新形勢下企業(yè)檔案管理問題探究

（呂梁市城北供熱站，山西 呂梁 033000）

公司檔案是一種對于公司尤為重要的無形資產(chǎn)，對于公司工作的進(jìn)行和建設(shè)有著重要影響。公司檔案管理精神對整個公司管理有著不可或缺的作用，將整個公司內(nèi)部管理和運(yùn)營進(jìn)行完整的記錄，有利于公司的穩(wěn)步發(fā)展。同時，將公司檔案中智力資源和寶貴的經(jīng)驗應(yīng)用于當(dāng)今的公司運(yùn)營中，可以激發(fā)全體員工的熱情，有利于提高員工的積極性和創(chuàng)造性，為公司帶來更多的效益。因此將公司檔案管理重視起來，對檔案管理中存在的問題進(jìn)行優(yōu)化，對于公司發(fā)展有著重要作用。大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用的必要性。

一、企業(yè)管理理念和思想的發(fā)展

現(xiàn)代企業(yè)管理需要大量的技術(shù)支撐和決策依據(jù)，這些資源一方面來自于企業(yè)外部，另一方面則來自于企業(yè)內(nèi)部長期積累的檔案資料。越來越多的企業(yè)逐漸認(rèn)識到檔案管理的重要性和價值創(chuàng)造力，逐漸將檔案列為一種企業(yè)資源，作為企業(yè)發(fā)展可靠的憑證和依據(jù)，成為企業(yè)可利用或供決策的資源，在企業(yè)管理中發(fā)揮其特有的作用。而大數(shù)據(jù)技術(shù)以其快速、高效的數(shù)據(jù)收集、管理、分析和處理能力滿足了企業(yè)的這一需求，逐漸成為企業(yè)檔案管理的一種工具，并發(fā)揮出了重要作用。

二、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）企業(yè)檔案管理隨意性強(qiáng)

因為企業(yè)當(dāng)中各種檔案資料的歸檔及保管統(tǒng)一性不強(qiáng)，導(dǎo)致一些本來應(yīng)當(dāng)保存的資料沒有被保存，因為歸檔范圍不是十分清晰，保存的期限也不是十分明確，大批量沒有任何保存價值或者是沒有長久保存價值的資料會被長期保管，讓檔案管理經(jīng)營成本大幅提升。因此在這一項工作進(jìn)行的過程中，自然也就會手袋人為這一因素的影響。

（二）缺乏資金，設(shè)備落后

在進(jìn)行企業(yè)的檔案管理工作中，進(jìn)行軟硬件的建設(shè)是保證檔案管理信息化的基礎(chǔ)。但是，運(yùn)用軟硬件需要使用大量的資金。因此，許多企業(yè)只是將資金用于產(chǎn)品研發(fā)和市場開發(fā)商，所以檔案管理工作上依然處于初級階段。不但資金不足，而且企業(yè)高層對于檔案的信息化不夠重視，所以，建設(shè)信息化檔案管理建設(shè)困難重重。在大部分企業(yè)中，技術(shù)檔案信息化體系還不夠完善，而且對于技術(shù)檔案的歸檔仍然在被動狀態(tài)，上頭傳下來什么文件，便對什么文件進(jìn)行處理，工作人員的主動性難以得到發(fā)揮，無法有意識地對檔案中的內(nèi)容進(jìn)行篩選，從而導(dǎo)致后期工作中資源整合工作的加重。另外，構(gòu)建檔案管理信息化時，前期需要用到大量的資金來對軟硬件進(jìn)行購買，而企業(yè)中許多設(shè)備需要升級，因此，企業(yè)還需要優(yōu)化其工作環(huán)境。

三、企業(yè)檔案管理策略

（一）規(guī)范化的完成檔案管理工作

切實依據(jù)本企業(yè)實際情況，構(gòu)建出較為完善的檔案管理制度，切實依據(jù)文件材料內(nèi)容開展分類及歸檔工作，積極在以往檔案信息收集方法的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，積極使用事前監(jiān)控收發(fā)文件以及登門尋找等措施，爭取可以將廣泛收集和重點(diǎn)收集相互融合起來；切實把握時間要求，遵循各種類型檔案的形成規(guī)律，在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)下進(jìn)行收集；促使檔案資料的收集范圍變得更為豐富一些，既應(yīng)當(dāng)在實際工作的過程中收集紙質(zhì)載體，也需要收集其他各種介質(zhì)的載體。推動檔案滾來工作向著規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變，要求各個檔案管理人員實際工作的過程中，依據(jù)現(xiàn)行規(guī)章制度中提出的要求，妥善完成檔案管理工作。各種類型載體的檔案都應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一管理，為后續(xù)檔案信息的利用做出保證。

（二）創(chuàng)新檔案管理信息化服務(wù)

為了保證企業(yè)的檔案管理符合時代的發(fā)展，要不斷的更新檔案信息化服務(wù)。例如，企業(yè)可以利用網(wǎng)上的檢索工具，來保證資源的共享。此外，企業(yè)還可以構(gòu)建電子文檔信息中心，保證用戶能夠自主的進(jìn)行電子文檔的上傳。同時，對于電子文檔的下載能夠保持多個平臺進(jìn)行處理。通過創(chuàng)新檔案管理工作，轉(zhuǎn)變檔案管理的形式，使其變成開放式管理，以此滿足用戶的需求，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。通過不斷使服務(wù)主體得到創(chuàng)新，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索，主體多元化建設(shè)，從而滿足管理工作的時代需求。另外，企業(yè)為了能夠更好的利用電子信息建設(shè)，可以通過人工整理，將網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)有的電子文件信息納入利用范圍，從而實現(xiàn)檔案管理、信息化服務(wù)“一條龍”建設(shè)。

（三）組建高水平的信息化開發(fā)團(tuán)隊

在企業(yè)進(jìn)行信息化檔案建設(shè)的過程中，除了將信息化技術(shù)、信息化體系進(jìn)行建立健全，同時也應(yīng)針對基層人員進(jìn)行合理的管理和配置，建立技能合格、素質(zhì)合格、管理手段合格的信息化人才隊伍，健全人才管理制度，才能夠保證信息化管理得以實際的并根據(jù)企業(yè)相應(yīng)的發(fā)展情況和需求，進(jìn)行不同類型人才的招納。其次，針對在職的人員，應(yīng)該組織及時的信息化理念培訓(xùn)，結(jié)合社會信息發(fā)展的趨勢以及市場經(jīng)濟(jì)狀態(tài)，進(jìn)行技能上、理論上、思想意識上的培訓(xùn)引導(dǎo)，使整個基礎(chǔ)人員團(tuán)隊能夠保持良好的工作狀態(tài)，具備工作積極性，不僅要有技術(shù)，還要有頭腦，能夠保質(zhì)保量地進(jìn)行信息化檔案管理的同時，又能夠積極地進(jìn)行技能創(chuàng)新、理念創(chuàng)新。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，并將繼續(xù)迭代發(fā)展，檔案管理要積極應(yīng)用新技術(shù)，轉(zhuǎn)變思想,完善管理機(jī)制，提高檔案資源的利用價值，更好的服務(wù)企業(yè)發(fā)展，同時也要防范網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。