電子檔案整理保護存在的問題及解決策略探究

（肇慶市自然資源局，廣東 肇慶 526060）

現(xiàn)在的社會是一個快速發(fā)展的社會，在這樣一個快速發(fā)展的社會下人們對于任何事物的接受和學習能力也逐漸提升，為了方便儲存各種材料和資料，儲存方式由紙質(zhì)檔案開始向電子檔案方向轉(zhuǎn)變，因為紙質(zhì)檔案的儲存方式跟不上多元化社會的發(fā)展以及社會的需求。現(xiàn)在，我國企業(yè)內(nèi)部業(yè)逐漸開始使用電子檔案，并具備完善的電子檔案管理和保護系統(tǒng)，電子檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平也得到了顯著的提升[1]?？墒?，現(xiàn)在的社會是一個多元化的社會，是一個要求速度、效率的時代，所以，電子檔案管理工作需要對工作內(nèi)容進行改變，管理工作人員也需要改變管理模式，從根本上提升檔案管理的工作效率，希望可以提升資源的利用。

一、電子檔案管理與保護存在的問題

我國從工業(yè)化時代進入信息化時代方向轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)的大力發(fā)展下，我們不用出家門就可以知道我國和國外實時發(fā)生的事情，通過信息技術(shù)將我們的生活方式和思維方式進行了轉(zhuǎn)變，在社會的快速發(fā)展下開始使用電子檔案，電子檔案對檔案管理工作人員的影響也非常顯著。檔案管理對我們的生活和工作非常重要，可是，企業(yè)領(lǐng)導層對檔案管理工作的重視度不足，比如，企業(yè)對檔案管理設(shè)備投入的資金比較小，儲存空間有限，電子檔案管理機制并沒有得到補充與完善，上述這些問題都會嚴重阻礙檔案管理工作今后的發(fā)展[2]。有的單位對檔案管理工作的要求就是科學化，可是因為檔案管理的數(shù)量較多，很多單位在檔案管理工作中還一直使用紙質(zhì)儲存方式，這就使得查找和儲存中需要浪費大量的時間，導致檔案運用的不嚴謹性。因此，為了讓檔案的整合運用更加便捷，需要創(chuàng)建相同的格式，方便檔案的整理，也可以方便今后檔案的查詢。按照現(xiàn)在我國檔案管理的實際情況來說，很多企業(yè)內(nèi)部并沒有一套完善的檔案管理規(guī)范標準，因此，檔案管理方式高低交錯，管理內(nèi)容不完善，硬件設(shè)施存在漏洞，資金投入力度微小。有的企業(yè)還一直延續(xù)手工登記的方式，就算是運用計算機進行檔案的整理，也還是打印目錄或者是表格查詢的方式進行檔案的整理，如果企業(yè)想要進行電子檔案的智能化管理就應(yīng)當進行改變，并提升電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

二、電子檔案整理與保護工作的解決策略

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，我國信息技術(shù)的發(fā)展也非常迅速，在企業(yè)中運用電子檔案管理是必然的。企業(yè)在電子檔案管理的過程中還應(yīng)該運用信息技術(shù)對電子檔案進行保護和管理，只有這樣才可以提升企業(yè)電子檔案信息資源的準確性、完整性、秘密性。文章從以下兩個方面闡述電子檔案管理與保護工作。

（一）提升企業(yè)電子檔案的整理工作

企業(yè)中運用電子檔案來整理和儲存資料，但是電子檔案也十分位很多種，一種是計算機儲存、光盤儲存、移動硬盤儲存等。因此，企業(yè)進行檔案整理的過程中需要提升電子檔案整理和保護工作，然后創(chuàng)建檔案管理相關(guān)制度，然后對資料儲存格式、資料分類、保管年限以及電子檔案的拷貝情況進行備注，如果檔案中有需要保密的應(yīng)當設(shè)置保密級別。第一，我們需要提前認識電子檔案保密級別，了解電子檔案保管方式和保管期限?，F(xiàn)在我國發(fā)展十分迅速，社會經(jīng)濟逐漸向多元化的方向發(fā)展，市場競爭力較強，不同行業(yè)對電子檔案的管理工作也應(yīng)當創(chuàng)新和完善，企業(yè)內(nèi)的管理人員和管理部門應(yīng)當了解電子檔案管理的重要性，為了提升電子檔案管理工作的有效性，需要投入大量的財力、物力、人力。比如，企業(yè)內(nèi)的管理類文件和辦公系統(tǒng)需要數(shù)據(jù)共享，如果文件或者系統(tǒng)內(nèi)沒有原始數(shù)據(jù)檔案，那么就可以進行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，比如會計檔案和行政檔案等?，F(xiàn)在，企業(yè)對電子數(shù)據(jù)的要求也逐漸提升，比如工作流水需要明確，審核人員、日期、注意事項和項目負責人需要明確，因此，電子檔案的數(shù)量也會慢慢提升，應(yīng)當從不同角度提升電子檔案的管理和服務(wù)水平。

（二）提升電子檔案保護工作的重視度

在信息化社會下，企業(yè)電子檔案管理工作人員需要了解檔案管理中信息技術(shù)的重要性，然后了解任何事物都可以為人們帶來便捷，還可以為企業(yè)帶來危害。比如，電子檔案保護工作中會出現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)備問題和病毒問題，因此，作為檔案管理工作人員應(yīng)當提升電子檔案保護工作。作為電子檔案管理工作人員需要提升專業(yè)水平，通過運用信息化技術(shù)來保護電子檔案，在電子檔案中設(shè)置防火墻或者使用加密的形式保護電子檔案，保證電子檔案信息的安全。在電子檔案管理的時候還需要防止病毒的入侵，提升互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的管理和儲存，所以，需要為電子檔案提供完善的儲存環(huán)境，熟記加密文件的密碼。

三、結(jié)束語

總之，在多元化社會發(fā)展下，企業(yè)就需要運用科技的發(fā)展來彌補電子檔案管理工作中的不足。按照我國當前電子檔案管理工作來說還有很多需要解決的問題。電子檔案管理工作人員自身需要具備專業(yè)知識和綜合素養(yǎng)，不斷地學習檔案管理方面的內(nèi)容，改變檔案管理方式，幫助企業(yè)在多元化社會的發(fā)展下保證工作的有效進行。不僅如此，檔案部門還需要根據(jù)電子檔案的實際情況創(chuàng)建檔案保護工作制度，從根本上提升企業(yè)電子檔案管理的整體水平。