人力資源視域下干部人事檔案管理工作分析

鄧啟敏

（湖北清江水電開發(fā)有限責(zé)任公司，湖北 宜昌 443000）

隨著世界經(jīng)濟和科技水平的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作逐漸被社會所淘汰，在當(dāng)代社會，人事檔案的歸檔、收集、整理的工作所需要的人力資源已經(jīng)大大降低，人事檔案管理更應(yīng)該綜合先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)如構(gòu)建共享信息化平臺和應(yīng)用新型管理軟件如MRP II、ERP等，加強對人事檔案的管理工作，發(fā)揮人事檔案管理工作的優(yōu)勢和實際作用，保證在新形勢下人力資源工作能夠先進化、科學(xué)化。

一、傳統(tǒng)人事檔案工作出現(xiàn)的問題

（一）材料收集難度大

傳統(tǒng)的人事檔案收集工作往往依靠人工進行收集，對于資源的查詢和整理，歸檔等工作的繁瑣程度十分巨大且容易出現(xiàn)失誤，對于人力資源工作者來說，很多的從業(yè)任免缺少相應(yīng)的材料，甚至丟失例如公司的任免表、勞務(wù)合同、工程造價表和年度績效考核表等都有一定程度上的缺失，如果人事檔案工作的檔案缺失那么無異于是致命的問題。

（二）材料內(nèi)容真實程度存疑

人事檔案要求的檔案資料必須是百分之百的真實，真實是歸檔工作的核心和前提，只有一個真實的人事檔案才能在公司決策時產(chǎn)生積極作用，推動公司高效運轉(zhuǎn)，這對于人力資源部門來說具有十分重要的意義，有些員工在填寫相關(guān)報表時往往會出現(xiàn)自己填寫的報表與曾經(jīng)所填寫的相似報表內(nèi)容上出現(xiàn)差異，對于自身的出生年月、工作年齡、家庭住址的填寫隨意性較大，很多的資料即便填寫也具有較大的誤差和模糊性，阻礙了人事檔案工作的順利進行。

（三）審核程序不夠完整

人事檔案經(jīng)過填寫后需要進行審查階段，審查階段往往是保證一個人事檔案能否符合人事資源部門工作需要的重要環(huán)節(jié)，但很多的干部資料在進行錄入前的審查環(huán)節(jié)時往往沒有經(jīng)過嚴格的審查例如檔案的照片粘貼不粘不慎掉落，需要進行扣印、蓋章的地方?jīng)]有進行相關(guān)部門的蓋章，這些問題都阻礙了人事檔案的錄入工作。

二、在人力資源視角下如何確保干部人事檔案管理工作順利進行

（一）人事檔案整理工作制度化、規(guī)范化

在人事檔案的歸檔工作和查詢機制正面，人事檔案管理工作者要嚴格依照規(guī)定進行工作，樹立嚴謹?shù)墓ぷ饕庾R，建立相關(guān)的工作報表和制度墻，嚴格按照制度辦事，使人事檔案工作流程規(guī)范化、制度化，保證人事檔案工作高效、有序地進行，在一些重要檔案的查詢機制上應(yīng)設(shè)立一些限制條件，不能夠任人隨意查詢，即便是本人的資料也應(yīng)該經(jīng)過相同的審核機制，并且人事檔案工作者也要加強自身的綜合素質(zhì)，不肆意轉(zhuǎn)載人事檔案內(nèi)容，泄露相關(guān)信息，保證“三不轉(zhuǎn)”順利落實。

（二）優(yōu)化工作結(jié)構(gòu)，建立信息一體化共享平臺

人事檔案管理部門整理信息的首要目的就是便于人力資源部門和公司的決策，這就要求人事檔案管理者需要對一些共享的檔案資源和資料運用互聯(lián)網(wǎng)的手段建立信息一體化共享平臺以保證決策環(huán)節(jié)更加高效，擺脫以往查詢相關(guān)資料需要進行一系列繁瑣的手續(xù)才能調(diào)用相關(guān)實體資料導(dǎo)致嚴重延緩決策時間以及研究效率的弊端。人事檔案信息網(wǎng)站對于公司內(nèi)部提供免費查詢服務(wù)能夠使用戶利用便捷的互聯(lián)網(wǎng)查詢實現(xiàn)對于海量信息的精準查找通過檔案網(wǎng)站用戶也可以通過首字母查詢、模糊字查詢、分類查詢等等多種查詢方式找到其想要的相關(guān)資源以及信息對于管理信息部門來說，開設(shè)信息查詢網(wǎng)站能夠?qū)崟r查詢文件的瀏覽次數(shù)的情況并且可以進行更加靈活的更改。

（三）加強檔案管理者的綜合素質(zhì)，提升業(yè)務(wù)水平

對于檔案管理者自身來說，提升自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平是重中之重，公司政工師應(yīng)該大力宣傳習(xí)近平新時代社會主義核心價值觀，并將其與人力資源部門的業(yè)務(wù)深度融合使檔案管理者具有強烈的責(zé)任感和使命感，保證其樹立一個積極向上的工作態(tài)度，同時公司也要積極轉(zhuǎn)型，向?qū)W習(xí)型企業(yè)轉(zhuǎn)化并下沉到各個部門中，在全公司內(nèi)形成“互幫互學(xué)，你追我趕”的學(xué)習(xí)氛圍，讓檔案管理者學(xué)習(xí)更多的新知識、新技能讓人事檔案管理工作更好地開展，同時也要建立一個行之有效的激勵機制，對于業(yè)務(wù)素質(zhì)更高、專業(yè)素養(yǎng)更好的檔案工作人員應(yīng)該給予實物或者薪酬上的補助，激勵廣大檔案工作者積極參與工作當(dāng)中。

（四）領(lǐng)導(dǎo)加強對人事檔案工作的重視程度

對于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來說，加強對于人事檔案工作的重視程度也是讓人事檔案管理工作能夠順利進行的重要內(nèi)容之一，領(lǐng)導(dǎo)要定期對于人事檔案工作進行一個整體的了解，發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)的問題也要積極運用公司各部門的職能進行解決，同時企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也要樹立先鋒模范的表率作用以其認真的工作態(tài)度和學(xué)習(xí)能力、領(lǐng)導(dǎo)精神感染員工使其更好地參與到工作當(dāng)中去，在人力資源部門進行重大決策時領(lǐng)導(dǎo)也要積極參與。

結(jié)語

干部人事檔案管理工作的提升對于企事業(yè)單位的綜合建設(shè)有著重要的意義以及發(fā)展前景，干部人事檔案管理工作一定要從實際入手，實事求是，從實際出發(fā)立足于本公司的社會生產(chǎn)實踐，公司的生產(chǎn)實踐與信息化系統(tǒng)結(jié)合起來才能夠切實提升干部人事檔案管理工作的進程，同時也要加強管理人員的素質(zhì)提升，培養(yǎng)管理人員的互聯(lián)網(wǎng)綜合素質(zhì)。