基層事業(yè)單位檔案管理的思考

韓曉杰

（河北省承德市雙灤區(qū)行政審批局，河北 承德 067000）

隨著微縮技術(shù)、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和管理科學等在檔案管理工作當中的廣泛應(yīng)用，極大程度地提高了檔案管理工作的效率，為實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理提供了途徑，檔案管理現(xiàn)代化的重要標志就是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用。當前，各級基層事業(yè)單位已經(jīng)普遍實現(xiàn)了檔案的電子化管理，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，在檢索速度、收集整理、檢索途徑及操作管理方面都具有明顯優(yōu)勢，在提高檔案信息開發(fā)利用效率上也具有積極作用。此外，檔案管理的現(xiàn)代化還有利于借助計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程檔案信息的交流共享，大大提高了檔案管理的工作效率。

一、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

當前，在我國的基層事業(yè)單位中，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)成為必然的趨勢?；鶎邮聵I(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)不僅有利于促進現(xiàn)代信息技術(shù)的進一步發(fā)展，對于國家基礎(chǔ)信息資源的傳播也起到了良好的作用。基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化是社會經(jīng)濟發(fā)展的必然要求，也是提升內(nèi)部管理水平的重要舉措。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式已經(jīng)嚴重滯后于社會經(jīng)濟發(fā)展的要求，影響了基層事業(yè)單位的管理水平。因此進行檔案管理的現(xiàn)代化是確?；鶎邮聵I(yè)單位穩(wěn)健發(fā)展的關(guān)鍵因素，各級基層事業(yè)單位必須意識到檔案管理現(xiàn)代化的重要性，將現(xiàn)代化的管理理念融入檔案管理之中。

二、基層事業(yè)單位現(xiàn)代化管理策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

當前形勢下，我國的基層事業(yè)單位普遍存在不重視檔案管理的現(xiàn)象，并且關(guān)于檔案管理的觀念也非常陳舊封閉，面對經(jīng)濟信息時代的到來，各單位應(yīng)當主動創(chuàng)新檔案管理觀念，堅持與時俱進，不斷變革，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對現(xiàn)有檢索系統(tǒng)進行優(yōu)化與完善，結(jié)合工作實際情況，利用相關(guān)軟件或系統(tǒng)管理平臺對單位檔案進行整理歸類，實現(xiàn)檔案管理的自動化，并對其進行統(tǒng)計與開發(fā)，節(jié)省檔案管理時間，提高工作效率，讓基層事業(yè)單位的檔案管理能夠適應(yīng)經(jīng)濟形勢的發(fā)展，不斷提高自身的檔案管理水平。

（二）大力加強檔案標準化管理

現(xiàn)代化管理一定是非常規(guī)范化的管理，因此基層事業(yè)單位要想實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須對檔案實行標準化管理。眾所周知，現(xiàn)代化管理離不開高科技和現(xiàn)代管理理念支撐，因此基層事業(yè)單位檔案管理必須依靠一定的標準，即要求在單位內(nèi)部必須形成完整的、系統(tǒng)的檔案管理體系。所以，我國各級基層事業(yè)單位應(yīng)當盡快實現(xiàn)檔案的標準化管理，將標準化理念融入檔案管理工作的始終，為實現(xiàn)整個單位現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。當前，依然存在部分基層事業(yè)單位在實際工作當中過度強調(diào)單位的運營性質(zhì)，忽視檔案管理工作，沒有制定相關(guān)的規(guī)章制度，檔案工作無法可依，內(nèi)部職責權(quán)限劃分不清楚，嚴重阻礙了檔案事業(yè)的快速發(fā)展。面對上述情況，我國的基層事業(yè)單位應(yīng)當主動制定相關(guān)準則，并嚴格要求單位內(nèi)部人員執(zhí)行制度，預(yù)防上述現(xiàn)象的發(fā)生，為實現(xiàn)單位內(nèi)部的檔案管理現(xiàn)代化而努力。

（三）不斷增強檔案管理人員的素質(zhì)

基層事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響了單位檔案管理水平的高低及管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。因此要想將現(xiàn)代化的管理理念和技術(shù)融入基層事業(yè)單位檔案管理工作之中，離不開檔案管理人員素質(zhì)的增強。檔案管理人員除了應(yīng)當具備扎實的專業(yè)技能和專業(yè)知識以外，還要求廣泛涉獵經(jīng)濟、政治、科學、文化等多學科知識，同時還應(yīng)當熟練掌握電腦、網(wǎng)絡(luò)及管理系統(tǒng)的操作?；鶎邮聵I(yè)單位在選拔檔案管理人員時，應(yīng)當嚴把質(zhì)量關(guān)，堅持優(yōu)中選優(yōu)的招聘原則，結(jié)合檔案管理工作崗位的性質(zhì)和要求，選拔出綜合實力較強，真正符合崗位需求的人員。同時，對現(xiàn)有檔案管理人員進行培訓，聘請外部專家或者老師，定期對檔案管理人員進行全方位地培訓，不斷提升其工作水平，以此促進檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。

（四）完善軟件和硬件建設(shè)環(huán)境

各基層事業(yè)單位可以根據(jù)實際工作范疇建設(shè)內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)，讓各個部門的檔案能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺迅速安全地傳輸?shù)綑n案管理中心，再由檔案人員進行統(tǒng)一的整理、歸類、編號、保存和鑒定等工作，可以確保檔案的及時性、真實性和準確性。此外，還應(yīng)當選擇兼容性及穩(wěn)定性均比較好的管理軟件，單位內(nèi)部各部門及統(tǒng)計基層最好選用相同的管理軟件，以實現(xiàn)檔案管理的標準化和規(guī)范化，提高電子檔案的質(zhì)量。

（五）注重檔案信息安全的維護

在提倡檔案管理現(xiàn)代化的同時，還應(yīng)當重視檔案的安全。基層事業(yè)單位的檔案大多涉及國家機密，因此基層事業(yè)單位的檔案管理工作不是一般的個人行為或者是企業(yè)行為，而是關(guān)系到國家信息安全的大事，基層事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)當按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設(shè)。

三、結(jié)語

綜上所述，基層事業(yè)單位要想實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，除了轉(zhuǎn)變管理觀念、加強標準化管理、提高檔案管理人員素質(zhì)外，還應(yīng)當不斷完善軟硬件環(huán)境，并注重檔案信息的安全維護，只有如此，才能確保單位內(nèi)部檔案管理工作適應(yīng)經(jīng)濟形勢的發(fā)展要求。