探討加強(qiáng)和完善婚姻登記檔案管理工作

王泉

（山東省菏澤市單縣婚姻登記處，山東 菏澤 274300）

婚姻登記檔案包括辦理結(jié)婚登記、離婚登記、補(bǔ)發(fā)婚姻登記和撤銷婚姻登記，它是具體信息的記錄載體，具有法律效應(yīng)的重要憑證?；橐鰴n案在現(xiàn)代社會(huì)中的應(yīng)用越來越廣，運(yùn)用婚姻憑證可以在遺產(chǎn)繼承、房產(chǎn)交易、經(jīng)濟(jì)賠償?shù)群芏喾矫嫫鸬街匾饔?。因此，加?qiáng)婚姻檔案的規(guī)范性和科學(xué)性的管理，為群眾提供完整、全面的婚姻檔案，這樣，不僅可以改變以往只為黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的舊模式，還能與群眾建立良好的關(guān)系，有助于社會(huì)服務(wù)的功能的開展。

一、現(xiàn)今婚姻檔案管理工作中存在的問題

（一）個(gè)人信息和隱私的保密監(jiān)管不嚴(yán)

婚姻檔案的管理中，婚姻檔案有很多個(gè)人信息和隱私，一旦泄露對(duì)個(gè)人會(huì)造成非常不利的影響[1]。但是，在現(xiàn)今的婚姻檔案的管理中，個(gè)人的信息和隱私的監(jiān)管不夠嚴(yán)格，有很多的缺陷，如通過部門人員采取不合法的手段進(jìn)行信息獲悉，還有婚姻檔案部門人員監(jiān)守自盜進(jìn)行信息的泄露?；橐龅怯浿鞴懿块T對(duì)婚姻檔案管理部門沒有明確的規(guī)章制度和獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)，也造成了婚姻檔案工作人員的疏忽。

（二）不同的地區(qū)因素影響了婚姻檔案工作

我國(guó)不同的地區(qū)基于其真實(shí)的情況，對(duì)婚姻檔案的管理也有不同，根據(jù)不同地區(qū)的差異，導(dǎo)致婚姻檔案管理工作的不同。如經(jīng)濟(jì)較為落后的偏遠(yuǎn)山區(qū)，一方面缺乏經(jīng)濟(jì)影響了婚姻檔案管理工作的有效實(shí)施；另一方面，由于山區(qū)路途遙遠(yuǎn)，出行不方便等情況，導(dǎo)致了很多人都無法馬上進(jìn)行婚姻登記，不能及時(shí)的記錄進(jìn)婚姻檔案，導(dǎo)致很多的名字和年齡等信息不符。因此，不同的地區(qū)因素，對(duì)婚姻檔案的管理影響很大。

（三）婚姻登記不固定

由于現(xiàn)目前的每個(gè)地區(qū)都有婚姻登記處，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)婚姻檔案的交接不能及時(shí)的完成，嚴(yán)重的還會(huì)出現(xiàn)婚姻檔案的不能有效儲(chǔ)放等現(xiàn)象。當(dāng)前社會(huì)的快速發(fā)展，人們的流動(dòng)性增大，很多人選擇在外地進(jìn)行婚姻登記，外地登記結(jié)婚對(duì)檔案管理的工作來說，加大了工作的難度，工作人員專業(yè)水平不高或者是系統(tǒng)不完善的話，容易導(dǎo)致婚姻檔案的歸檔出現(xiàn)錯(cuò)誤。

二、婚姻檔案管理工作的加強(qiáng)措施

（一）統(tǒng)一思想加強(qiáng)重視

婚姻檔案管理工作不僅是檔案管理的基礎(chǔ)，還是民政檔案重要的一部分，所以民政和檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)婚姻檔案管理工作進(jìn)行有效溝通，將十八大精神落實(shí)到檔案管理工作中，提高認(rèn)知的同時(shí)強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)《婚姻登記檔案管理方法》內(nèi)容，要求認(rèn)真學(xué)習(xí)和執(zhí)行，行政部門組織監(jiān)督和跟進(jìn)，提高婚姻檔案管理的質(zhì)量，讓檔案管理更加規(guī)范、科學(xué)和制度化發(fā)展。

（二）制定和完善制度促進(jìn)有章可循

檔案管理工作要規(guī)范化建設(shè)，就必須要求制定和完善規(guī)章制度，其設(shè)立能有效保護(hù)登記人的個(gè)人信息不被泄露[2]。婚姻檔案管理的信息量非常龐大，如果沒有束縛和制約，導(dǎo)致管理工作人員無法可依，無法開展管理工作?；橐鰴n案管理不同于其他檔案管理，它比其他檔案管理還多了自身屬性，其具有法定性和保密性等體征。所以，婚姻登記主管部門應(yīng)根據(jù)《婚姻登記法》的內(nèi)容，結(jié)合相關(guān)的法律制定完善的規(guī)章制度，其中包括檔案、數(shù)據(jù)、證書等管理制度，比如《崗位責(zé)任制度》《保密工作制度》《責(zé)任追究制度》《應(yīng)急預(yù)案》等，確?；橐龅怯洐n案的完整性，根據(jù)規(guī)章制度嚴(yán)格執(zhí)行，確保有法可依、合法行政，促使各項(xiàng)工作全面高效的開展，進(jìn)而能有效保證登記人的信息的安全性。

（三）運(yùn)用現(xiàn)代信息化進(jìn)行管理

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，各項(xiàng)管理工作都逐漸的信息化和數(shù)字化，漸漸進(jìn)行高效化管理。根據(jù)《婚姻登記檔案管理辦法》的內(nèi)容，婚姻登記檔案的有效期為一百年，也就是說檔案的保留時(shí)間很長(zhǎng)，還對(duì)有價(jià)值的檔案可以加長(zhǎng)期限或永久保留。由于保留期限的時(shí)間非常的漫長(zhǎng)，檔案自身的特點(diǎn)和人們對(duì)檔案的利用率，所以都需要將傳統(tǒng)的書面檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔n案管理。運(yùn)用信息化技術(shù)于婚姻檔案管理中，加強(qiáng)信息化管理建設(shè)，不僅能便于婚姻檔案的查閱和使用，還能為公安、司法等相關(guān)的部門提供檔案信息，減少婚姻方面的違法案件。而且能精準(zhǔn)、高效的查找相關(guān)信息，提高了婚姻檔案管理的工作效率。在信息化管理的建設(shè)中，要注重網(wǎng)絡(luò)的安全性，確保登記人的信息受到充分的保護(hù)。

（四）統(tǒng)一管理提高婚姻檔案復(fù)用度

目前，不同的地區(qū)婚姻檔案管理方法都不同，而且各個(gè)地區(qū)婚姻管理檔案都是各自為政[3]。根據(jù)《婚姻登記檔案管理辦法》的規(guī)定，要求必要按照檔案管理的規(guī)定進(jìn)行工作開展，以確?；橐鰴n案的管理統(tǒng)一化和規(guī)范化。按照要求在婚姻登記過程中，已經(jīng)登記了的檔案必須要按質(zhì)按時(shí)的進(jìn)行歸檔和移交，確?；橐鰴n案的完整度。然后在移交的過程中，要按照制度進(jìn)行檢查和備檔，確?；橐鰴n案的完整度和精確度。最后在進(jìn)入保管處進(jìn)行歸檔后，需要工作人員定期進(jìn)行查看，確?；橐鰴n案的完整度和復(fù)用度，要注意檔案不要出現(xiàn)損壞、遺失、看不清晰等情況，在統(tǒng)一管理過程中，要注意不要出現(xiàn)保管不當(dāng)?shù)膯栴}，侵害登記人的合法權(quán)益。

結(jié)語(yǔ)

綜上，婚姻檔案的作用越來越顯著，加強(qiáng)和完善婚姻檔案的管理工作，運(yùn)用信息化的管理手段進(jìn)行有效的管理，使檔案管理更加規(guī)范化和數(shù)字化，通過制定完善的規(guī)章制度，才能提高婚姻檔案管理工作的質(zhì)量和效率，更好為人們服務(wù)，有效的開展社會(huì)服務(wù)的功能。