數(shù)字記憶視域下的事業(yè)單位檔案管理工作效益提升途徑分析

（國家廣播電視總局八三一臺，浙江 金華 321100）

檔案是珍貴的文化資源，資源的價(jià)值在開發(fā)利用和服務(wù)的過程體現(xiàn)出來。隨著數(shù)字時(shí)代的來臨，數(shù)字化對檔案資源開發(fā)利用和服務(wù)有重要作用。檔案資源的數(shù)字記憶是通過計(jì)算機(jī)或者云空間對檔案信息進(jìn)行存儲和傳輸。數(shù)字記憶集存儲空間大，處理快，檢索便捷，傳輸方便等優(yōu)點(diǎn)于一體，節(jié)省了時(shí)間以及檔案管理人力資源，降低了檔案管理成本。其次，數(shù)字化管理打破了空間地域限制，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺共享。數(shù)字記憶技術(shù)解決了事業(yè)單位對于信息查閱的容量的需要以及信息傳遞廣度和速率的追求，為檔案管理工作的開展提供了極大地便利。數(shù)字記憶解決了檔案信息開發(fā)利用與保護(hù)直接的矛盾，有效地保護(hù)了檔案的完整性，提升了檔案資源開發(fā)利用的效率和價(jià)值?，F(xiàn)階段事業(yè)單位在檔案資源管理數(shù)字化轉(zhuǎn)化方面做出了很大投入，事業(yè)單位檔案管理的軟件和硬件環(huán)境建設(shè)都有顯著的成效。但是新技術(shù)也會帶來新問題，如何更好促進(jìn)檔案管理工作的開展是我們需要重視的問題，下面筆者結(jié)合平時(shí)的工作心得，從實(shí)際情況出發(fā)對檔案管理工作效益提升路徑進(jìn)行了分析，希望能提升工作質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作良好發(fā)展。

一、加快數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

在數(shù)字記憶視角下，事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化和建設(shè)是首要任務(wù)。因此，構(gòu)建數(shù)字化管理系統(tǒng)和平臺是事業(yè)單位檔案管理改革中的核心與基礎(chǔ)。數(shù)字技術(shù)必須通過平臺或系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)管理功能和管理優(yōu)勢。建設(shè)先進(jìn)的事業(yè)單位檔案管理數(shù)字系統(tǒng)需要有安全的軟件設(shè)備和良好的硬件設(shè)備作為支撐。在數(shù)字化技術(shù)的支持下，事業(yè)單位檔案管理工作會有很大的進(jìn)步，檔案資源的收集，存儲，檢索和傳輸利用都變得快速便捷，同時(shí)也要增強(qiáng)數(shù)字化事業(yè)單位管理系統(tǒng)與其他部門或單位系統(tǒng)之間的連接與共享，使檔案資源可以共享。各項(xiàng)數(shù)字功能的開發(fā)與應(yīng)用，加大了檔案信息的利用效率。

二、通過數(shù)字創(chuàng)新開發(fā)檔案利用價(jià)值

檔案管理工作是為了實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)利用的核心價(jià)值，更好地服務(wù)于單位和社會?，F(xiàn)階段開發(fā)利用價(jià)值卻沒有完全顯現(xiàn)，檔案資源大多是存儲和封藏，并沒有得到有效利用，實(shí)現(xiàn)開放利用的檔案資源有限。部分檔案資源實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部參考，受益對象僅限于本單位，沒有滿足社會公眾需求。因此檔案的利用價(jià)值還體現(xiàn)在開放性上，檔案的使用除了服務(wù)于本單位的人員，還可以適當(dāng)?shù)貙婇_放，實(shí)現(xiàn)資源共享。其次，數(shù)字化檔案的開發(fā)和利用，需要大量的技術(shù)和資金投入，對管理人員的綜合素質(zhì)要求也較高，因此要采取一些激勵政策提高檔案管理人員工作積極性，增加研究成果。檔案管理人員要深入開發(fā)利用事業(yè)單位檔案資源，挖掘檔案資源的宣傳、教育的價(jià)值；另一方面，數(shù)字化的檔案管理可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度開發(fā)，除了立足本單位的數(shù)據(jù)庫，還可以結(jié)合外部數(shù)據(jù)庫進(jìn)行補(bǔ)充和完善，達(dá)到事業(yè)單位檔案最大的利用價(jià)值，還可以增強(qiáng)與其他數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)交互。

三、檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能和職業(yè)素質(zhì)地提升

數(shù)字化視域下，新的管理方式對管理人員也提出了新要求。計(jì)算機(jī)技能和職業(yè)素質(zhì)都需要隨著新時(shí)代提升，要求檔案管理人員掌握數(shù)字系統(tǒng)的操作和維護(hù)技能。檔案信息資源龐雜，檔案管理人員需要深度發(fā)掘和收集整理檔案資料信息，并要規(guī)范化的分類存儲。檔案管理人員需要原始的信息基礎(chǔ)上拓展檔案信息的廣度和深度，讓全員意識到檔案管理的重要性，積極配合檔案管理部門工作的開展。各部門之間要加強(qiáng)聯(lián)系，事業(yè)單位內(nèi)部人員信息的傳遞和補(bǔ)充需要及時(shí)并且完整，減少信息的重復(fù)錄入和信息缺漏，節(jié)省人力和成本。同時(shí)要完善檔案資源的形式和內(nèi)容。檔案資源的形式不僅包括文字，數(shù)字化檔案還包括視頻，數(shù)碼照片等等，提升事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，讓事業(yè)單位檔案資源更好地服務(wù)于社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，

四、加強(qiáng)制度建設(shè)，優(yōu)化管理方式，加大技術(shù)投入

完善的制度體系和良好的管理方式是數(shù)字化管理系統(tǒng)的保障。事業(yè)單位逐步認(rèn)識到數(shù)字化管理的重要性，積極開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)，在數(shù)字化進(jìn)程重，事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合國家政策導(dǎo)向和自身需求建設(shè)一套完整的管理制度，并且展開嚴(yán)格的監(jiān)督，督促檔案管理工作落實(shí)到位。同時(shí)要加大技術(shù)和人才的投入，檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，充分依托數(shù)字化系統(tǒng)深入開發(fā)內(nèi)部檔案資源的利用價(jià)值，將實(shí)現(xiàn)檔案資源的關(guān)聯(lián)，通過檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)體現(xiàn)關(guān)聯(lián)與價(jià)值，把儲存的檔案資源充分利用起來，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)與社會雙重效益。

結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)時(shí)代，先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)和優(yōu)良的硬件設(shè)備，大力推動了檔案管理工作的全面提升。事業(yè)單位檔案管理工作的制度、管理方式，管理系統(tǒng)以及人員的職業(yè)技能等各方面均實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新與突破。檔案資源的價(jià)值要通過信息共享來實(shí)現(xiàn)，不斷完善檔案管理體系，形成良性發(fā)展循環(huán)。