù)的管理和建立等等工作，包括公務(wù)車的維護(hù)記錄、設(shè)施維護(hù)記錄等，做好這些數(shù)據(jù)的管理工作有利于保障單位的資產(chǎn)，保證機(jī)關(guān)事務(wù)工作履行的全面性。對于機(jī)關(guān)事務(wù)中的工作做好登記記錄工作，可以讓機(jī)關(guān)事務(wù)中的工做執(zhí)行的更加的規(guī)范，還能讓各個(gè)工作有可以依照的依據(jù)，同時(shí)也有利于良好部門形象的建立。同時(shí)應(yīng)該明確好數(shù)據(jù)的收集和管理工作，明確出收集數(shù)據(jù)以及管理數(shù)據(jù)的人員，交由指定人員完成相應(yīng)的數(shù)據(jù)管理工作，保證數(shù)據(jù)規(guī)范性[3]。同時(shí)在整理時(shí)可以將數(shù)據(jù)用計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行儲存?zhèn)浞?，有利于需要時(shí)能夠快速查找到相應(yīng)的數(shù)據(jù)。

（二）建立健全的檔案管理體系

保證檔案管理工作的質(zhì)量首先就應(yīng)該建立完善的檔案管理工作體系。首先，應(yīng)該明確檔案管理工作負(fù)責(zé)的相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)帶頭，其他成員重點(diǎn)實(shí)施的檔案管理工作，將檔案管理工作具體化，明確各部分的責(zé)任人[4]。其次，要建立健全的管理制度。對于檔案的收集以及使用工作都建立完善的制度，保證在實(shí)施工作時(shí)有可以依據(jù)的規(guī)章制度，按照各部門的職能職責(zé)實(shí)施管理工作。例如，在對于公務(wù)車管理時(shí)，應(yīng)該記錄好車輛的耗油以及維護(hù)等等工作的花費(fèi)情況，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析。再次，還應(yīng)該對檔案管理工作做好考評的機(jī)制。將管理檔案的工作人員的工作情況也歸納到檔案工作的考核范圍內(nèi)，在每個(gè)年度實(shí)行優(yōu)秀工作者的表彰，帶動良好的檔案管理工作氛圍，促進(jìn)高質(zhì)量檔案管理工作的完成。最后，在新形勢下，應(yīng)該重視信息化、數(shù)字化管理手段的應(yīng)用和實(shí)施。在檔案數(shù)據(jù)的收集和管理中重視數(shù)字化檔案的應(yīng)用，并將政府網(wǎng)站中的信息合理地應(yīng)用到工作中。數(shù)字化的管理工作能夠?yàn)闄n案管理工作提供更多的發(fā)展機(jī)遇，也可以為機(jī)關(guān)事務(wù)管理檔案工作質(zhì)量的提升奠定基礎(chǔ)。

（三）重視工作人員的綜合素質(zhì)提升

擁有較高職業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)的檔案管理工作人員是機(jī)關(guān)事務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)高質(zhì)量檔案管理的關(guān)鍵。所以要加強(qiáng)對于工作人員的培訓(xùn)工作。首先，可以利用互聯(lián)網(wǎng)等設(shè)備，給工作人員組織線上培訓(xùn)，邀請相應(yīng)工作中能力比較強(qiáng)的專家學(xué)者對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。其次，還可以給檔案工作者創(chuàng)建相應(yīng)的平臺，邀請優(yōu)秀工作者將自己的工作日常在線分享，實(shí)現(xiàn)管理工作質(zhì)量的共同提升。最后，還可以定期給檔案管理工作者組織交流會，讓大家分享自己在工作中的收獲和遇到的問題。對檔案管理工作者實(shí)施有效的培訓(xùn)工作，才能讓其及時(shí)發(fā)現(xiàn)自己身上的不足之處，才能讓其學(xué)習(xí)到先進(jìn)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)機(jī)關(guān)事務(wù)管理檔案價(jià)值的提升[5]。

總結(jié)：

在機(jī)關(guān)事務(wù)的工作中，檔案管理工作是比較重要的工作內(nèi)容。相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對于檔案管理工作的重視程度，將新形勢下的管理技術(shù)與管理方式應(yīng)用到檔案管理工作中，重視工作人員檔案管理能力的提升，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事務(wù)管理檔案工作價(jià)值的提升。