檔案數(shù)據(jù)化趨勢下文件連續(xù)體理論的生命力探析

伏春鵬/上海大學(xué)圖書情報(bào)檔案系

信息技術(shù)的發(fā)展使文件運(yùn)轉(zhuǎn)方式發(fā)生了改變，傳統(tǒng)的分段式文件管理辦法顯得捉襟見肘。1996年澳大利亞國家檔案標(biāo)準(zhǔn)提出了文件連續(xù)體（Records Continuum）的定義，1997年澳大利亞檔案學(xué)者Frank Upward在其著作中正式提出了文件連續(xù)體理論的四維模型。文件連續(xù)體理論為文件運(yùn)轉(zhuǎn)提出了一種新的管理模式，該理論倡導(dǎo)連續(xù)性開展檔案管理工作，使其能夠在管理數(shù)字態(tài)檔案時(shí)展現(xiàn)出強(qiáng)大的生命力。

2018年，時(shí)任國家檔案局局長、中央檔案館館長李明華在全國檔案局長館長工作會(huì)議上指出：“檔案工作正在經(jīng)歷一個(gè)從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實(shí)體到管檔案數(shù)據(jù)的變革過程?！盵1]數(shù)字技術(shù)加快了檔案數(shù)據(jù)化趨勢。在國外，新西蘭、澳大利亞等國家先后發(fā)布了基于文件連續(xù)體理論的數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃[2]；在國內(nèi)，國家檔案局鼓勵(lì)“在有條件的部門開展數(shù)字檔案‘單軌制’試點(diǎn)”[3]。無論是數(shù)字連續(xù)性的探索還是“單軌制”的嘗試，都不約而同地指向了文檔連續(xù)化處理。因此。對檔案數(shù)據(jù)化趨勢下的文件連續(xù)體理論探索不僅順應(yīng)了檔案數(shù)據(jù)研究趨勢，還為新形勢下檔案數(shù)據(jù)管理提供了一種全新的方法論。

1 文件連續(xù)體理論在檔案數(shù)據(jù)化中的適用性分析

文件連續(xù)體理論誕生至今，在不斷探討和實(shí)踐過程中，內(nèi)涵得到了豐富，能夠適應(yīng)不同形態(tài)下的檔案管理。通過對文件連續(xù)體理論模型的坐標(biāo)軸進(jìn)行了解可以直觀反映文件連續(xù)體理論。該模型由身份（Identity）、互動(dòng)性（Transactional）、文件保存（Recordingkeeping）和證據(jù)（Evidential）4個(gè)軸以及形成（Create）、捕獲（Capture）、組織（Organise）和聚合（Pluralise）4個(gè)維度構(gòu)成，軸和維度相交構(gòu)成了16個(gè)坐標(biāo)，共同反映了文件的時(shí)空延伸性[4]。文獻(xiàn)連續(xù)體理論中的四個(gè)軸與不同時(shí)空范圍的數(shù)據(jù)管理要素相互對應(yīng)。軸與維度交匯又形成了反映檔案數(shù)據(jù)目的、過程和職能的坐標(biāo)。因此對該理論模型進(jìn)行移植，可以窺探文件連續(xù)體理論在檔案數(shù)據(jù)管理中的適應(yīng)性。

1.1 從“軸”和“坐標(biāo)”層面分析

第一，身份軸由內(nèi)到外主要反映了檔案數(shù)據(jù)的生成者、保管開發(fā)部門、管理部門及數(shù)據(jù)管理制度和體系。在我國分別代表檔案的生成部門；企業(yè)信息中心（數(shù)據(jù)中心、檔案室）、各級綜合（專業(yè)）檔案館；檔案行政部門以及檔案政策法規(guī)體系。第二，文件保存軸由內(nèi)到外的坐標(biāo)指的是活動(dòng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)；業(yè)務(wù)部門利用的檔案數(shù)據(jù)集；組織中相關(guān)聯(lián)的檔案數(shù)據(jù)包以及在社會(huì)范圍中具有較大影響的多組織數(shù)據(jù)集合。在我國實(shí)際管理的對象分別是日常工作中形成的電子文件和數(shù)據(jù)；各單位主要事務(wù)開展后形成的案卷級數(shù)據(jù)包；相關(guān)職能部門所形成的全宗級數(shù)據(jù)庫；以及多領(lǐng)域聯(lián)合構(gòu)成的數(shù)據(jù)共享中心庫。第三，互動(dòng)軸是數(shù)據(jù)在不同的生成和保管場所中反映的不同作用和對同一維度其他環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的影響。在實(shí)際管理中代表檔案數(shù)據(jù)能直觀反映不同場景中形成和利用主體的主要職能及在社會(huì)中所扮演的角色，體現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)發(fā)揮現(xiàn)實(shí)作用到實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值的整個(gè)過程。第四，證據(jù)軸反映了檔案數(shù)據(jù)作為真實(shí)的原始記錄，在不同時(shí)空范圍中以何種形式發(fā)揮證據(jù)和憑證價(jià)值的過程。在檔案保管的基層單位，檔案數(shù)據(jù)是個(gè)人開展業(yè)務(wù)所留下的痕跡以及單位所開展活動(dòng)產(chǎn)生的記錄；擴(kuò)大范圍后，檔案數(shù)據(jù)反映的是某一領(lǐng)域的機(jī)構(gòu)職能；范圍再次擴(kuò)大，在地區(qū)或行業(yè)間共享系統(tǒng)中，檔案數(shù)據(jù)展現(xiàn)的是某一重要?dú)v史活動(dòng)和社會(huì)事件的真實(shí)面貌。文件連續(xù)體理論的“軸”與“坐標(biāo)”覆蓋了所有檔案機(jī)構(gòu)，同時(shí)反映了檔案在各個(gè)時(shí)空范圍的憑證作用及證據(jù)價(jià)值。在這一層面，文件連續(xù)體理論表現(xiàn)出與檔案數(shù)據(jù)管理極強(qiáng)的匹配性，表明檔案數(shù)據(jù)可以充分借鑒這一模型進(jìn)行管理。

1.2 從“四個(gè)維度”層面分析

數(shù)據(jù)化趨勢下的檔案管理依然遵循著文件連續(xù)體理論模型由內(nèi)向外的形成維（Create）、捕獲維（Capture）、組織維（Organise）和聚合維（Pluralise）的維度劃分標(biāo)準(zhǔn)[5]。第一，形成維描述的是業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中形成的關(guān)聯(lián)性較低的數(shù)據(jù)，這一維度描述的是數(shù)據(jù)不斷生成的過程，數(shù)據(jù)主要是對背景信息的描述和對事件過程痕跡的真實(shí)展示。這一環(huán)節(jié)的主體主要是形成檔案數(shù)據(jù)的個(gè)人或團(tuán)體，數(shù)據(jù)反映某一特定時(shí)間點(diǎn)所發(fā)生的行為痕跡。第二，捕獲維描述的是在業(yè)務(wù)部門中將其內(nèi)部發(fā)生的業(yè)務(wù)活動(dòng)數(shù)據(jù)進(jìn)行捕獲，這些被捕獲的數(shù)據(jù)是在部門中有價(jià)值的部分，它們的元數(shù)據(jù)具有關(guān)聯(lián)性，能夠成為業(yè)務(wù)部門開展活動(dòng)的憑證，這些數(shù)據(jù)是某一事件和職能的檔案數(shù)據(jù)組成的有關(guān)聯(lián)性的數(shù)據(jù)集合。這一環(huán)節(jié)將獨(dú)立形成的數(shù)據(jù)進(jìn)行了初步匯總整理，使其能夠展示活動(dòng)開展的全過程，同時(shí)也可以追溯到形成維的各個(gè)參與要素。第三，組織維描述了一個(gè)類似于全宗形成單位的規(guī)?；瘷C(jī)構(gòu)，對于內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)集合的篩選、整理、編目和保存，反映了其在社會(huì)中的分工及角色，在這一維度中數(shù)據(jù)的時(shí)空延伸性被擴(kuò)大，數(shù)據(jù)集合來自不同時(shí)間和地點(diǎn)，共同反映了機(jī)構(gòu)的職能和定位。第四，聚合維描述來自不同機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)聚集在一起，對其進(jìn)行建構(gòu)后，形成反映某一社會(huì)活動(dòng)的記憶，檔案數(shù)據(jù)在這一維度中雖不直接呈現(xiàn)事件的背景信息，但卻通過數(shù)據(jù)的連續(xù)性使其獲得了范圍更廣的數(shù)據(jù)擴(kuò)展性，使數(shù)據(jù)集合提供更全面真實(shí)的信息內(nèi)容。

四個(gè)維度均能反映檔案數(shù)據(jù)在不同環(huán)境下所表現(xiàn)出的作用和價(jià)值，也是檔案數(shù)據(jù)克服時(shí)空限制并展現(xiàn)其延伸性的過程。維度從內(nèi)向外反映了檔案數(shù)據(jù)從生成到參與社會(huì)記憶構(gòu)建的過程；從外向內(nèi)則體現(xiàn)了數(shù)據(jù)可在同一時(shí)空狀態(tài)下存在于不同維度的特性。在這一層面，實(shí)際的檔案數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)方式與文件連續(xù)體理論對于連續(xù)性的思考有機(jī)結(jié)合，為檔案數(shù)據(jù)的時(shí)空延展性提供了理論支撐，在這一理論幫助下檔案數(shù)據(jù)能夠更全面發(fā)揮價(jià)值。

1.3 文件連續(xù)體理論模型與檔案數(shù)據(jù)管理的匹配性分析

文件連續(xù)體理論強(qiáng)調(diào)文件管理應(yīng)該重視邏輯聯(lián)系，應(yīng)該將文件管理活動(dòng)融入社會(huì)活動(dòng)當(dāng)中[6]。文件管理是一個(gè)統(tǒng)一的、相似的系統(tǒng)，文件的積累不應(yīng)受階段劃分影響，也不應(yīng)受時(shí)空限制[7]。檔案數(shù)據(jù)管理其實(shí)是一種更高形態(tài)的電子文件管理，數(shù)據(jù)管理的整個(gè)流程都更加切合文件連續(xù)體理論。檔案數(shù)據(jù)的多維度、連續(xù)性、整體性以及對于背景信息的重視都超過了傳統(tǒng)檔案。檔案數(shù)據(jù)的運(yùn)轉(zhuǎn)過程貼合時(shí)空延伸性，同時(shí)也具備檔案不同維度劃分的特性，文件連續(xù)體理論在檔案數(shù)據(jù)管理中表現(xiàn)出了極強(qiáng)的匹配性。

2 文件連續(xù)體理論在檔案數(shù)據(jù)化趨勢中的價(jià)值闡述

2.1 文件連續(xù)體理論有利于檔案數(shù)據(jù)理論構(gòu)建

第一，文件連續(xù)體理論為檔案數(shù)據(jù)和電子文件關(guān)聯(lián)提供理論支撐。該理論是在后現(xiàn)代主義和電子文件管理實(shí)踐的相互影響下產(chǎn)生的，當(dāng)前檔案學(xué)研究正因?yàn)閿?shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)產(chǎn)生新的研究范式，“數(shù)據(jù)連續(xù)性保障即將成為大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子文件管理的新課題”[8]。連續(xù)性在數(shù)據(jù)化趨勢中的展現(xiàn)，促使研究者重新審視傳統(tǒng)電子文件管理與當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)管理的關(guān)系，在這一過程中，以文件連續(xù)體理論參與檔案數(shù)據(jù)理論構(gòu)建，引導(dǎo)檔案數(shù)據(jù)連續(xù)性體系建立，對電子文件連續(xù)性與檔案數(shù)據(jù)連續(xù)性相互關(guān)聯(lián)起到理論支撐作用。

第二，文件連續(xù)體理論為檔案數(shù)據(jù)的界定提供指導(dǎo)。數(shù)據(jù)化趨勢下檔案數(shù)據(jù)的范圍仍未明確，但是大量數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和利用使檔案部門在數(shù)據(jù)管理中有被邊緣化的風(fēng)險(xiǎn)，檔案部門對于管理范圍的界定需要合理的理論支撐。近年來國外對數(shù)字連續(xù)性的實(shí)踐逐漸興起，“將數(shù)字信息的管理和維護(hù)相互結(jié)合，確保數(shù)字信息保持連續(xù)性以備利用”[9]正成為檔案機(jī)構(gòu)發(fā)展趨勢。與此同時(shí)，國內(nèi)研究也提出在數(shù)據(jù)科學(xué)的指引下保證文件的可用性、可信性和可控性[10]。在這一趨勢下，檔案部門借鑒文件連續(xù)體理論，用一體化、連續(xù)性的思路維護(hù)數(shù)據(jù)的完整、真實(shí)、安全和可信，有效發(fā)揮數(shù)據(jù)的原始記錄性及憑證價(jià)值，進(jìn)而促使檔案部門參與數(shù)據(jù)全程管理，體現(xiàn)了文件連續(xù)體理論在界定檔案部門管理范圍，明確保管權(quán)限中的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

2.2 文件連續(xù)體理論助力檔案數(shù)據(jù)管理

第一，文件連續(xù)體理論有助于檔案數(shù)據(jù)全程管理。目前數(shù)字連續(xù)性參與電子文件管理的實(shí)踐已相繼在英國、美國、澳大利亞、新西蘭等國家開展，我國在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》等文件中多次提出了對數(shù)據(jù)全程管理戰(zhàn)略和對檔案數(shù)據(jù)治理的展望。當(dāng)前數(shù)字連續(xù)性的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明在數(shù)據(jù)化中強(qiáng)調(diào)部門之間聯(lián)系，避免人為地割裂數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)更高價(jià)值。運(yùn)用文件連續(xù)體理論指導(dǎo)檔案管理向數(shù)據(jù)連續(xù)性轉(zhuǎn)變，能發(fā)揮數(shù)據(jù)連續(xù)性在制度和框架上對檔案數(shù)據(jù)管理的優(yōu)勢，保障數(shù)據(jù)在不同維度進(jìn)行交流，是實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)連續(xù)性的控制、完善數(shù)據(jù)治理體系、助力全程管理的重要步驟。

第二，文件連續(xù)體理論有助于檔案數(shù)據(jù)管理流程建設(shè)，能夠有效保證檔案數(shù)據(jù)有序和連續(xù)管理。數(shù)據(jù)化趨勢下檔案管理應(yīng)該在一個(gè)完整、安全和可信的系統(tǒng)中開展。數(shù)字檔案的管理更應(yīng)該關(guān)注檔案的來源、形成過程、制作目的、檔案及立檔單位之間的聯(lián)系[11]。這與文件連續(xù)體理論去中心化、非線性化的流程不謀而合，該理論在各維度保證了數(shù)據(jù)的連續(xù)性，確保其背景信息能夠可持續(xù)的更新，還弱化了“文件”和“檔案”作為文件運(yùn)動(dòng)端點(diǎn)的特性，數(shù)據(jù)可以在開放的環(huán)境下持續(xù)發(fā)揮作用，其原始記錄性不會(huì)受到影響，這樣就保證了數(shù)據(jù)在長時(shí)間運(yùn)轉(zhuǎn)中實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。文件連續(xù)體理論有利于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的可控、可信和可用，能有效控制檔案數(shù)據(jù)管理流程。

2.3 文件連續(xù)體理論有利于檔案數(shù)據(jù)證據(jù)價(jià)值最大化發(fā)揮

“檔案學(xué)的中心點(diǎn)是證據(jù)而不是信息”[12]。文件連續(xù)體理論對于檔案數(shù)據(jù)最主要的功效是促使其證據(jù)價(jià)值的擴(kuò)散和延續(xù)。不管是在形成維對事件發(fā)生的記錄，還是在捕獲維對記錄的整合，都是檔案生成主體為保存事件痕跡而開展的工作。而文件連續(xù)體理論為保存證據(jù)提供了連續(xù)性的結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)的利用不受時(shí)空限制，可依次發(fā)生也可同時(shí)進(jìn)行，并且數(shù)據(jù)在各個(gè)維度中的運(yùn)轉(zhuǎn)是可逆的。

第一，檔案數(shù)據(jù)能夠在不同時(shí)空內(nèi)實(shí)現(xiàn)同步更新和處置，保證檔案數(shù)據(jù)的證據(jù)性不因機(jī)構(gòu)或保管方式的變化而失效。第二，檔案數(shù)據(jù)從生成時(shí)就開始對背景信息進(jìn)行實(shí)時(shí)更新和著錄，所具備的元數(shù)據(jù)具有連續(xù)的可追溯性，能夠反映記錄形成主體在一段時(shí)間內(nèi)發(fā)生的變化。第三，文件連續(xù)體四個(gè)維度不受時(shí)空限制，為檔案數(shù)據(jù)發(fā)揮證據(jù)價(jià)值提供了支撐平臺。檔案數(shù)據(jù)從生成開始就在不同維度中擴(kuò)散和收束，能夠與其他關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)進(jìn)行聯(lián)系，運(yùn)用當(dāng)前的信息技術(shù)展現(xiàn)出強(qiáng)大的證據(jù)價(jià)值。相比傳統(tǒng)檔案的證據(jù)性，檔案數(shù)據(jù)能利用相關(guān)聯(lián)的背景信息強(qiáng)化證據(jù)價(jià)值，能借助具有一定聯(lián)系的數(shù)據(jù)來保證相關(guān)業(yè)務(wù)的證據(jù)完整性。因此文件連續(xù)體理論為檔案數(shù)據(jù)證據(jù)性保障提供了支持，同時(shí)該理論對于文件在時(shí)空中運(yùn)動(dòng)的描述也有利于文件證據(jù)最大范圍的運(yùn)用。

3 檔案數(shù)據(jù)化趨勢下文件連續(xù)體理論的生命力提升

3.1 在數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)型中融入文件連續(xù)體理論

當(dāng)前以大數(shù)據(jù)為主的信息技術(shù)影響促使檔案管理從數(shù)字化向著數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型，未來檔案信息化建設(shè)將圍繞戰(zhàn)略性、前瞻性、實(shí)用性問題開展檔案科技研究[13]。隨著數(shù)字檔案館建設(shè)成效初顯以及“一網(wǎng)通辦”、“最多跑一次”服務(wù)、政府?dāng)?shù)據(jù)開放的推動(dòng)，在智慧服務(wù)的背景下，檔案數(shù)據(jù)化趨勢逐漸明朗。對于檔案數(shù)據(jù)理論探索和檔案管理實(shí)踐工作的創(chuàng)新都會(huì)對未來檔案事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生重大影響，在這樣的發(fā)展趨勢下應(yīng)爭取將文件連續(xù)體理論融入檔案數(shù)據(jù)管理，將數(shù)字連續(xù)性的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)同文件連續(xù)體理論相結(jié)合，用文件連續(xù)性作為檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變的理論構(gòu)建核心。

3.2 將文件連續(xù)體理論與檔案管理的新趨勢有機(jī)結(jié)合

將電子文件單軌制與理論融合發(fā)展。單軌制是文檔一體化、連續(xù)性管理的初步實(shí)踐，在這一時(shí)期將文件連續(xù)體理論融入單軌制的理論構(gòu)建和制度建設(shè)中，在開展單軌制業(yè)務(wù)探索的同時(shí)為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)直接管理積累經(jīng)驗(yàn)。第二，將智慧化檔案利用同該理論緊密聯(lián)系。智慧城市、智慧檔案館等智慧服務(wù)體系推動(dòng)檔案網(wǎng)絡(luò)化平臺的構(gòu)建，跨地區(qū)、全國性的檔案數(shù)據(jù)共享平臺成為發(fā)展需要。文件連續(xù)體理論對于數(shù)據(jù)管理的連續(xù)性、可理解性、可溯源性等優(yōu)勢能夠有效提升檔案數(shù)據(jù)共享質(zhì)量；運(yùn)用文件連續(xù)體理論模型分層次構(gòu)建共享平臺可以促進(jìn)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)安全、完整和可靠，在平臺中保證數(shù)據(jù)的整合，使檔案利用能夠更加個(gè)性化、智能化。

3.3 依托文件連續(xù)體理論構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)治理體系

檔案數(shù)據(jù)治理體系需要在制度和框架體系上進(jìn)行改革，針對檔案數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，結(jié)合文件連續(xù)體理論對制度、標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)進(jìn)行更新，優(yōu)化檔案部門對數(shù)據(jù)連續(xù)性的適應(yīng)能力。過去，檔案部門作為信息保存和治理的重要主體，對于保存和利用信息都有自身優(yōu)越條件和獨(dú)特基礎(chǔ)。未來，在數(shù)據(jù)連續(xù)性環(huán)境下的數(shù)據(jù)治理更需要檔案部門發(fā)揮自身優(yōu)勢，應(yīng)該使檔案部門參與數(shù)據(jù)的全程管理當(dāng)中，在文件連續(xù)體理論支撐下制定數(shù)據(jù)管理部門組織框架和制度體系，在連續(xù)性基礎(chǔ)上拓展數(shù)據(jù)價(jià)值，將文件連續(xù)體理論的學(xué)習(xí)和利用融入信息素養(yǎng)的提升工作中，使檔案數(shù)據(jù)連續(xù)性管理成為國家數(shù)據(jù)治理的重要環(huán)節(jié)，依托文件連續(xù)體理論指導(dǎo)檔案數(shù)據(jù)管理并構(gòu)建社會(huì)數(shù)據(jù)治理體系。

4 結(jié)語

對于文件連續(xù)體理論在檔案數(shù)據(jù)化趨勢下的生命力探析，既展現(xiàn)了該理論在檔案數(shù)據(jù)管理中的強(qiáng)大可塑性和包容性，同時(shí)也發(fā)掘了借鑒該理論進(jìn)一步優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)管理的路徑。依托理論對于數(shù)據(jù)的連續(xù)和可理解性的解讀，可以探索檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)社會(huì)記憶的進(jìn)一步構(gòu)建；依托理論對于數(shù)據(jù)可溯源性的深化，可將檔案數(shù)據(jù)更加普遍的參與到收集證據(jù)、發(fā)揮記錄價(jià)值的過程中，有針對性的維護(hù)社會(huì)各群體的利益；同時(shí)伴隨著數(shù)據(jù)化崛起的數(shù)據(jù)科學(xué)與文件連續(xù)體理論相互結(jié)合，可以在以檔案數(shù)據(jù)為主的研究中探索更加抽象的“檔案數(shù)據(jù)連續(xù)性”問題，以更專業(yè)的視角探討文件連續(xù)體理論的作用。隨著實(shí)踐不斷深入，文件連續(xù)體理論與檔案數(shù)據(jù)聯(lián)系將更加緊密，文件連續(xù)體理論將同數(shù)據(jù)特性融合，向著“數(shù)據(jù)連續(xù)性”發(fā)展，進(jìn)而有效保障檔案數(shù)據(jù)的安全存取和長期可用，文件連續(xù)體理論將在不斷地實(shí)踐探索中得以創(chuàng)新，永葆生機(jī)。