醫(yī)院文書檔案管理和利用研究

（山東高密經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)衛(wèi)生院，山東 高密 261502）

信息化時(shí)代的來臨和發(fā)展，為醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)的同時(shí)，也提供了更多的發(fā)展機(jī)會(huì)。基于當(dāng)今時(shí)代背景下，人們對計(jì)算機(jī)及各類現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用已經(jīng)普遍，醫(yī)院在實(shí)際開展文書檔案管理及利用的過程中，應(yīng)注重積極利用各種現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，有助于簡化工作流程，降低人員工作壓力，提升文書檔案管理和利用整體效率。

一、醫(yī)院文書檔案管理和利用重要性分析

第一，有助于優(yōu)化醫(yī)院整體管理水平。推動(dòng)文書檔案信息化管理及利用進(jìn)程，可促使文書檔案的是實(shí)用性價(jià)值被更有效的挖掘出來，進(jìn)而為醫(yī)院相關(guān)決策操作提供可靠依據(jù)，強(qiáng)化醫(yī)院服務(wù)能力，促進(jìn)其整體管理水平提升。第二，實(shí)現(xiàn)檔案再利用。以往針對文書檔案進(jìn)行管理和利用時(shí)，涉及的工作流程和內(nèi)容均較為復(fù)雜，易引發(fā)各種人力、物力等資源浪費(fèi)問題的發(fā)生，但通過利用信息化技術(shù)和設(shè)備的方式，不僅可有效規(guī)避上述問題，且能夠提升各環(huán)節(jié)管理及利用工作效率及質(zhì)量。

二、有效措施

（一）積極推動(dòng)信息化系統(tǒng)的構(gòu)建

醫(yī)院對文書檔案進(jìn)行管理和利用時(shí)，想要有效發(fā)揮各環(huán)節(jié)工作實(shí)效性，需做到以下幾點(diǎn)：

第一，需要明確此項(xiàng)工作存在的作用和意義，并可以正視其現(xiàn)實(shí)價(jià)值，積極探尋和采取多種有效手段，推動(dòng)信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和構(gòu)建，并確保各環(huán)節(jié)操作擁有充足的資金、人力等資源作為支撐。同時(shí)，重視考量自身的現(xiàn)實(shí)發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)行各類現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)工作，聘請和吸收專業(yè)化的信息管理人才，如此一來，可達(dá)到有效發(fā)揮各環(huán)節(jié)文書檔案信息化管理和應(yīng)用實(shí)效性的目的。此外，需要認(rèn)可信息化技術(shù)在文書檔案管理和利用工作發(fā)揮的作用和價(jià)值，針對相關(guān)管理人員展開多元化、系統(tǒng)化的理論及技能培訓(xùn)操作，并建立相應(yīng)的考核機(jī)制，確保人員的學(xué)習(xí)效果，獎(jiǎng)罰機(jī)制的設(shè)立也具有較高必要性，針對持敷衍態(tài)度應(yīng)付培訓(xùn)的，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)處罰以示懲戒，以便提高各管理人員的學(xué)習(xí)積極性。

第二，建設(shè)配套的監(jiān)督管控體系和制度，并將其作為基礎(chǔ)，開展信息資料系統(tǒng)檢查機(jī)制的建設(shè)操作，在此基礎(chǔ)上有利于實(shí)現(xiàn)對所建設(shè)信息化系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量及安全性等的實(shí)時(shí)觀察和了解，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)各類問題及安全隱患，更便捷、精準(zhǔn)的找出問題出現(xiàn)位置及誘發(fā)原因，對于縮短問題處理時(shí)間，提高問題處理效果存在積極影響。同時(shí)，也有助于促使醫(yī)院文書檔案管理及利用的實(shí)效性更充分的發(fā)揮出來，推動(dòng)相關(guān)工作的信息化發(fā)展進(jìn)程。

（二）建設(shè)高素質(zhì)人員隊(duì)伍

各類信息技術(shù)及大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，促使其在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用也日益廣泛化，基于此，除創(chuàng)建高效的信息化管理系統(tǒng)外，建設(shè)高素質(zhì)人員隊(duì)伍也至關(guān)重要，這也是確保信息化系統(tǒng)及相關(guān)信息化技術(shù)、設(shè)備實(shí)效性能夠有效發(fā)揮的重要條件之一。確保文書檔案管理人員具有優(yōu)良的專業(yè)素質(zhì)以及過硬的工作和計(jì)算機(jī)操作技能，對于更好的推動(dòng)文書檔案管理及利用信息化發(fā)展進(jìn)程存在積極影響。

具體而言，醫(yī)院需要積極開展多元化的人員建設(shè)操作，圍繞必備的計(jì)算機(jī)操作技能及相關(guān)理論等，組織專題講座或者對相關(guān)人員開展有效培訓(xùn)，使得各環(huán)節(jié)信息化文化檔案管理及利用的實(shí)際作用更好的發(fā)揮出來。檔案管理人員需要有效掌握一些必要的計(jì)算機(jī)操作方法，并可以靈活、規(guī)范的應(yīng)用各類辦公軟件，明確各種信息化管理的模式和方式，能夠推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展。

（三）創(chuàng)設(shè)和健全信息化管理制度

對于社會(huì)來講，醫(yī)院發(fā)揮的作用至關(guān)重要，開展高質(zhì)量的文書檔案管理和利用工作，有助于優(yōu)化醫(yī)院整體服務(wù)水平，推動(dòng)其規(guī)范化、健康化發(fā)展。相關(guān)部門在具體開展各環(huán)節(jié)工作的過程中，需要重視充分考量國家及有關(guān)部門出臺文件的相關(guān)內(nèi)容，結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)實(shí)發(fā)展?fàn)顩r，針對文書檔案信息化管理相關(guān)的制度和體系等開展有效的創(chuàng)設(shè)和健全操作，對于推動(dòng)醫(yī)院檔案管理信息化水平也可起到積極作用。

與此同時(shí)，也可基于現(xiàn)代科技和管理等角度，推動(dòng)醫(yī)院文書檔案的信息化管理及利用。具體而言，第一，整合及優(yōu)化各類高實(shí)效性的檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及要求，簡單來講，需要對電子檔案的管理和操作過程開展合理細(xì)分，如此一來，可以大幅提升文書檔案管理及利用操作的有序性及合理性。第二，確保各環(huán)節(jié)安全保密工作質(zhì)量。隨著各類大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷涌現(xiàn)和發(fā)展，醫(yī)院檔案管理面臨挑戰(zhàn)日漸增多，確保檔案安全發(fā)揮的重要性越來越高，因此，實(shí)際針對文書檔案開展管理及利用的過程中，應(yīng)重視創(chuàng)建配套的安全防護(hù)系統(tǒng)，并促使其良好發(fā)揮作用。

（四）檔案管理方法多元化

除上述措施外，還需要對探尋和應(yīng)用多元化的檔案管理方法提起重視，以在實(shí)際工作過程中，根據(jù)具體情況合理的選擇適宜的管理方法，確保文書檔案管理和利用的整體質(zhì)量，促使各種信息化技術(shù)和設(shè)備的實(shí)用性價(jià)值被更充分的挖掘出來，提升檔案信息化管理及利用的合理性和規(guī)范性。

對于醫(yī)院的運(yùn)營和發(fā)展來講，文書檔案發(fā)揮的作用至關(guān)重要，只有開展高質(zhì)量的檔案管理保障工作，才可以有效確保各檔案的完整、準(zhǔn)確及真實(shí)性，促使其在醫(yī)院的發(fā)展過程中更好的發(fā)揮價(jià)值。所以，通過多種信息化的技術(shù)和手段，對其開展信息化的管理和利用，并確保各環(huán)節(jié)相關(guān)操作的規(guī)范性和有效性十分重要，其中，可通過統(tǒng)一設(shè)置文書檔案格式的方式實(shí)現(xiàn)，并確保每隔一段固定的時(shí)間開展一次信息化系統(tǒng)的檢查和維護(hù)操作，以便促使文書檔案的實(shí)用性價(jià)值充分的發(fā)揮出來。

結(jié)論：綜上所述，信息時(shí)代背景下，各種各樣的信息化技術(shù)和設(shè)備層出不窮，并逐漸滲透進(jìn)各行業(yè)領(lǐng)域中，其中包括醫(yī)療行業(yè)，在醫(yī)院文書檔案管理及利用的過程中，有效應(yīng)用各類信息化技術(shù)和設(shè)備，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展流程，提升相關(guān)工作整體信息化水平，不僅有助于優(yōu)化文書檔案管理質(zhì)量，對推動(dòng)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展也存在關(guān)鍵意義。