淺議計算機技術(shù)在辦公自動化方面的應(yīng)用

邢開元

（西安思源學院，陜西 西安 710038）

一、計算機技術(shù)對于辦公自動化工作的促進作用

（一）有效拓展辦公區(qū)域

相對于傳統(tǒng)辦公室而言，應(yīng)用計算機技術(shù)可以顯著改善辦公環(huán)境、拓展辦公區(qū)域。所有的辦公人員不再獨立合作，而是通過互聯(lián)網(wǎng)合作協(xié)調(diào)，真正意義上的實現(xiàn)人機協(xié)調(diào)辦公，使得辦公環(huán)境得到有效改善。而且應(yīng)用計算機技術(shù)也大大促進了各行業(yè)之間的溝通交流，滿足行業(yè)之間實現(xiàn)跨行業(yè)、跨區(qū)域的合作。而且隨著相關(guān)技術(shù)的深度發(fā)展，選擇應(yīng)用計算機技術(shù)實現(xiàn)辦公自動化管理的企業(yè)也會越來越多。

（二）使得企業(yè)的管理成本大大下降

計算機技術(shù)的應(yīng)用是信息和經(jīng)濟革命的重要標志。在企業(yè)管理過程中應(yīng)用該技術(shù)可以大大減少所需要的辦公材料，并剔除不必要環(huán)節(jié)，讓辦公人員的辦公效率和管理效果得到顯著提升，并能夠?qū)ο嚓P(guān)的成本實現(xiàn)有效控制。

（三）促進個體創(chuàng)造，并提升辦公效率

計算機技術(shù)在辦公自動化方面的應(yīng)用，能夠使得企業(yè)辦公向著流程、自由、規(guī)范和標準的方向發(fā)展，讓企業(yè)員工可以從枯燥、繁瑣的事務(wù)中得以解脫，在提升辦公效率的同時，有效釋放人的創(chuàng)造力。

二、強化計算機技術(shù)在辦公自動化方面應(yīng)用的措施

（一）需要完善相關(guān)的配套制度

企業(yè)長遠、穩(wěn)定的發(fā)展需要建立在健全的配套制度的基礎(chǔ)上。而在辦公自動化中應(yīng)用計算機技術(shù)，可以顯著提升企業(yè)的管理效率和決策準確度。整體而言，辦公自動化應(yīng)用計算機技術(shù)后，更具自由性和開放性，所以會導致企業(yè)管理在一定程度上面臨困難，對此為了能夠有效改善企業(yè)的辦公自動化環(huán)境，管理層需要加強管控員工權(quán)限，細化其權(quán)責范圍，并且對于員工在辦公軟件方面的應(yīng)用予以適當引導，促進相關(guān)部門和其他功能部門之間的交流溝通，在提升辦公效率的同時有效保證數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境下企業(yè)自動化辦公存在諸多信息安全風險，會對企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展產(chǎn)生直接影響，所以企業(yè)需要對辦公網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)置予以高度重視，設(shè)置相關(guān)的部門負責監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò)安全，并且采取身份識別以及密碼認證的方式，有效控制可能存在的風險，再輔助以健全的問責制度，對于所出現(xiàn)的問題予以嚴格處理。

（二）注重培養(yǎng)相關(guān)的人才

二十一世紀，人才是保障企業(yè)核心競爭力、促進企業(yè)發(fā)展的核心資源，同時也是計算機技術(shù)在辦公自動化中具體應(yīng)用的關(guān)鍵所在，所以必須要注重培養(yǎng)相關(guān)人才。盡管當前幾乎所有家庭都已經(jīng)普及了電腦，但是想要在辦公自動化中讓計算機技術(shù)得到充分發(fā)揮，單憑日常使用經(jīng)驗完全無法實現(xiàn)，除了需要掌握系統(tǒng)知識理論之外，還必須要能夠掌握計算機辦公技巧，所以企業(yè)方面要按照自身的具體情況，定期或不定期組織員工參與培訓，向員工宣傳新進的理論知識，為其傳授先進的操作技巧，在提升其計算機基礎(chǔ)知識水平的同時，培養(yǎng)起良好的操作技能，使得員工能夠更好的適應(yīng)當前的辦公自動化需求。而且員工還需要主動學習計算機相關(guān)知識，及時了解行業(yè)發(fā)展情況，拓展自身的能力結(jié)構(gòu)，提升自身對于崗位的勝任能力。除此之外企業(yè)還可以通過健全的績效考核制度，對企業(yè)員工的實踐操作進行考核和引導，通過了適當?shù)莫剳蜋C制，促進創(chuàng)新優(yōu)化，并及時發(fā)現(xiàn)其中所存在的問題，使得人才培養(yǎng)更具針對性和目的性。

（三）加強數(shù)據(jù)管理

辦公自動化對于計算機技術(shù)的應(yīng)用主要集中在數(shù)據(jù)輔助處理等方面，所以企業(yè)可以通過借助云計算等方式，對數(shù)據(jù)進行實時存儲，有效避免因為斷電或誤操作等情況導致的信息丟失，為企業(yè)日常管理工作的正常開展提供有效保障。當前5G網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展，所以移動辦公用戶還可以通過此實現(xiàn)手機和PC端的數(shù)據(jù)同步，滿足其信息的獲取、處理和交流需求。而且基于移動網(wǎng)絡(luò)的辦公，還能夠讓員工不再受到固定辦公區(qū)域的限制，從而顯著提升辦公效率?；谟嬎銠C技術(shù)的辦公自動化系統(tǒng)能夠滿足跨省、跨國等遠程辦公需求，使得員工可以及時了解企業(yè)內(nèi)部信息，并將其充分落實到實處。計算機技術(shù)的應(yīng)用能夠幫助企業(yè)更好、更多的存儲相關(guān)數(shù)據(jù)信息，以備企業(yè)日后的利用和分析。所以企業(yè)方面需要采取構(gòu)建數(shù)據(jù)庫等形式，加強數(shù)據(jù)管理工作，通過有效的資源共享，促進辦公自動化的發(fā)展。

（四）提升信息質(zhì)量

計算機技術(shù)本身屬于系統(tǒng)化工程，所以想要其充分發(fā)揮應(yīng)有作用，則必須要有足夠的基礎(chǔ)配套設(shè)施予以支持。所以企業(yè)在內(nèi)部建設(shè)過程中，除了需要培養(yǎng)專業(yè)化的人才隊伍之外，還必須要高度重視辦公自動化的應(yīng)用與發(fā)展，合理結(jié)合實際情況，適當增加在此方面的資金投入，引進先進設(shè)備設(shè)施，切實提升計算機系統(tǒng)的運行效率。除此之外企業(yè)應(yīng)當在辦公自動化管理過程中合理融入人文關(guān)懷，以有效提升員工的工作積極性。例如可以在辦公環(huán)境中布置綠植，盡可能降低由于工作壓力、久坐等因素對于員工身心所產(chǎn)生的不良影響，為員工營造舒適、輕松的辦公環(huán)境，如此也能夠顯著提升員工的信息質(zhì)量，降低可能出現(xiàn)的人為誤操作問題。同時企業(yè)還應(yīng)當加強與互聯(lián)網(wǎng)、計算機等企業(yè)之間的合作交流，積極了解行業(yè)的先進技術(shù)，并按照自身辦公的特點及需求，合理開發(fā)相關(guān)的辦公軟件，切實提升辦公效率，進而促進企業(yè)的快速發(fā)展。而且企業(yè)應(yīng)當合理改革傳統(tǒng)內(nèi)部控制模式下嚴格的等級制度，合理應(yīng)用計算機技術(shù)，促進辦公自動化發(fā)展，將企業(yè)組織結(jié)構(gòu)調(diào)整為扁平化結(jié)構(gòu)模式，有效拉近各層員工之間的距離，滿足其平等對話需求。

三、總結(jié)

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)在日常辦公過程中，所需要處理的數(shù)據(jù)信息越來越多，辦公自動化相關(guān)的計算機技術(shù)涉及文字與數(shù)據(jù)處理、多媒體以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等相關(guān)內(nèi)容，此類技術(shù)的應(yīng)用顯著提升了工作質(zhì)量與效率，有效保障企業(yè)的正常運營。所以企業(yè)方面必須要對計算機技術(shù)在辦公自動化方面的應(yīng)用予以高度重視，并充分發(fā)揮其優(yōu)勢，促進辦公自動化的發(fā)展。