新形勢下科技檔案管理模式的創(chuàng)新

王巖

（大慶油田有限責任公司檔案館，黑龍江 大慶 163000）

伴隨著時代的不斷進步以及社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各個行業(yè)均發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，科技檔案管理方面，在促進了管理工作的同時，也使其面臨著一定的挑戰(zhàn)，為更好地適應這種變化，我們應積極轉(zhuǎn)變工作思維和手段，創(chuàng)新科技檔案管理模式，充分發(fā)揮科技檔案在社會經(jīng)濟發(fā)展中的積極作用。

一、新形勢下科技檔案管理存在的不足

（一）思想認識不足

思想認識層面直接決定著檔案管理工作效率和質(zhì)量。在具體的科技檔案管理中，絕大多數(shù)單位或者個人對檔案管理的思想認識均存在不足?？蒲袡n案與文書檔案相比，歸檔數(shù)量明顯不足。同時，在一些單位舉辦的科技活動中，只保存了立項、驗收數(shù)據(jù)，并未認真記錄科技活動的開展進程，科技檔案整理將變成空談，導致所存檔案的價值不高、所需檔案尚未存檔的現(xiàn)象，因科研工作自身具有一定的特殊性，關鍵檔案缺失將會給科研部門帶來巨大的損失。

（二）法律法規(guī)不健全

在我國，只有一部保密法來對我國檔案工作的保密方面進行規(guī)范，但是在這僅有的一項法律中，由于其年代較久，且近年來我國各方面的發(fā)展速度非常的迅速。這就導致了在這部法律中很多方面的規(guī)定都比較滯后，不能根據(jù)當今社會的實際情況來進行規(guī)定。同時其對于科技檔案的保密方面也缺乏有效的規(guī)定。這就會使工作人員在對單位檔案管理制度的制定過程中沒有參考，缺少依據(jù)。

（三）檔案管理缺乏規(guī)范性和完整性

檔案的收集與管理需要規(guī)范化和健全的制度作為工作的保障。但是由于科技人員缺乏檔案管理意識，管理缺乏固定的制度，結(jié)果導致資料的歸檔缺失，一些重要的文件被疏漏和錯誤歸檔；由于受到原有思想的制約，檔案管理人員只是機械地接收移交部門的檔案，從不對所接收的檔案進行排查和查漏，結(jié)果導致接收的檔案資料不全，都以書面材料為主，諸如其它形式的檔案，如音視頻資料和實物等，基本上不作為檔案進行歸類和收集。有的基層單位只是關注科研成果的產(chǎn)生和研究過程，對科技檔案的管理不重視，收集的多為科研性的資料，卻不重視保持關于課題的反饋意見和批示等，在需要了解和總結(jié)時結(jié)果花費大量時間尋找。

二、新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新

（一）重視并加強科技檔案管理工作

中心對科技檔案管理工作認識不足，需要加強重視，進而加強科技檔案的管理?？萍紮n案是中心的重要業(yè)務檔案資料，不僅是中心業(yè)務工作的重要內(nèi)容，而且能夠及時、準確的反應出中心相關業(yè)務工作的優(yōu)缺點，為優(yōu)化工作提供完整的科技檔案信息。因此，中心業(yè)務工作應與科技檔案管理工作相結(jié)合，相互協(xié)調(diào)，共同發(fā)展。首先，管理者要明確，科技檔案管理不僅是檔案管理部門的工作，而且是與管理者的日常工作息息相關，需要將其作為重要工作落實，且各部室應積極配合科技檔案管理工作?？萍紮n案管理工作人員也應將《檔案法》等相關內(nèi)容轉(zhuǎn)述給管理者，增加中心全體人員對科技檔案管理的認識和了解；同時，對于科技檔案的正確使用對中心生存、發(fā)展的影響也應大力宣傳，爭取贏得全體同仁對科技檔案管理工作的重視，為其管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境，進而加強科技檔案管理。

（二）在科技檔案管理中應用新型技術(shù)手段

為實現(xiàn)科技檔案管理創(chuàng)新的目標，僅調(diào)整科技檔案管理形式是根本不夠的，還需要在科技檔案管理中應用新的技術(shù)手段，控制傳統(tǒng)模式對科技檔案管理產(chǎn)生的影響，借以保證科技檔案管理工作順利開展。在進行科技檔案管理時，應在其中應用數(shù)字化技術(shù)，通過專用計算機對科技檔案展開有效管理，減少科技檔案管理時投入的時間和人力，從而降低相關人員在科技檔案管理時的難度。與此同時還可以利用計算機管理系統(tǒng)對科技檔案目錄實施有效調(diào)整，確?？蒲谢顒痈鱾€階段產(chǎn)生的科技檔案整理和歸檔工作順利開展。很多科技檔案在長時間保存過程中可能會出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，這就需要改善固有科技檔案管理模式，縮短科技檔案保管年限。這一舉措不僅能夠提升科技檔案管理效果，還能避免檔案資料因保管時間過長而出現(xiàn)泄露問題，進一步提升科技檔案的完整性和嚴謹性。

（三）改善科技檔案管理方式

科技檔案作為單位的重要信息，對于各項工作的開展有著十分重要的作用，在今后的科技檔案信息管理中需要進一步完善科技檔案的管理方式，創(chuàng)新管理手段，提高管理效率和管理水平。一方面可以對科技檔案進行合理的科學的分類工作，科技檔案比較復雜，要想提高科技檔案信息的利用率，及時找到想要的信息，合理的分類是必不可少的，科技檔案管理工作人員需要建立科學的分類方式，對檔案信息進行有效地整合。另一方面需要對科技檔案工作進行合理的分工，提高工作效率。科技檔案信息管理中合理的分工是必不可少的，通過合理分工可以有效地提高工作效率，充分發(fā)揮每一個工作人員的作用。

結(jié)束語

科技檔案對于一個單位與機構(gòu)的發(fā)展具有非常大的影響，因此必須要對檔案改革與創(chuàng)新給予一定的重視，也只有符合經(jīng)濟體制的科技檔案管理模式才會促進單位或者企業(yè)的發(fā)展，所以對科技檔案進行創(chuàng)新是順應時代發(fā)展的需求，也是經(jīng)濟發(fā)展必然的結(jié)果。