新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式

趙潔

（國家廣播電視總局八三一臺，浙江 蘭溪 321106）

引言

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，各領(lǐng)域的資源都得到了更加充分的利用。尤其對于檔案來說，很多檔案在數(shù)字化的道路上變得可用性更高，調(diào)閱速度更快。事業(yè)單位的檔案管理也逐漸從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成了數(shù)字檔案，并結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)對其進行管理，大大提高了管理效率，并為檔案的使用者提供巨大的便利。不過，在實際進行檔案管理的過程中，仍然暴露出了一些問題，事業(yè)單位的檔案管理人員需要對這些問題有明確的認識，并根據(jù)事業(yè)單位的具體情況，對其進行解決。

一、事業(yè)單位檔案管理的普遍問題

（一）視野單位檔案管理的主動性不足

不得不承認的是，事業(yè)單位在檔案管理方面的問題比較突出，首當其沖的，就是事業(yè)單位在檔案管理方面，主動性不足。在這種背景下，事業(yè)單位在檔案收集和整理方面，往往效率不高，工作人員也不能意識到檔案資料管理的重要性，工作的主動性不足導(dǎo)致檔案資料信息的處理效果不夠理想。另外，有一小部分事業(yè)單位由于缺乏檔案管理的監(jiān)督機制，使得事業(yè)單位內(nèi)部的檔案資料比較散亂，不能充分發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用。

（二）檔案管理技術(shù)水平有待提升

信息技術(shù)快速發(fā)展，很多事業(yè)單位已經(jīng)開始使用信息技術(shù)來進行檔案管理。但是，仍然有一部分事業(yè)單位在使用紙質(zhì)檔案，并且在沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式。這勢必會導(dǎo)致檔案管理效果不佳。另外，還有一些工作人員對數(shù)字檔案的接受程度較低，普遍缺少數(shù)字檔案的知識，而且沒有經(jīng)過相應(yīng)的培訓，不能正確地使用某些管理技能，也使得數(shù)字檔案的管理工作問題頻出。

（三）檔案管理的專業(yè)人才數(shù)量不足

事業(yè)單位在進行檔案管理方面，通常缺少一定的統(tǒng)一性。而且，檔案管理雖然和事業(yè)單位的很多工作都會產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，但是這種關(guān)聯(lián)產(chǎn)生的影響在很多時候并不明顯，這就使得有些事業(yè)單位對檔案管理工作并不夠重視，沒能通過壯大專業(yè)檔案管理人才的隊伍來在整體上提高檔案管理工作的水平。另外，有一些事業(yè)單位在人員部署上不夠合理，讓一些其他部門的工作人員兼任檔案管理的職位，這也使得檔案管理工作容易出現(xiàn)問題。

二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新和服務(wù)模式改革的方法

（一）采用信息技術(shù)來對檔案服務(wù)的內(nèi)容進行擴充

事業(yè)單位要想提高檔案管理的效率，提升檔案服務(wù)的水平，首先應(yīng)當充分利用當下先進的信息技術(shù)，對檔案的內(nèi)容進行擴充，讓檔案服務(wù)的覆蓋面更廣。檔案管理單位應(yīng)當根據(jù)當前檔案管理的具體情況，對其進行信息化改善。首先，應(yīng)以服務(wù)模式為核心，在確定服務(wù)模式的同時，圍繞服務(wù)模式確定實現(xiàn)方法，制定詳細的改革方案。其次，檔案管理部門應(yīng)當建立相應(yīng)的網(wǎng)站，在為人們帶來更加便捷的服務(wù)的同時，利用網(wǎng)站讓服務(wù)更加信息化，提升檔案服務(wù)的效果。另外，應(yīng)建立數(shù)字檔案的管理體系，通過檔案的數(shù)字化管理來進一步提升管理效率。

（二）提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

良好的工作離不開高素質(zhì)的人才，對于事業(yè)單位的檔案管理來說，也是如此。要想提高檔案管理的質(zhì)量，充實專業(yè)檔案管理人員是必不可少的。事業(yè)單位首先應(yīng)當對此給予足夠的重視，將優(yōu)化檔案管理專業(yè)技術(shù)人才作為一項重要的工作。事業(yè)單位應(yīng)定期對專門的檔案管理部門進行培訓，單位領(lǐng)導(dǎo)還要對檔案管理部門的工作進行審查，確保檔案相關(guān)工作順利進行。另外，檔案管理人員還要及時發(fā)現(xiàn)員工在管理方面的問題，及時對其進行彌補，尤其要讓員工在數(shù)字檔案管理方面具有較高的技能水平，能夠正確、穩(wěn)妥地對檔案進行各種操作。事業(yè)單位在聘用檔案管理人員時，需要對其進行周全的考察，不僅要考察他們的專業(yè)技能，還要在日常工作中考量他們的工作態(tài)度。事業(yè)單位還需要對檔案管理人員的崗位進行責任的明確，讓他們能夠在日常工作中嚴格要求自己，避免出現(xiàn)問題。

（三）優(yōu)化檔案管理方法

在檔案管理的過程中，事業(yè)單位要積極對方法進行改革，通過高效的方法來提升檔案管理效率，讓檔案能夠更好地發(fā)揮服務(wù)作用。為了達到這一目標，事業(yè)單位需要根據(jù)自身的具體情況，對檔案管理方法進行優(yōu)化，充分發(fā)揮檔案管理人員的作用。事業(yè)單位需要以提供高質(zhì)量的服務(wù)為目標，對檔案管理方法進行優(yōu)化，以便提高檔案管理的實際效果。具體來說，檔案管理中，方法應(yīng)盡可能有效、便捷，能夠提高工作效率。現(xiàn)如今，檔案信息化已經(jīng)成為一種趨勢，利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)來對數(shù)字檔案進行管理已經(jīng)成為不可逆的發(fā)展方向，事業(yè)單位在這一方面還要加大力度進行建設(shè)，培養(yǎng)管理人員的能力，對數(shù)字檔案的管理有更加深入的理解。

（四）提升檔案信息的利用效率

事業(yè)單位應(yīng)該在進行檔案服務(wù)模式的建設(shè)時，通過科學的方法來提升檔案信息的利用效率。在現(xiàn)有的檔案管理模式的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位可以通過數(shù)字信息和互聯(lián)網(wǎng)進行結(jié)合的形式，提升檔案管理的質(zhì)量，并進一步發(fā)揮檔案的作用，提高利用率。比如，事業(yè)單位可以對檔案進行細分，根據(jù)類別的不同，向用戶提供不同的檔案服務(wù)。另外，事業(yè)單位要向檔案管理人員灌輸正確的理念，讓他們認識到檔案管理工作的重要性，并在日常工作中嚴格約束自己，鞭策自己進行深入學習，尤其要明確檔案的使用效果，并對檔案未來的使用進行更加清晰的規(guī)劃。不僅如此，檔案的安全管理工作也是檔案發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，事業(yè)單位一定要對檔案存儲系統(tǒng)進行完善的安全防護，避免檔案泄露。

結(jié)束語

新形勢下，事業(yè)單位都在積極對工作模式進行創(chuàng)新，旨在提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。尤其對于檔案管理來說，事業(yè)單位更應(yīng)該對內(nèi)容進行擴充，提升員工的整體素質(zhì)，并優(yōu)化檔案管理方法，提升檔案的利用效率，這樣才能優(yōu)化檔案服務(wù)，更加充分地發(fā)揮檔案的作用。