事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化路徑研究

（山東省菏澤市單縣城市園林綠化服務中心，山東 菏澤 274300）

前言

檔案是事業(yè)單位管理的重要組成部分，其以聲像、圖表、文字等多種形式保存著事業(yè)單位的歷史記錄。國家方面為了提高事業(yè)單位的檔案管理水平，出臺了《干部人事檔案工作條例》、《機關檔案管理規(guī)定》、《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等系列規(guī)定，為推進事業(yè)單位檔案管理的制度化、標準化、科學化及規(guī)范化，奠定了良好的制度基礎[1]。

一、事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化的重要性

這主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面，有助于保障檔案安全?，F(xiàn)代圖書學和檔案學認為檔案是一種寶貴的無形資產(chǎn)，認為檔案的參考價值和憑證價值對于單位的發(fā)展起到有效促進。首先，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化，嚴格遵循規(guī)章制度、政策文件及法律法規(guī)來管理檔案，能夠防止檔案管理工作出現(xiàn)混亂的情況，做到真正的精準管理。不管是收集新檔案，或是處理、升級和銷毀舊檔案，都需要滿足一定標準，遵守相應的流程，否則便會導致檔案管理出現(xiàn)問題，給檔案價值的發(fā)揮形成直接影響。其次，加快事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化，嚴格傳閱、歸檔、借閱的流程和內(nèi)容，能夠使檔案安全得以良好保障，以免發(fā)生檔案損毀、遺失等問題；另一方面，有助于降低管理成本。伴隨事業(yè)單位單位的持續(xù)發(fā)展，相較于以往檔案資源的數(shù)量可謂有著巨大提升。在此種背景下，唯有實現(xiàn)規(guī)范化管理，才可能實現(xiàn)成本的降低。例如，通過加快信息化建設，能使紙質(zhì)檔案占用的資源與空間有效縮減，實現(xiàn)網(wǎng)絡終端的“一體化管理”[2]。同時，通過實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，也有助于檔案管理人員工作量的減少，進而將每個檔案管理人員的價值更多發(fā)揮出來。例如，職責分工的明確，能夠將重復勞動問題更好地解決，將不必要的中間環(huán)節(jié)縮減掉，從而提高檔案管理效益。

二、實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的路徑

上述分析中我們得知事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的重要性，因此，該通過哪些路徑實現(xiàn)規(guī)范化管理的目標，就顯得十分關鍵。筆者建議可從如下方面著手：

（一）增強檔案管理規(guī)范化意識

檔案管理工作是事業(yè)單位實現(xiàn)自身管理水平提升的重要環(huán)節(jié)。一個單位檔案管理的水平，能夠反映出自身的發(fā)展?jié)摿肮芾砀艣r。要做到思想指導行動，就需要進一步加強檔案管理規(guī)范化意識。具體而言，一方面要做好宣傳工作，使單位全體人員對檔案管理規(guī)范化的重要性有著清楚認識。可通過在櫥窗、宣傳展板等位置張貼檔案管理海報，定期開展檔案管理的宣傳教育活動，提升單位全員的檔案意識，尤其要注意強調(diào)檔案規(guī)范化管理的重要性及內(nèi)涵要義。另一方面，將檔案管理納入到單位規(guī)劃中。在單位的經(jīng)費預算及年度計劃等方面，應考慮到檔案管理的部分，進行專項管理基金的設置，不斷推進檔案管理規(guī)范化。

（二）加快檔案管理制度規(guī)范化

檔案管理規(guī)范化需要管理制度的有效維護。想要實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化水平的提升，就應著手建設相應制度，結合現(xiàn)有制度的具體情況展開及時的更新、維護。并且，要注意將規(guī)范化和精細化相結合，針對國家已有的規(guī)定，制訂制度細則，同時，著手規(guī)范之前未規(guī)范的流程和環(huán)節(jié)，統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標準。比如，聲像檔案、電子檔案及紙質(zhì)檔案等，如何借閱與保存不同類別的檔案，都需要相應檔案管理規(guī)范進行要求。

（三）檔案管理隊伍建設規(guī)范化

檔案管理規(guī)范化的必備條件就是一支素質(zhì)過硬的檔案管理隊伍。因為，檔案是通過相關人員進行管理與保存的，需要相關人員既能熟練掌握信息技術，又要具有政治意識。在建設檔案管理隊伍的時候，可選聘檔案管理專業(yè)出身的人員，以使檔案管理隊伍的專業(yè)綜合能力得以加強?；蚴羌訌姮F(xiàn)有人員的繼續(xù)教育培訓，結合《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》對培訓內(nèi)容做進一步規(guī)范，采用多種有效方式來提高檔案專業(yè)人員的學科素養(yǎng)與創(chuàng)新能力，幫助他們掌握更多檔案專業(yè)的新方法、新技術、新知識，通過不斷地學習實現(xiàn)自身專業(yè)水平的提升，進而實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的目標[3]。

（四）推進檔案存檔保管規(guī)范化

國家檔案局對檔案安全保密工作一直都是重點強調(diào)的，這也是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的基礎條件。對此，這要求各事業(yè)單位在探索檔案管理規(guī)范化路徑的過程中，要注意消除檔案管理中的安全隱患。一是，利用現(xiàn)代化技術監(jiān)控紙質(zhì)檔案室的濕度與溫度，避免檔案滋生害蟲。同時，針對具有較大價值的紙質(zhì)檔案，要采用微縮拍照、電子掃描等諸多方式展開及時處理，將之轉為電子檔案，以使檔案壽命延長。二是，嘗試將數(shù)字證書技術、云加密技術、數(shù)字加密技術、區(qū)塊鏈技術等在電子檔案加密領域進行運用，并借助云存儲長時間保存電子檔案，保證事前防控和事后防控有機結合。三是，加強保密教育，對涉密檔案的審批流程和查閱權限進行明確，以免發(fā)生問題。并且為了提高員工的責任意識，相關崗位員工要進行保密責任書的簽署。

結語

總之，在信息化時代下，事業(yè)單位要想實現(xiàn)長遠發(fā)展，需要加強自身各項管理工作的改革。檔案管理作為事業(yè)單位建設及發(fā)展的基礎性、日常性工作，應結合目前的形勢，提出創(chuàng)新性的解決思路，迎合事業(yè)單位管理市場化、科學化及規(guī)范化的要求，從而實現(xiàn)事業(yè)單位的良性發(fā)展。