新時期下如何做好公文管理中的保密工作

王永霞

（新疆維吾爾自治區(qū)計量測試研究院，新疆 烏魯木齊 830011）

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，人們越來越重視由知識帶來的經(jīng)濟發(fā)展，公文的保密工作也逐漸被各事業(yè)單位重視起來，規(guī)范公文管理，建立保密工作的長效機制，從而促進(jìn)事業(yè)單位公文處理工作的規(guī)范化、有序化和科學(xué)化。

一、現(xiàn)階段公文處理中保密工作存在的問題

（一）公文保密意識缺乏

保密工作存在的問題是涉及需要保守秘密的人員保密意識薄弱。首先,涉及需要保守秘密的工作人員和管理人員工作任務(wù)和工作性質(zhì)的影響，需要長期處理有關(guān)涉密的公文、信息，從心理上就會產(chǎn)生松懈麻痹的思想，使得自身保密意識逐漸淡薄，認(rèn)為這些公文、信息均為自身日常工作中涉及的，屬于正常的信息，是無秘可保的。這就造成了需要保守秘密的工作人員，甚至是管理人員在思想上進(jìn)入了誤區(qū)，對涉密信息泄露后可能產(chǎn)生的后果嚴(yán)重性和危害性認(rèn)識不夠。其次,許多辦公室都存在人情問題，將能否順利查閱公文與人情、關(guān)系、工作甚至事業(yè)相互掛鉤，認(rèn)為文檔管理人員拒絕自己不正當(dāng)?shù)墓牟殚?，就是“不給面子”，容易引起辦公室的爭端。同時，在人情的影響下，文檔管理人員常常會在上級領(lǐng)導(dǎo)的要求下向領(lǐng)導(dǎo)提供公文信息，并且不予登記，這就進(jìn)一步增加了公文的安全性威脅。再者，還有部分需要保守秘密的工作人員和管理人員存在僥幸心理，認(rèn)為處理涉密公文和信息的工作流程太過繁瑣，尤其是在物理隔離的環(huán)境下進(jìn)行公文和信息的遷移工作中只能使用光盤而不能使用U 盤等便捷的方式時，因存在僥幸心理使用了U 盤而造成涉密信息的泄露。

（二）公文管理制度不完善。我國公文管理的專業(yè)法律法規(guī)不夠健全，相關(guān)管理制度、規(guī)范不夠完善，嚴(yán)重制約其管理。各事業(yè)單位雖然對公文處理中的保密工作很重視，但是規(guī)范及制度不完善，在實際工作當(dāng)中，為其具體工作增加難度。做好保密工作，制度是保障，有的單位辦公室人員忙于奔波于日常工作，保密辦公室職能發(fā)揮不到位，不能深入研究保密制度，制訂保密細(xì)則，制度或是欠缺，或是不完善，或是不符合實際流于形式，或是監(jiān)督機制不到位，導(dǎo)致保密工作缺乏指導(dǎo)和監(jiān)督，管理混亂，沒有章法，殊不知制度上的任何疏漏，有可能造成很嚴(yán)重的后果。許多辦公室的文檔管理人員自身都并不按照相關(guān)制度進(jìn)行工作，更談不上其他工作人員，公文保存與管理的規(guī)章制度并沒能起到有效的指導(dǎo)作用。

二、改進(jìn)公文處理工作中保密工作的建議

（一）強化公文保密意識

針對公文保密意識缺失的問題，應(yīng)當(dāng)著重強化辦公室人員的保密意識。深入開展保密工作思想教育，提高公文管理使用人員的公文保密工作的意識。做好思想教育工作是宣傳保密工作重中之重。首先，在思想上，公文處理人員需具備過硬的思想作風(fēng)，具有強烈的保守秘密的意識和責(zé)任心，敢于和失密現(xiàn)象、行為做斗爭。其次，在政治素質(zhì)上，公文處理工作人員應(yīng)當(dāng)明白自身的工作具有政治性，若政治立場不堅定，則無法勝任這一崗位。辦公室全體人員都應(yīng)當(dāng)樹立公文保密意識，具備警惕心理，在接觸公文的時候，要約束自己的行為，在內(nèi)心敲響警鐘，做到不該自己了解的不去了解，不該自己傳播的不去傳播，在公文借閱的過程中要切實保障公文安全，避免泄密的可能性。

（二）健全公文管理制度

完善的公文規(guī)章制度便于文檔管理人員對公文進(jìn)行登記、整理和保存等相關(guān)工作的開展，將該項工作程序化，做到有章可循、有法可依，從而令人員的保密意識得以增強。第一，完善借閱制度，設(shè)立相關(guān)借閱程序，對借閱人、借閱日期、借閱時間、歸還時間等進(jìn)行記錄，尤其是涉密文件，如果借閱人員不按時歸還文件要及時跟蹤處理，讓借閱人寫明無法按時歸還的原因，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字審核。第二，完善存放制度，辦公室每天都會收到很多文件進(jìn)行處理，工作人員應(yīng)當(dāng)將其中的公文視為管理重點，做到規(guī)范化存放，養(yǎng)成良好習(xí)慣，將涉密公文與普通公文區(qū)分開。第三，完善傳閱流程和手續(xù)，制定傳閱流程圖及跟蹤卡，涉密文件必須當(dāng)天送、當(dāng)天收，若領(lǐng)導(dǎo)有其他事情無法及時看完公文，可根據(jù)公文內(nèi)容的重要性決定先將其收走，等領(lǐng)導(dǎo)有空再送回來。

（三）做好新時期下的電子文檔保密管理

新時期下，在辦公自動化推廣使用的大趨勢下，辦公室公文的管理與保密面臨著全新的挑戰(zhàn)，公文的保存與管理不需要耗費大量的人力資源與空間資源，但公文調(diào)取、審閱與修改也更加不易留下痕跡，同時，電子文檔的保存也存在一定的外部攻擊的可能性，就需要在辦公室營造更加良好的公文保密環(huán)境，提高電子文檔管理系統(tǒng)的安全性，以權(quán)限認(rèn)證、公文加密、網(wǎng)絡(luò)攻擊檢測與防范、安全漏洞管理、網(wǎng)絡(luò)病毒預(yù)防等技術(shù)手段避免公文出現(xiàn)安全問題。嚴(yán)格限制公文的使用權(quán)限與管理流程，根據(jù)不同層級的系統(tǒng)訪問者設(shè)定專門的訪問權(quán)限，禁止不具備訪問權(quán)限的人進(jìn)入系統(tǒng)?？梢约訌妼τ诠谋Ｃ艿倪^程與管理，建立集中性的公文存儲平臺，對于涉密公文與涉密信息進(jìn)行專門管理，對公文與信息進(jìn)行全程監(jiān)控，包括公文的生成、記錄、歸檔、流轉(zhuǎn)、調(diào)取、審閱、存儲與銷毀等全部環(huán)節(jié)，明確公文信息的來源與去向，確保電子文檔的管理與保密工作得以有效執(zhí)行。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前竊密與反竊密斗爭日益激烈的嚴(yán)峻形勢下，辦公室保密工作絲毫不能放松，要想有效做好這項工作，不僅要從思想層面提高辦公室工作人員的公文保密意識，還要健全和完善公文管理制度，并加強辦公自動化環(huán)境下的電子文檔保密管理，從而促進(jìn)公文管理與保密工作有效開展。