淺析檔案管理工作中的缺陷和對策

張海清

（河北省淶源縣烏龍溝鄉(xiāng)人民政府，河北 淶源 074300）

一、檔案管理意識淡薄工作不重視

檔案管理工作是每一單位內(nèi)部管理的一項(xiàng)重要工作，然而許多單位檔案管理意識淡薄，不受重視是普遍存在的。對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，致使檔案的利用價(jià)值體現(xiàn)不出來，致使檔案管理工作停滯不前。首先，有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不重視，認(rèn)識還是相當(dāng)?shù)哪：赫J(rèn)為檔案管理工作只是收集過期的文件材料，工作的主要形式就是停留在對資料的整理層面，也僅僅是表面功夫，使得檔案管理工作的作用只發(fā)揮出對資料的管理功能；甚至有的認(rèn)為檔案管理工作既出不了政績，又沒有為單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，是得不償失的徒勞；大多數(shù)沒出多少人力、物力、財(cái)力去管理，沒有把檔案管理工作放到重要位置加以認(rèn)識，在檔案管理方面沒有與單位的發(fā)展相互聯(lián)合起來?；谶@些片面認(rèn)識，所以單位的檔案管理人員通常是身兼數(shù)職或是分散在各個部門收集資料，使得檔案管理工作處于一個非常微妙的局面。檔案管理基礎(chǔ)工作量大，不但需要檔案管理人員自身的責(zé)任心，也需要單位其他科室人員的配合，更需要單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，只有得到領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)可，才能確保檔案管理工作的順利開展，才能體會到檔案在信息化時代的實(shí)用價(jià)值。其次，檔案管理員只盡到了保管員的責(zé)任，對檔案管理意識淡薄，沒有正確的管理意識，對檔案的重要性認(rèn)識不足。個別人員以為檔案管理可有可無，常出現(xiàn)工作閑散，缺乏主動性，只是為了完成上級交給的任務(wù)，囿于幾份歸檔文件的收集保管，工作毫無建樹。無法體現(xiàn)檔案的使用價(jià)值，檔案管理質(zhì)量一直不佳，使得檔案管理存在的位置相當(dāng)尷尬。所以要擺脫當(dāng)前檔案管理的困境，亟須加強(qiáng)檔案管理人員的檔案意識，從而提升檔案管理工作在單位中的地位。

二、檔案管理觀念落后操作不規(guī)范

現(xiàn)階段大多數(shù)單位對檔案管理工作觀念落后，操作不夠規(guī)范，沒有建立一個相對健全和完善的管理制度。觀念的落后嚴(yán)重的制約著檔案管理的價(jià)值體現(xiàn)。在許多單位，檔案管理人員在檔案的收集整理過程中存在諸多不完整、不規(guī)范的問題，使得很多歸檔材料不齊全、不合格?，F(xiàn)階段還有許多單位的檔案管理以傳統(tǒng)的手工管理模式為主，譬如檔案的收集、整理、編目等工序幾十年來仍上承下效，沒跟上時代的節(jié)拍，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找困難效率低下。管理手段比較落后，有的單位沒有設(shè)立檔案室，也沒有專職檔案管理員，檔案的收發(fā)及借閱均無登記造冊，造成檔案文件丟失的現(xiàn)象，這不利于單位檔案的全面建設(shè)。檔案資料的收集、整理應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一管理，把文件材料的形成、收集、歸檔和整理等作為檔案管理人員的職責(zé)，不斷提升檔案管理工作水準(zhǔn)。建立一個檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，為做好檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。這樣檔案管理工作才能有章可循、有法可依，也只有這樣才能保證檔案管理工作規(guī)范有序地開展。檔案管理之所以存在著一系列不規(guī)范的問題，就是沒有制定相關(guān)的檔案管理流程和檔案管理規(guī)章制度，有的雖然制定了，但制度不健全，且執(zhí)行得不嚴(yán)，這些都是導(dǎo)致檔案管理既效率低又質(zhì)量差，檔案管理問題屢見不鮮的重要原因。再而現(xiàn)階段檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)也在不斷地推陳出新，致使檔案管理工作局面比較混亂。合理的規(guī)章制度能夠?qū)n案管理工作形成有力的約束，才能保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。現(xiàn)階段要進(jìn)一步健全檔案管理體制，明確分工職責(zé)能使檔案管理工作呈現(xiàn)井然有序的局勢。建立合理的獎懲機(jī)制能有效的提高檔案管理的質(zhì)量和使用價(jià)值，檔案管理工作一直沒有得到有效提高、管理出現(xiàn)一系列的差錯、甚至是管理工作變得混亂不堪的現(xiàn)象都能得到很好的解決。因此，我們必須要立足于時代的發(fā)展，同時充分考慮單位內(nèi)部的具體發(fā)展情況，建立起長期有效的檔案管理體制和規(guī)章制度，檔案管理工作才能朝著有序的方向蓬勃發(fā)展。

三、檔案管理設(shè)備奇缺資金不到位

隨著科技的發(fā)展，社會已經(jīng)步入了信息時代，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用，深入到我們的生活工作中，在檔案管理工作中，檔案信息化工作要求越來越高，利用好現(xiàn)代技術(shù)成為現(xiàn)階段檔案管理工作的重頭戲，進(jìn)行數(shù)字化管理必然需要一定的投入，而數(shù)字化的設(shè)備是不可或缺的部分，比如檔案資源數(shù)字化的建立，這些都需要大量技術(shù)設(shè)備的配套完善。雖然目前許多單位不同程度地實(shí)行檔案管理信息化，但絕大部分只是初步使用了檔案管理軟件進(jìn)行檔案目錄的著錄、編目、排序和檢索，并沒有把其擁有的檔案信息全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，這些檔案信息數(shù)字化的前提還需要大量的硬件的配套，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀等等，因此需要改善技術(shù)設(shè)備、加強(qiáng)硬件建設(shè)。通過建立完整的檔案信息，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的存儲傳輸?shù)?，?shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上資源共享，提高檔案資源利用率，體現(xiàn)了檔案在社會中的需求作用。包括計(jì)算機(jī)硬件的配套以及相應(yīng)數(shù)據(jù)庫的建立等等，都需要努力的去實(shí)現(xiàn)，硬件設(shè)備的完善也必然作為檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)和載體。因此加強(qiáng)對檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，加大對于檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入，將檔案工作的經(jīng)費(fèi)開支納入預(yù)算中，改善檔案管理工作環(huán)境，才能提升檔案管理的工作效率和與時俱進(jìn)的科技水平。資金保障不到位源于許多單位辦公經(jīng)費(fèi)緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入微乎其微，硬件配套難以完善使檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化成為空談，在很大程度上障礙了現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

此外，還要提高檔案人員技術(shù)管理的素質(zhì)，這就要求檔案管理人員既要有良好的職業(yè)素養(yǎng)又要有高度的工作責(zé)任感和求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，還要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識、計(jì)算機(jī)技術(shù)能力，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法的基本技能。檔案管理工作既復(fù)雜繁冗又簡單枯燥，難以激發(fā)人的積極性，這更要求檔案管理人員對本職工作重要性有充分的理性認(rèn)識，明確工作目標(biāo)，兢兢業(yè)業(yè)地做好工作。