互聯(lián)網(wǎng)視角下提升事業(yè)單位人事檔案信息化的途徑分析

（廣東省清遠(yuǎn)廣播電視臺(tái)，廣東 清遠(yuǎn) 511887）

一、提升事業(yè)單位人事檔案信息化的作用

所謂人事檔案信息化是指由以往的實(shí)體檔案保管方式逐漸變?yōu)闄n案信息化管理模式，通過信息化的方式來提供檔案管理服務(wù)能夠使得檔案信息資源更加便于提取、分類、分析，從而有效提升事業(yè)單位檔案管理水平。相比于以往的人事檔案管理，在對(duì)信息化人事檔案進(jìn)行修改和查詢時(shí)會(huì)更加便利，通過互聯(lián)網(wǎng)能夠顯著提升檔案管理效率，降低管理所需花費(fèi)的成本。但是從目前的情況來看，有很多事業(yè)單位仍然在采用手工的方式來開展人事檔案管理工作，即便有些事業(yè)單位配備了人事檔案管理系統(tǒng)，但是由于功能存在局限性，使得能夠真正錄入到系統(tǒng)中的檔案數(shù)量非常有限，起不到其應(yīng)有的效果。一些事業(yè)單位在進(jìn)行檔案查詢時(shí)仍然采用手工方式，沒有能夠真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化檔案閱讀，這與時(shí)代的發(fā)展相互脫節(jié)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位必須對(duì)傳統(tǒng)的人工人事檔案管理模式進(jìn)行改變，重視事業(yè)單位的信息化建設(shè)發(fā)展。

二、事業(yè)單位人事檔案信息化發(fā)展遇到的阻礙

（一）業(yè)務(wù)能力不足

事業(yè)單位當(dāng)中負(fù)責(zé)人事檔案管理的工作人員，其業(yè)務(wù)水平的高低在一定程度上決定了人事檔案信息化管理的開展效果，目前大部分負(fù)責(zé)人事檔案的管理人員所接受的都是傳統(tǒng)的人事檔案管理培訓(xùn)，所以檔案信息化管理對(duì)于他們來說比較陌生。因?yàn)檫@些管理人員的技術(shù)能力有限，所以往往會(huì)出現(xiàn)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)操作不合理的情況，從而導(dǎo)致人事檔案信息化管理無(wú)法順利的實(shí)施。人是事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理的實(shí)施者，決定了人事檔案信息化管理是否能夠順利的開展。

（二）管理效率較低

一直以來事業(yè)單位中的人事檔案管理方式都較為落后，信息庫(kù)的管理和應(yīng)用方式都較為單一，這種管理方式會(huì)在一定程度上提升人事檔案管理的勞動(dòng)成本，并降低了管理效率。同時(shí)，這種落后的管理方式還容易出現(xiàn)工作誤差，這對(duì)于人事檔案管理發(fā)展造成了嚴(yán)重阻礙。在具體的管理過程中，通常需要對(duì)人事檔案進(jìn)行封存管理，這對(duì)于檔案的共享和流轉(zhuǎn)是十分不利的，并且進(jìn)行查閱時(shí)會(huì)有十分繁復(fù)的過程，會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間和精力。另外一方面，以往的人事檔案管理方式會(huì)造成一定程度的人才流失現(xiàn)象，這對(duì)于人才配置來說是非常不利的。

（三）不兼容

通過人事檔案管理信息化，轉(zhuǎn)變了紙質(zhì)檔案管理的方式，主要通過互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)來將人事檔案保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過信息的形式來進(jìn)行儲(chǔ)存，能夠有效提升其利用效率，并能夠?qū)ζ溥M(jìn)行有效的保護(hù)。但從目前的情況來看，人事檔案信息化管理的實(shí)施仍然存在缺陷，以往的人事檔案管理工作與信息化管理有著較大的區(qū)別，由紙質(zhì)操作轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)操作有著較大的難度，往往會(huì)使得人事檔案管理與信息化技術(shù)難以順利兼容。

（四）缺乏規(guī)范性

隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，越來越多的事業(yè)單位相關(guān)管理人員意識(shí)到了人事檔案信息化的必要性，同時(shí)也了解到了信息化管理的重要價(jià)值。在進(jìn)行人事檔案管理改革時(shí)，一些事業(yè)單位面臨著這樣或者那樣的問題。例如一些管理者沒能夠?qū)⒏母镞M(jìn)行貫徹，并缺少相關(guān)的規(guī)范措施，所以在進(jìn)行人事檔案信息化管理工作中，因?yàn)槿狈ψ銐虻穆鋵?shí)力度而產(chǎn)生很多問題，例如信息不完整、錄入發(fā)生錯(cuò)誤以及人事檔案信息缺乏及時(shí)性和精確性等等，這對(duì)于人事檔案信息化發(fā)展造成了一定的阻礙。

三、互聯(lián)網(wǎng)視角下提升事業(yè)單位人事檔案信息化的途徑

（一）加強(qiáng)設(shè)備更新

想要有效促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理信息化發(fā)展，必須提升對(duì)人事檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)程度，為各項(xiàng)工作所需物質(zhì)基礎(chǔ)提供保障。在人事檔案管理信息化改革的過程中，首先要做到信息化設(shè)備的及時(shí)更新，并投入資金來引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備及管理技術(shù)，同時(shí)也應(yīng)注意對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。在進(jìn)行技術(shù)設(shè)備引進(jìn)的同時(shí)，也應(yīng)對(duì)以往所應(yīng)用的設(shè)備進(jìn)行改造，充分利用新的技術(shù)和新的設(shè)備來提升事業(yè)單位的人事檔案管理效率，在這其中大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)是在人事檔案管理工作中常用的信息技術(shù)。

（二）建立安全機(jī)制

人事檔案信息化管理，需要建立相應(yīng)的安全機(jī)制以保證檔案信息的安全。想要做到這一點(diǎn)需要設(shè)立相關(guān)的規(guī)章制度，對(duì)于人事檔案信息安全體系進(jìn)行完善。例如在進(jìn)行信息錄入的過程中應(yīng)做好拷貝工作，并要建立相應(yīng)的信息恢復(fù)機(jī)制，從而提升檔案信息儲(chǔ)存的安全性。作為人事檔案管理者需要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，并建立安全管理意識(shí)，學(xué)習(xí)相關(guān)的安全技能。在人事檔案信息化管理的過程中，要合理利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，并重視互聯(lián)網(wǎng)中存在的潛在威脅，保證上網(wǎng)安全，避免受到病毒或者黑客的攻擊而導(dǎo)致人事檔案信息遭到泄露或者篡改。另外一方面，作為人事檔案管理的工作者，需要做好文檔的保護(hù)工作，文檔儲(chǔ)存要利用專門的計(jì)算機(jī)來進(jìn)行，并且要將電子儲(chǔ)存和紙質(zhì)儲(chǔ)存分開進(jìn)行，最大限度的保證檔案信息的安全完整。

（三）提升檔案管理人員的專業(yè)性

在人事檔案信息化管理的過程中，文檔信息建設(shè)是其中非常重要的環(huán)節(jié)，所以需要負(fù)責(zé)人事檔案信息化管理的工作人員具備足夠的專業(yè)知識(shí)，并要掌握相關(guān)的技術(shù)，從而有效的提升人事檔案管理效率。計(jì)算機(jī)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用和普及，在對(duì)人事檔案信息化管理人員系統(tǒng)的應(yīng)用時(shí)用注意應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)化，這需要負(fù)責(zé)人事檔案管理的工作人員具備較高的專業(yè)素養(yǎng)。以往的紙質(zhì)管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前的人事檔案管理需求，所以需要檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以符合人事檔案管理發(fā)展需求。一旦出現(xiàn)檔案管理缺失的情況，那么儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的信息檔案或文件將無(wú)法繼續(xù)使用，這會(huì)對(duì)人事檔案管理造成困難。

結(jié)束語(yǔ)：總的來說，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案信息化已經(jīng)成為了提升事業(yè)單位整體管理水平的重要途徑，同時(shí)也有利于提升事業(yè)單位的人事管理效率和質(zhì)量。