信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析

（天津市河西區(qū)住房和建設委員會，天津 300204）

當前世界科技飛速發(fā)展，不斷的新技術應用到社會生活和社會生產之中，尤其是信息技術的應用給人們的生活帶來了巨大的改變。在我國社會不斷信息化的環(huán)境下，對于辦公室的文案管理要求逐漸增高，帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

一、推進辦公室文書管理工作信息化的必要性

信息技術的不斷發(fā)展，加快社會各行業(yè)的工作效率和制度革新，也使得其在許多領域都有了較大范圍的普及。在機關事業(yè)單位的文書檔案管理中應用信息技術，可以使檔案的管理者更快的去收集、整理、歸納和分析，更讓檔案查閱和使用的效率大大提高，而利用數(shù)字化系統(tǒng)進行在線瀏覽更是為這些使用提供了相當?shù)谋憷?，尤其是單位各分支機構的信息交流。通過網絡云儲存技術的應用，能夠讓文書檔案保存更具完整性和安全性；也為外派的機關人員提供便利的信息下載、分享和傳遞功能，使得檔案的使用效率得到相當大的提升。

二、信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

（一）創(chuàng)新工作制度

要加強文書檔案管理的制度建設，明確檔案管理的目標、任務和標準，完善、規(guī)范文書檔案管理制度，建立明確的分工體系，實現(xiàn)責任分工化、人物明晰化。辦公室人員在接受一份文書后，需要準確了解文書檔案的流動，對文書檔案的安全負責。要做好協(xié)調管理，在思想上達到共識，在工作中相互指導、服務，提升工作效率。重視員工工作經驗積累，不斷地改進和完善管理手段和方式，這對工作效率的提升將起到重要作用。

（二）加強精細化、流程化、標準化管理

管理編制文書檔案要按照“標準統(tǒng)一、上下一致”的原則，創(chuàng)建科學的文書檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理信息技術化、標準化充分體現(xiàn)。規(guī)范管理辦公室文書檔案，并將檔案進行科學的密級分類，根據文件的機密等級嚴格建檔管理工作，明確收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔、銷毀等歸檔順序，按照相應的規(guī)章制度，嚴禁細致地對檔案進行分類與歸檔。需要指出的是，要雙重備份檔案的文檔版與電子版，采用機讀模式管理檢索式的文檔，要確保文書檔案保管的完整安全，并方便查找和歸檔。普通文檔建立檢索系統(tǒng)可建立時間、文檔名稱、經手人或關鍵人姓名、文檔存放地點等關鍵條目，方便有針對性地進行查找借閱；重要文檔檢索系統(tǒng)除紙質原始文件，還要建立電子備份文件，避免因意外造成電腦信息缺失或泄密情況。

（三）提升檔案管理的安全性

提升數(shù)字化文書檔案管理的安全性應當從以下幾個方面開展：第一，進行數(shù)據備份。在文書檔案的管理中，為了保證數(shù)據資源的完整性與安全性，應當對所有錄入的信息進行備份，以便于應對原檔案或者數(shù)據丟失的情況。第二，采用最新殺毒軟件保證數(shù)據安全。不法分子利用病毒入侵計算機將會給檔案管理工作造成嚴重的不良影響，有可能導致檔案信息的丟失，或者是導致其被篡改。因此要定期對計算機系統(tǒng)進行及時的殺毒，還要采用最新版本的查毒軟件，以更好的保證文書檔案信息的安全。

（四）加強對工作人員的培訓

在信息社會下，發(fā)展速度越來越快，信息量不斷增大，并且這種趨勢越來越明顯，辦公室文書檔案管理工作是信息化社會的一個縮影，同樣存在著這種趨勢，這就對辦公室文書檔案管理人員提出了較高的要求，相關的人員應該從自身技能出發(fā)，對照現(xiàn)代社會中所需的技能，在欠缺的地方加緊努力，單位也應該對員工進行定期培訓，做到哪方面短缺就在哪方面培訓，這樣才能不斷適應信息化社會的要求，擺脫辦公室文書檔案管理工作與信息化社會脫節(jié)的困擾。

（五）不斷更新信息化技術

在管理文書檔案時管理人員也要升級落后的信息技術，建立電子檔案以及網絡檔案資源庫。第一，利用計算機做好相應的檔案信息統(tǒng)計任務，提高計算機檔案管理效率，最大程度的減少失誤。第二，結合相關的軟件建立相關的電子檔案，將多樣化的信息如圖片、聲音與視頻等檔案統(tǒng)一收錄在一起，保證檔案的真實與完整。第三，建立網絡檔案資源庫，整合各個部門的檔案并輸入到資料庫中，便于搜索與歸類檔案，盡可能將人為查閱檔案出現(xiàn)的泄露、丟失以及其他問題減少，突破了時空統(tǒng)計檔案的情況，讓企業(yè)人員能更加便捷地查閱檔案。第四，建立比較嚴密的安全監(jiān)控系統(tǒng)，利用網絡密匙、訪問權限等做好監(jiān)管工作，保證檔案的嚴密性。同時，還要做好電子檔案備份工作，技術更新檢查檔案信息，避免出現(xiàn)檔案丟失問題。

結束語：

在信息化發(fā)展非?？焖俚臅r代，辦公室文書檔案管理工作也應該隨著社會進步而進步，而不是單純的進行檔案的分類或者是匯總。這使得辦公室文書檔案工作面臨很多挑戰(zhàn)，并且從現(xiàn)實情況中可以看出辦公室對于這種轉變還不能很好地適應，但是這種環(huán)境下的辦公室應該懷揣著挑戰(zhàn)的心態(tài)來積極主動的進行改革，而不能安于現(xiàn)狀。