淺談檔案管理數(shù)字化建設(shè)策略

周羿全

（桓臺縣檔案館，山東 桓臺 255000）

一、檔案管理數(shù)字化建設(shè)內(nèi)涵

在當(dāng)下實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，就是將檔案信息、檔案資源以及檔案管理方式都實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，該過程需要結(jié)合《檔案法》、《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》來作為主要的指導(dǎo)思想，把傳統(tǒng)的檔案管理工作與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)、數(shù)字化管理。通過將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資源，以打印、掃描、錄入等方式將之轉(zhuǎn)化成數(shù)字資源，可以方便其數(shù)字化管理，同時也可以方便相關(guān)數(shù)字資源后續(xù)的調(diào)用維護(hù)等各種工作，這對于發(fā)揮檔案資源的服務(wù)價值有著積極的促進(jìn)作用。

二、檔案管理數(shù)字化建設(shè)意義

實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)對于整個檔案管理工作來說有著積極的促進(jìn)作用。對于當(dāng)下的檔案主管部門來說，需要在理念上和行動上同時進(jìn)行革新實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。通過數(shù)字化的建設(shè)，可以將傳統(tǒng)的資源進(jìn)行二次利用，同時將其中一些有價值的內(nèi)容進(jìn)行充分的開發(fā)，對于一些破損的答案資源進(jìn)行及時搶救，這樣可以發(fā)揮傳統(tǒng)檔案資源的價值，并且在管理過程中更加高效。

通過答案資源電子化建設(shè)可以保證相關(guān)資源的真實(shí)性有效性以及共享性，在其數(shù)字化的過程中引入信息管理手段等來對資源進(jìn)行二次管理，在檔案資源的錄入、歸檔以及后續(xù)整理過程中都能夠借助信息管理手段來實(shí)現(xiàn)一體化的操作。

當(dāng)然對于檔案主管部門來說，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，可以進(jìn)一步提升其對于社會的服務(wù)水平，有效的挖掘檔案資源中有價值的內(nèi)容，發(fā)揮檔案資源自身的服務(wù)特征，可以更好地將檔案內(nèi)容進(jìn)行共享。通過對相關(guān)用戶開放服務(wù)接口，使其能夠獲得自己所需要的資源，結(jié)合自己的需求對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行查閱應(yīng)用，這也進(jìn)一步發(fā)揮了信息時代下資源共享的作用。

三、檔案管理數(shù)字化建設(shè)策略

（一）革新工作理念

理念是行動的先導(dǎo)，任何工作的開展都需要先進(jìn)的理念作為支持。因此杜宇數(shù)字化的檔案管理建設(shè)來說，需要通過革新觀念來為各種工作鋪平道路。要明確，檔案管理數(shù)字化建設(shè)時需要大量的人力、物力以及財力作為支持的。檔案主管部門工作人員要學(xué)習(xí)新的知識與理念，意識到檔案信息化的重要性。資源的建設(shè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合資料的內(nèi)容、種類、信息特點(diǎn)等進(jìn)行綜合的保存、處理。數(shù)字化的建設(shè)可以減少很多繁瑣的過程，同時也能夠?qū)n案資源進(jìn)行高效的歸類，顯著提升對檔案的管理以及資源的利用效率。

（二）完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)需要提供相應(yīng)的軟硬件設(shè)備作為支持，同時要不斷完善檔案庫管理資源，從技術(shù)的層面對檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行分析，需要將紙質(zhì)資料、相關(guān)文字圖片等內(nèi)容都以電子信息的方式保存下來，這樣既可以節(jié)約檔案資源的存放空間，同時也可以提高對檔案資源的利用效率，在查閱、歸檔等過程中都可以做到更高效，因此可以引入支持全檔案的全文數(shù)據(jù)庫，將各種檔案都錄入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，將紙質(zhì)資源通過掃描、OCR以及人工錄入等方式同步到數(shù)據(jù)庫中，將之作為電子資源進(jìn)行存儲。在其中可以適當(dāng)?shù)厝谌氍F(xiàn)代化管理方式，內(nèi)置搜索引擎，這樣管理者或者用戶在需求的過程中就可以直接借助搜索引擎來調(diào)取自己需要的內(nèi)容，使得整個檔案資源的共享利用更加高效。借助計算機(jī)掃描儀等設(shè)備，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，通過提高檔案資源數(shù)字化建設(shè)效率與質(zhì)量，加強(qiáng)對文件的目錄數(shù)據(jù)資源編研力度，進(jìn)而結(jié)合更加規(guī)范的搜索體系 來實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的高效使用與共享。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

共享是信息技術(shù)在發(fā)展的過程中所產(chǎn)生的必然結(jié)果。尤其是對于現(xiàn)代化的檔案館來說，其中的很多有價值的不涉密的資源，都可以通過實(shí)現(xiàn)共享來發(fā)揮其最大的價值?？梢越柚畔⒓夹g(shù)等來將相關(guān)的資源上傳到網(wǎng)上，并且置入便捷的搜索引擎。這樣就可以讓有需要的用戶進(jìn)行訪問。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來擺脫時間與空間的限制，通過建立電子文件管理中心，讓有權(quán)限的人進(jìn)行訪問、修改。這樣可以進(jìn)一步推動不同檔案管理工作之間的相互連通，同時也可以通過檔案資源的共享來推動其信息化建設(shè)。

（四）提高管理人員素養(yǎng)

檔案管理人員的素養(yǎng)也影響著整個檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。因此需要通過系統(tǒng)化的教育來對工作人員、管理人員的理念、專業(yè)知識等予以教育?？梢詮纳鐣蛘吒咝Ｖ幸M(jìn)一批高質(zhì)量的人才來充實(shí)管理隊(duì)伍，對于管理中的軟件使用、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、信息采集工作等都需要加強(qiáng)培訓(xùn)，為整個檔案管理工作提供保障。

四、結(jié)束語

信息時代的快速發(fā)展，對檔案主管部門的檔案管理能力提出了新的挑戰(zhàn)。有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享，也可以提高管理效率，符合時代發(fā)展的需求。