論新形勢(shì)下國(guó)企秘書應(yīng)有的四大意識(shí)

文/ 王艷輝

在當(dāng)前國(guó)家改革日漸深入之際，社會(huì)生活急劇變化、日新月異之時(shí)，國(guó)企及其領(lǐng)導(dǎo)要面對(duì)的局面也更為復(fù)雜、要處理的問題也更加龐雜。同時(shí)，秘書是國(guó)企人員中與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系極為密切之人，也是重要的輔助領(lǐng)導(dǎo)處理、解決工作之人，故新形勢(shì)下國(guó)企秘書必須具備四大意識(shí)，才能勝任自己的角色定位、完滿完成本職工作。

一、全局意識(shí)

作為國(guó)企辦公室秘書，首先要具有全局意識(shí)，既因?yàn)椤安恢\全局者，不足以謀一域”，又因?yàn)樵诋?dāng)前新形勢(shì)下，各方的利益和訴求趨向多元化，需要從整體上去協(xié)調(diào)。要具有全局意識(shí)，秘書既要樹立全局思維，把工作的立足點(diǎn)放到企業(yè)發(fā)展的大局中去考慮，又要將全局利益的獲得作為自己工作價(jià)值衡量標(biāo)準(zhǔn)之一；要具有全局意識(shí)，秘書既要輔助領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)通盤考慮各個(gè)部門的利益和訴求，以期讓決策更能平衡各方利益，又要積極參與到企業(yè)工作的中心和第一線，以便充分把握各方利益和訴求；要具有全局意識(shí)，秘書既要協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)層和普通職工層間的利益訴求差異，也要了解不同部門的職工之間的利益訴求差異，以便輔助領(lǐng)導(dǎo)做出更優(yōu)化、更利于推行的決策。

要具有全局意識(shí)，尤其要有“政治意識(shí)”，即要站在政治的角度去思考、去指導(dǎo)秘書工作。在當(dāng)前新形勢(shì)下，國(guó)企的秘書要充分意識(shí)到國(guó)企的責(zé)任。不可否認(rèn)，作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)支柱的國(guó)企，承擔(dān)著振興國(guó)有經(jīng)濟(jì)、創(chuàng)造全民財(cái)富的重要經(jīng)濟(jì)功能。但同時(shí)也要認(rèn)識(shí)到，國(guó)企還承擔(dān)著重要的政治責(zé)任，也就說是，國(guó)企要通過自身的良好發(fā)展來展現(xiàn)社會(huì)主義制度的優(yōu)越性，要體現(xiàn)公有制經(jīng)濟(jì)為主體的經(jīng)濟(jì)制度的優(yōu)越性。所以，國(guó)企的秘書和領(lǐng)導(dǎo)一樣，要從政治高度來統(tǒng)領(lǐng)全局，而不能只用經(jīng)濟(jì)意識(shí)來進(jìn)行決策、開展工作。因此，新形勢(shì)的國(guó)企秘書要深入學(xué)習(xí)當(dāng)前黨的大政方針、重要政策，要時(shí)時(shí)把當(dāng)前黨和國(guó)家工作的重點(diǎn)記在心中，更要善于從政治高度去分析企業(yè)發(fā)展的方向、道路，從政治的高度去分析企業(yè)內(nèi)部人員的利益訴求，要從政治的高度草擬文件、處理事務(wù)，輔助領(lǐng)導(dǎo)做出優(yōu)化的決策。

二、吃苦意識(shí)

作為國(guó)企秘書，還要具有很強(qiáng)的吃苦意識(shí)，這首先是由秘書的工作性質(zhì)決定的。眾所周知，秘書是典型的幕后工作為主的職業(yè)，秘書基本生活在領(lǐng)導(dǎo)的“背后”，默默地輔助領(lǐng)導(dǎo)，為其拆招支招、排憂解難、處理瑣務(wù)。在當(dāng)前新形勢(shì)下，人們更注重自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，或者獲得優(yōu)厚的報(bào)酬、或者獲得尊崇的地位、或者獲得他者的肯定，而幕后工作為主的秘書卻更不易獲得這些東西以自我實(shí)現(xiàn)，因此沒有吃苦意識(shí)的秘書會(huì)很容易產(chǎn)生失落感，并因而喪失工作的動(dòng)力、熱情和持久性。所以，要成為新形勢(shì)下國(guó)企優(yōu)秀的秘書，吃苦意識(shí)必不可少。

另外，工作壓力大也是秘書要有吃苦意識(shí)的重要原因。習(xí)近平總書記在《秘書工作的風(fēng)范——與地縣辦公室干部談心》中講道，辦公室每一位同志都是很辛苦的，整天有干不完的事，經(jīng)常加班加點(diǎn)，甚至通宵工作，連星期六也難以休息，趕寫材料的秘書更辛苦，工作強(qiáng)度很大，超過了一般部門的工作量。事實(shí)確實(shí)如此，秘書的工作壓力是非常大，既要想到領(lǐng)導(dǎo)想到的，又要想到領(lǐng)導(dǎo)沒想到的；既要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，還要盡量想員工之所想；既要從全局上想、從政治高度想，還要從細(xì)微之處想；既要能輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重大決策制定，還要完美完成日?，嵓?xì)事務(wù)；既要工作時(shí)間滿負(fù)荷工作，又可能下班時(shí)間加班連軸轉(zhuǎn)；既可能因?yàn)檩o助工作不到位而受到領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)備，又可能因?yàn)轫斕骖I(lǐng)導(dǎo)出面而受到員工的抱怨。因此，新形勢(shì)下的國(guó)企秘書，沒有吃苦意識(shí)，很難平靜地、長(zhǎng)期地接受工作的重壓。

具備吃苦意識(shí)的秘書，也應(yīng)該從身體和心理兩個(gè)方面來調(diào)整自己。一是加強(qiáng)身體鍛煉。當(dāng)代生活的多吃、少動(dòng)、高脂肪本來就容易導(dǎo)致身體機(jī)能下降，再加之秘書工作以室內(nèi)久坐為主，就更容易導(dǎo)致身體機(jī)能下降，故秘書應(yīng)當(dāng)通過“野蠻其身體”讓肌體更加精力充沛、更加有活力，以此來應(yīng)對(duì)長(zhǎng)年累月、日復(fù)一日的繁重的工作。二是積極主動(dòng)地調(diào)節(jié)心理。由于秘書工作非常辛苦勞累，并且是幕后工作而不易獲得自我實(shí)現(xiàn)，當(dāng)“正向肯定”不足時(shí)，人就容易發(fā)生心理上（性格上）的不適，比如懈怠、頹廢、失望、壓抑，甚至于抑郁。因此，新形勢(shì)下的秘書，要學(xué)會(huì)積極調(diào)節(jié)心理，既要在主觀上不忘初心、堅(jiān)定信念，給予工作以充分的自我肯定，又要忙里偷閑，通過豐富自己的業(yè)余愛好，來調(diào)節(jié)疲憊的身心，并體驗(yàn)到生活的快樂。

三、溝通意識(shí)

秘書要具有很強(qiáng)的溝通意識(shí)，其因有二。一是因?yàn)槊貢穷I(lǐng)導(dǎo)與員工間的橋梁。秘書首先要服務(wù)的對(duì)象是自己的領(lǐng)導(dǎo)，工作時(shí)的行事、說話要始終以領(lǐng)導(dǎo)為中心，但秘書還要積極“上”達(dá)民意，將員工的意見反饋于領(lǐng)導(dǎo)，甚至親自代表、代替領(lǐng)導(dǎo)去解決員工的問題，因此說秘書必須具有溝通意識(shí)，才能完成領(lǐng)導(dǎo)和員工之間橋梁之作用。二是因?yàn)槊貢桥c人溝通的工作。秘書的工作要經(jīng)常性地面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和員工，也就是說，要時(shí)時(shí)與具有主觀能動(dòng)性的、具有各種思想觀念的人打交道，如果沒有積極的溝通，則很難實(shí)現(xiàn)不同主體間的理解、互動(dòng)和合作，那么工作的完成情況必然大打折扣。

當(dāng)前新形勢(shì)下，秘書的溝通工作根據(jù)對(duì)象的不同可分為四種：一是與領(lǐng)導(dǎo)溝通，即領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、匯報(bào)自己的工作、提出自己的建議；二是與員工溝通，即解決員工困難、搜集員工的意見和建議；三是溝通領(lǐng)導(dǎo)與員工，即上傳下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的信息，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的矛盾；四是自我溝通，即理性的自己和感性的自己斗爭(zhēng)，比如棘手的工作是否做、如何做，是否能夠承擔(dān)后果，等等。

如果要完成這些溝通，并非容易之事，需要掌握幾個(gè)原則。第一是真誠(chéng)原則。在當(dāng)前人與人之間生活相對(duì)封閉、交流漸少的情況下，能否真誠(chéng)地同他人交往而打開對(duì)方的心扉，便變得極為重要，秘書在溝通時(shí)當(dāng)然也應(yīng)該真誠(chéng)，既不對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有所隱瞞、刻意推諉工作和推卸責(zé)任，也不對(duì)員工有所隱瞞、盱眙推諉該做之事、虛假承諾而實(shí)不至，而應(yīng)該積極學(xué)會(huì)換位思考，積極從對(duì)方的角度、立場(chǎng)來思考問題，并進(jìn)而提出解決辦法。第二是精準(zhǔn)原則。當(dāng)前新形勢(shì)下，秘書、領(lǐng)導(dǎo)面臨的信息繁多、工作內(nèi)容龐雜，因此秘書溝通時(shí)一定要準(zhǔn)確。具體來說，秘書要根據(jù)不同的領(lǐng)導(dǎo)及其風(fēng)格而采取有效的溝通方式，如果領(lǐng)導(dǎo)雷厲風(fēng)行，那么秘書在溝通時(shí)就要速度快、效率高，如果領(lǐng)導(dǎo)穩(wěn)重扎實(shí)，那么秘書在溝通時(shí)就要考慮周全、三思而行；同樣，對(duì)于不同的員工，也應(yīng)該采取不同的溝通方式以便工作順利完成。第三是耐心原則。之所以需要溝通，一般來說就是領(lǐng)導(dǎo)、秘書、員工之間出現(xiàn)了信息的不對(duì)稱或意見的相左，如果沒有耐心，則很難將信息傳達(dá)完整，更難將相左的意見整合、統(tǒng)一，所以“不慌”“不急躁”“不生氣”，是秘書工作時(shí)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持的原則。第四是及時(shí)原則。秘書向員工傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策一定要及時(shí)，否則會(huì)影響決策的執(zhí)行與落實(shí)；秘書還要及時(shí)將員工的意見和建議反饋給領(lǐng)導(dǎo)，使得領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)反饋的信息而及時(shí)糾正、調(diào)整決策。

四、再學(xué)習(xí)意識(shí)

秘書還要具有再學(xué)習(xí)意識(shí)，因?yàn)樾滦蝿?shì)下，社會(huì)千變?nèi)f化、科技日新月異，企業(yè)、領(lǐng)導(dǎo)以及秘書都會(huì)經(jīng)常面臨新的形勢(shì)、新的問題、新的局面，所以秘書要不斷地再學(xué)習(xí)以提高自己、應(yīng)對(duì)新形勢(shì)。

秘書再學(xué)習(xí)的內(nèi)容，首先是國(guó)家方針政策，不但包括政治理論學(xué)習(xí)，還包括跟國(guó)企發(fā)展密切相關(guān)的方針政策，以便能夠站在跟高的位置上認(rèn)識(shí)自己的工作。其次是管理知識(shí)，雖然秘書并非直接的管理者，但其輔助的對(duì)象是企業(yè)的管理者，因此要學(xué)習(xí)企業(yè)管理方面的知識(shí)，從而對(duì)本企業(yè)的人力、物力、財(cái)力、信息等把握更深，并且能夠從經(jīng)營(yíng)層面、業(yè)務(wù)層面、決策層面、執(zhí)行層面、職工層面等各個(gè)層面來輔助領(lǐng)導(dǎo)做決策。最后是再學(xué)習(xí)專業(yè)基礎(chǔ)技能，比如口語交際能力，不斷提高自己的語音規(guī)范，以及傾聽溝通演講辯論等能力；又如公關(guān)禮儀能力，以便能更好地處理各種人際矛盾，能更好地與企業(yè)內(nèi)外部公眾進(jìn)行有效溝通交流，甚至處理企業(yè)遇到的危機(jī)事件，能更好地運(yùn)用見面禮儀、訪送禮儀、宴請(qǐng)禮儀等。至于速聽、速記能力，辦公軟件和辦公設(shè)備的使用等，也要通過再學(xué)習(xí)而不斷改進(jìn)和提高。

綜上所述，秘書是非常重要的職業(yè)，更是對(duì)從業(yè)者要求極高的職業(yè)，因此，只有具備了全局意識(shí)、吃苦意識(shí)、溝通意識(shí)、再學(xué)習(xí)意識(shí)的秘書，才能夠成為優(yōu)秀的職業(yè)人。