上海海事大學(xué)“一網(wǎng)通辦”為高校質(zhì)管工作提速

文/周開元 吳慧韞 王玉平

ISO9001 質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)是由建立在企業(yè)基礎(chǔ)上的管理模式發(fā)展到適合各行各業(yè)的一個通用性的標(biāo)準(zhǔn)，它為組織提供了一套基本的管理方法。越來越多的高校引入了ISO9001 質(zhì)量管理體系，按照質(zhì)量管理方法編寫教學(xué)相關(guān)工作的程序文件和各工作崗位的作業(yè)指導(dǎo)書，明確了各個崗位的職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系，確定了各項工作的程序，以確保每一個管理層和工作環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性和高效性。從而有力地保障了教學(xué)工作系統(tǒng)的高效規(guī)范，促進(jìn)了高校教學(xué)管理水平的提高。

但是現(xiàn)有高校的質(zhì)量管理體系要么僅有文件沒有系統(tǒng)，要么依靠傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行管理，而這些OA 系統(tǒng)普遍存在因?yàn)殚_發(fā)較早導(dǎo)致軟件兼容性障礙，以及無法移動辦公等功能性缺失的問題，影響了質(zhì)量管理體系的工作開展。

2016 年，上海海事大學(xué)建設(shè)了“一網(wǎng)通辦”項目，實(shí)現(xiàn)了“讓數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑腿”。2018年，上海市全力推進(jìn)“一網(wǎng)通辦”的政務(wù)服務(wù)，把政務(wù)數(shù)據(jù)歸集到一個功能性平臺，企業(yè)和群眾只要上“一張網(wǎng)”，就能辦成不同類型的事項。

在此背景下，上海海事大學(xué)為了更方便快捷地變更業(yè)務(wù)流程，靈活增加、減少、優(yōu)化流程環(huán)節(jié),結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，在2018 年確定了質(zhì)量管理系統(tǒng)的建設(shè)模式：通過“一網(wǎng)通辦”平臺進(jìn)行質(zhì)量相關(guān)文件的管理，單獨(dú)構(gòu)建質(zhì)管體系文件管理系統(tǒng)對質(zhì)量管理相關(guān)文件進(jìn)行一系列管理和展示，從而實(shí)現(xiàn)了“一網(wǎng)通辦”，也解決了質(zhì)管管理部門的管理問題。重建后的系統(tǒng)架構(gòu)如圖1 所示。

重新構(gòu)建的系統(tǒng)主要分為兩部分：“一網(wǎng)通辦”部分和質(zhì)管文件管理系統(tǒng)。

“一網(wǎng)通辦”

圖1 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

“一網(wǎng)通辦”是借助于工作流技術(shù)實(shí)現(xiàn)的。工作流是對工作流程及其各操作步驟之間業(yè)務(wù)規(guī)則的抽象、概括描述。其主要目的是為了實(shí)現(xiàn)某個業(yè)務(wù)目標(biāo)，將業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分解，利用計算機(jī)在多個參與者之間按某種預(yù)定規(guī)則和過程來自動傳遞文檔、信息或者任務(wù)，并對其進(jìn)行監(jiān)控，達(dá)到控制過程和提高工作效率的目的。而質(zhì)管文件在提交過程中，涉及到業(yè)務(wù)部門、質(zhì)管部門、校領(lǐng)導(dǎo)等多個部門內(nèi)的多名教職工，完全符合一個流程的設(shè)計理念。

工作流技術(shù)的優(yōu)勢是把業(yè)務(wù)流程的應(yīng)用邏輯和過程邏輯分開，可以不修改具體功能實(shí)現(xiàn)而只修改過程模型來改變系統(tǒng)功能，從而實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程部分或全部過程的集成管理。借助于工作流平臺，我們可以最大限度的標(biāo)準(zhǔn)化流程開發(fā)過程，利用Office 可以快速完成表單的繪制，并通過可視化的流程設(shè)計界面進(jìn)行流程再造，而與系統(tǒng)對接的技術(shù)則無語言限制，可以使用微服務(wù)架構(gòu)?；A(chǔ)平臺亦內(nèi)置了大量基礎(chǔ)代碼，我們只需要實(shí)現(xiàn)少量代碼即可快速構(gòu)建流程。

在認(rèn)真梳理質(zhì)管文件管理需求后，我們依托“一網(wǎng)通辦”平臺，針對質(zhì)量管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)采集的新增、修改、刪除部分進(jìn)行開發(fā)。通過業(yè)務(wù)流程的過程化流轉(zhuǎn)，使業(yè)務(wù)工作中涉及到的人員都能快速知道自己承擔(dān)的工作，并參與到工作之中，根據(jù)質(zhì)量手冊文件要求，完成流程梳理、開發(fā)等工作，使工作得以順利進(jìn)行。圖2 是我們在流程平臺中設(shè)計的“質(zhì)管文件新增流程”，該流程清晰可見，無論是管理人員還是教職工都對該流程過程有著清晰的認(rèn)知。

圖2 質(zhì)管文件新增流程

圖3 則是我們通過微軟Office 設(shè)計的新增程序文件的表單。該表單符合教職工的傳統(tǒng)理念，易于理解并易于操作。

通過“一網(wǎng)通辦”平臺，可以更好更快的把業(yè)務(wù)邏輯實(shí)例化。根據(jù)質(zhì)量手冊的要求，配置每一個流程節(jié)點(diǎn)人員崗位角色，把工作都落實(shí)到人員和人員部門，每一環(huán)節(jié)皆按照流程設(shè)計的規(guī)則執(zhí)行，包括業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過程中的節(jié)點(diǎn)審核、待辦提醒、撤回等功能。

質(zhì)量管理審核活動分散在各項任務(wù)的過程管理中，是任務(wù)工作流中的一個重要活動環(huán)節(jié)，也屬于檢查工作的一部分。質(zhì)量管理的審核文件及審核過程都記錄在平臺當(dāng)中，在“我申請的事項”和“需要我審批的事項”模塊中體現(xiàn)出來，業(yè)務(wù)管理者可在“我管理的事項”模塊中查看、管理所有事項。

基于Drupal 的質(zhì)量管理信息系統(tǒng)

上海海事大學(xué)質(zhì)量管理體系文件繁多，總體分為質(zhì)量手冊、程序文件、相關(guān)及支持性文件、質(zhì)量記錄、崗位職責(zé)等類型，主要由全校各部門經(jīng)審核流程提交后，由質(zhì)量管理辦公室進(jìn)行管理，所有文件經(jīng)授權(quán)發(fā)布，供校內(nèi)師生查閱。

該系統(tǒng)在設(shè)計之初，就需要配合“一網(wǎng)通辦”平臺進(jìn)行處理，因此它必須實(shí)現(xiàn)幾個細(xì)節(jié)問題：

1.采用RESTful 數(shù)據(jù)接口

RESTful 作為一種架構(gòu)風(fēng)格和接口設(shè)計規(guī)范，簡單、標(biāo)準(zhǔn)、易擴(kuò)展的特點(diǎn)讓其得到了越來越多的應(yīng)用。采用這種接口方式，便于“一網(wǎng)通辦”平臺調(diào)用。

2.文件在線閱讀及加密的實(shí)現(xiàn)

質(zhì)量體系文件是體系文件編撰者多年工作經(jīng)驗(yàn)的積累，也是對于過往工作的總結(jié)與提煉。文件作者的知識產(chǎn)權(quán)必須受到尊重。所以本項目必須通過文件在線閱讀及加密的技術(shù)手段進(jìn)行知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)。

FlexPaper 是一個開源輕量級的在瀏覽器上顯示各種文檔的組件，可以與SwfTools 配合使用。通過SwfTools 的PDF2SWF 組件將PDF 轉(zhuǎn)換成SWF，然后利用FlexPaper 插件實(shí)現(xiàn)在線瀏覽。另外也可以通過將一些例如Word、PPT 等文檔轉(zhuǎn)成PDF，然后實(shí)現(xiàn)在線瀏覽。圖4 是系統(tǒng)提供的在線閱讀及文本檢索的界面。

圖3 質(zhì)量文件表單

圖4 在線預(yù)覽及文本內(nèi)容檢索

圖5 全文檢索

3.全文檢索，相互鏈接

為使師生快捷有效的查詢文件，用戶可利用本系統(tǒng)“全站檢索”功能。借助Apache Solr，實(shí)現(xiàn)對質(zhì)量管理文件的責(zé)任部門、文件類型、文件編號、體系類別等信息進(jìn)行檢索；另外，采用Tika 實(shí)現(xiàn)對文本內(nèi)容的搜索。

針對“程序文件”和“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”兩種類型的文件與“相關(guān)性支持性文件”以及“質(zhì)量記錄”的主輔關(guān)系，對含有“相關(guān)性支持性文件”、“質(zhì)量記錄”的內(nèi)容的文件，系統(tǒng)根據(jù)文件編號以鏈接的方式關(guān)聯(lián)到主文件。

最終達(dá)到用戶對文件關(guān)鍵字、文本內(nèi)容、主輔文件的全方位檢索以及快速定位。圖5 是我們實(shí)現(xiàn)全文檢索的界面。

圖6 質(zhì)量管理體系文件系統(tǒng)

而在系統(tǒng)架構(gòu)方面，我們盡量采取站在巨人肩膀的策略進(jìn)行選型開發(fā)，盡量不從頭實(shí)現(xiàn)所有功能。對此，我們對質(zhì)管文件管理系統(tǒng)進(jìn)行了分析提煉，并從現(xiàn)有的流行開發(fā)框架、二次開發(fā)平臺進(jìn)行了選型，最終選擇了以Drupal為基礎(chǔ)來進(jìn)行系統(tǒng)的二次開發(fā)。Drupal 系統(tǒng)的優(yōu)勢是模塊化、靈活多變，基本不需要編寫計算機(jī)代碼就可以開發(fā)一個Web 網(wǎng)站，也可以構(gòu)建某一個領(lǐng)域的應(yīng)用系統(tǒng)。根據(jù)統(tǒng)計，使用Drupal 已經(jīng)成為全球頂尖高校中的一種潮流，它已經(jīng)被全球數(shù)以百計的院校選擇并應(yīng)用，無論是哈佛、斯坦福、杜克、布朗、羅格斯、劍橋、耶魯還是其他眾多知名高校，都已經(jīng)選擇 Drupal 作為他們理想的內(nèi)容管理框架。其豐富的模塊和先進(jìn)的架構(gòu)，使得信息系統(tǒng)可以和“一網(wǎng)通辦”平臺實(shí)現(xiàn)無縫對接。

除了上述幾個特點(diǎn)之外，一個完整的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計還應(yīng)包括：

1.系統(tǒng)管理設(shè)計

系統(tǒng)必須能夠提供用戶角色定義。我們的系統(tǒng)中創(chuàng)建了教職工和系統(tǒng)管理員兩個角色。

教職工：擁有本校CAS 統(tǒng)一身份認(rèn)證賬號的用戶，均可訪問系統(tǒng)。

系統(tǒng)管理員：在系統(tǒng)角色頁面，可以對使用管理系統(tǒng)的角色進(jìn)行維護(hù)、授權(quán)，包括增刪改查，除了系統(tǒng)已經(jīng)鎖定的匿名用戶和注冊用戶外，其余角色均可編輯、刪除。

2.質(zhì)量管理文件類型及功能限制設(shè)計

系統(tǒng)按照六個質(zhì)量管理文件類型，及質(zhì)量手冊、程序文件、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、相關(guān)支持性文件、質(zhì)量記錄作出相關(guān)的頁面供檢索查詢；普通用戶對文件內(nèi)容不能進(jìn)行復(fù)制、下載、打印。

3.質(zhì)量管理文件查詢設(shè)計

支持全文檢索功能；

按標(biāo)題、部門、文件類型、版號、文件編號等關(guān)鍵字檢索；

文件內(nèi)容中的文字檢索；

相關(guān)性支持性文件、質(zhì)量記錄與主文件的關(guān)聯(lián)。

4.文件清單設(shè)計

系統(tǒng)按照內(nèi)外省分類、類型分類等不同需求導(dǎo)出文件清單。

5.打印歸檔文件頁

系統(tǒng)提供質(zhì)量手冊、程序文件、崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)按文件編號、責(zé)任部門等信息模板供管理員打印。

最終，我們重建了如圖6 所示的質(zhì)量管理體系文件系統(tǒng)。

本系統(tǒng)是在短短的半個月內(nèi)實(shí)現(xiàn)并上線，然后在一個星期內(nèi)實(shí)現(xiàn)了我校ISO9001:2015 版的轉(zhuǎn)版工作，極大地提高了質(zhì)管工作效率。不僅如此，該流程的使用，也讓校內(nèi)教職工熟悉了“一網(wǎng)通辦”，吸引了眾多業(yè)務(wù)部門開發(fā)流程的興趣，兩者相輔相承、相互促進(jìn)。

本系統(tǒng)在設(shè)計上充分利用了流程和信息管理系統(tǒng)相分離的理念，在“一網(wǎng)通辦”的核心思想下，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的統(tǒng)一辦理，提高了工作效率，跟蹤業(yè)務(wù)處理過程；同時采用成熟的開源軟件Drupal進(jìn)行快速內(nèi)容發(fā)布，結(jié)合RESTful 技術(shù)實(shí)現(xiàn)流程和“一網(wǎng)通辦”的數(shù)據(jù)對接，利用開源FlexPaper 組件實(shí)現(xiàn)PDF 在線預(yù)覽等，是對傳統(tǒng)信息系統(tǒng)設(shè)計的一種顛覆，系統(tǒng)技術(shù)上可靠性高，實(shí)現(xiàn)了低成本的快速開發(fā)。