淺談當(dāng)前執(zhí)法單位文書檔案管理工作中的問題及對策
——以重慶市酉陽縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)委員會執(zhí)法文書檔案管理工作為例

（重慶市酉陽縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)委員會，重慶 409800）

執(zhí)法單位是一個復(fù)雜的單位系統(tǒng)，在執(zhí)法的過程中，從開始的受理、審查、核準(zhǔn)、發(fā)布公告等過程中，大量的文件便會產(chǎn)生，這些文件需要管理人員及時整理歸檔，最終形成文書檔案。執(zhí)法單位的文書檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性的工作，對于單位的發(fā)展有著不可或缺的作用，文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展是每一個管理者的責(zé)任。因此，本文結(jié)合自己工作實際，提出以下幾點思考。

一、執(zhí)法文書檔案的重要性

（一）具有法律效力的憑證作用。執(zhí)法文書檔案是一個執(zhí)法單位極為重要的文件，是單位設(shè)立、變更以及開展各種活動的歷史記載，具有很強的原始記錄性，是可靠詳實的第一手資料，這些原始資料能夠為執(zhí)法單位以及各相關(guān)部門查處違法違紀(jì)行為提供非常重要的依據(jù)，同時也是有關(guān)訴訟的重要憑證。

（二）是國家檔案的重要組成部分。執(zhí)法單位在我國的經(jīng)濟、政治以及文化活動中都有著非常重要的作用，特別是對于社會的發(fā)展有著相當(dāng)重要的影響。執(zhí)法單位文書檔案作為執(zhí)法單位發(fā)展變化情況的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分。這些檔案資料根據(jù)相關(guān)規(guī)定進行合理地開發(fā)利用能夠為社會各個方面提供具有巨大價值的信息服務(wù)。

（三）是提高執(zhí)法水平的重要手段。執(zhí)法文書檔案是執(zhí)法活動的真實記錄，記錄著執(zhí)法人員對案件的發(fā)現(xiàn)、調(diào)查取證、結(jié)案等全過程，它是執(zhí)法人員辦案思路、辦案方法、辦案水平的載體，是執(zhí)法人員吸取經(jīng)驗，提高執(zhí)法水平的重要手段。

二、當(dāng)前執(zhí)法文書檔案管理工作中存在的問題

（一）認識有待提高

大多數(shù)執(zhí)法單位的工作人員編制數(shù)量嚴(yán)重短缺，而且沒有落實專門管理人員進行檔案管理。有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，社會檔案意識不強。以我縣為例，2014 年11 月以前，我縣城鄉(xiāng)建設(shè)執(zhí)法工作完全處于“無機構(gòu)無編制”狀態(tài)，相關(guān)工作由城市建設(shè)管理科工作人員兼任，執(zhí)法文書檔案的歸檔管理無專人落實。因此，此前的執(zhí)法文書檔案基本沒有規(guī)范整理歸檔，導(dǎo)致很多原始資料遺失。有的單位雖然組建了機構(gòu)，但常?；炀幓鞃彛瑢?dǎo)致真正從事執(zhí)法工作的人員嚴(yán)重不足，從而影響執(zhí)法文書檔案的規(guī)范整理歸檔工作。

（二）制度有待健全

俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，執(zhí)法單位文書檔案管理工作，必須要有相應(yīng)規(guī)章制度。由于認識的不到位，執(zhí)法文書檔案管理無完善的管理制度，導(dǎo)致對文書檔案的收集歸檔整理不及時不健全，使得文書檔案失去了自己的作用。因此，各個單位應(yīng)當(dāng)制定完善的檔案立卷、整理、歸檔等管理制度，使無序的管理能得到良好的規(guī)范。另外，城市建設(shè)執(zhí)法工作是一項特殊性的工作，執(zhí)法人員稍有不慎就有可能出現(xiàn)思想偏差，因此，要建立健全崗位責(zé)任制度，依法規(guī)范城鄉(xiāng)建設(shè)領(lǐng)域執(zhí)法人員的職責(zé)和權(quán)限，防止權(quán)力濫用，做到執(zhí)法公正透明。

（三）素質(zhì)有待提高

執(zhí)法文書檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，而且是一項專業(yè)性技術(shù)性很強的工作，執(zhí)法文書檔案管理人員必須要有較好的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)能力，才能勝任此項工作。但是很多時候執(zhí)法文書檔案管理人員多是兼職，日常事務(wù)比較多，沒有足夠的時間和精力專門從事執(zhí)法文書檔案管理工作，導(dǎo)致他們業(yè)務(wù)素質(zhì)學(xué)習(xí)不夠，直接影響了執(zhí)法文書檔案管理工作的有序發(fā)展。

（四）設(shè)備有待更新

管理設(shè)備對于執(zhí)法文書檔案管理也至關(guān)重要，如果僅靠人力，效率會非常底下。因此，先進的設(shè)備設(shè)施是很有必要的。執(zhí)法單位的檔案普遍較多，且不同案件不同過程產(chǎn)生的文件類型也很多，所以執(zhí)法單位必須加強對于檔案管理建設(shè)方面的財政支持力度，增設(shè)先進的設(shè)備設(shè)施來提高管理效率。

（五）合力有待加強

任何工作的順利完成都離不開各個部門的相互配合，城市建設(shè)執(zhí)法工作需要部門之間的密切配合。執(zhí)法文書檔案的歸檔工作，同樣需要各個部門及時將材料整理歸類，并將相關(guān)材料提交到文書檔案管理部門，但是現(xiàn)實工作中，部門之間的相互配合力度不夠，文書檔案管理人員常常感到心有余而力不足，無奈最后放棄對材料的收集整理與歸檔，許多執(zhí)法文書檔案未能及時入庫現(xiàn)象時有發(fā)生。

三、執(zhí)法文書檔案管理的應(yīng)對策略

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)、抓機構(gòu)建設(shè)

執(zhí)法文書檔案的形成貫穿于從受理開始到審查、核準(zhǔn)以及最后發(fā)布公告的各個環(huán)節(jié)，并在對執(zhí)法單位的監(jiān)督管理工作中形成。在執(zhí)法單位的日常工作中，文書檔案管理工作有著非常重要的作用。因此，有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，把執(zhí)法文書檔案管理工作當(dāng)作一項重要工作來抓。以我縣為例：2014 年11 月12 日，《關(guān)于設(shè)立縣城鄉(xiāng)建設(shè)執(zhí)法大隊的批復(fù)》（酉陽編委發(fā)〔2014〕23 號）批準(zhǔn)設(shè)立“酉陽土家族苗族自治縣城鄉(xiāng)建設(shè)執(zhí)法大隊”，核定編制8 名，我縣城鄉(xiāng)建設(shè)執(zhí)法工作告別了無機構(gòu)無編制狀態(tài)。2017 年4 月25 日，《關(guān)于調(diào)整縣城鄉(xiāng)建委下屬事業(yè)單位機構(gòu)編制相關(guān)事項的批復(fù)》（酉陽編委發(fā)〔2017〕25號 ）再次將我委城鄉(xiāng)建設(shè)執(zhí)法大隊編制增加至14 名。2020 年6 月30 日，《關(guān)于酉陽土家族苗族自治縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政執(zhí)法支隊機構(gòu)編制事項的通知》（酉陽委編委發(fā)〔2020〕30 號），整合酉陽土家族苗族自治縣城鄉(xiāng)建設(shè)執(zhí)法大隊和酉陽土家族苗族自治縣建設(shè)工程施工安全管理站相關(guān)職責(zé)，組建包括綜合科（政策法規(guī)科）、執(zhí)法一大隊、執(zhí)法二大隊、執(zhí)法三大隊四個機構(gòu)的酉陽土家族苗族自治縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政執(zhí)法支隊，并以縣住房城鄉(xiāng)建委的名義，統(tǒng)一行使住房和城鄉(xiāng)建設(shè)領(lǐng)域行政處罰權(quán)及與之相關(guān)的行政檢查、行政強制權(quán)等執(zhí)法職能。從此，我縣的住房和城鄉(xiāng)建設(shè)執(zhí)法工作逐漸向正規(guī)化、規(guī)范化邁進。

（二）規(guī)范管理、抓制度建設(shè)

加強制度建設(shè)，規(guī)范執(zhí)法行為，是改進執(zhí)法工作的關(guān)鍵。作為執(zhí)法單位，更懂得遵循法律、規(guī)章制度的重要性。要依據(jù)相關(guān)的檔案管理辦法和檔案業(yè)務(wù)知識規(guī)范，制定出本單位檔案立卷、整理、歸檔、保管、借閱、保密等一系列檔案管理制度，做到制度上墻，專人專柜管理檔案，使檔案管理工作有章可循。要嚴(yán)密執(zhí)法程序，規(guī)范執(zhí)法環(huán)節(jié)，有效防止執(zhí)法人員濫用自由裁量權(quán)，不斷完善各類監(jiān)督約束機制，嚴(yán)肅查處違法違紀(jì)案件，懲前毖后，警鐘長鳴，讓權(quán)力在陽光下運行，確保執(zhí)法公正透明。

（三）強化培訓(xùn)、抓業(yè)務(wù)提升

在信息化時代，執(zhí)法文書檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到執(zhí)法文書檔案的質(zhì)量，因此，任何執(zhí)法單位都應(yīng)該重視執(zhí)法文書檔案管理人員的積極作用。要選拔一些具有較強政治意識、責(zé)任心以及良好專業(yè)技術(shù)能力的人才到執(zhí)法單位的文書檔案管理工作崗位上來。要通過各種途徑和方式加強培訓(xùn)，使有關(guān)人員更好地掌握城市建設(shè)行政執(zhí)法文書制作、整理、歸檔的技能和方法，不斷提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以提升執(zhí)法文書檔案管理工作的水平。

（四）加大投入，抓設(shè)施建設(shè)

檔案管理是對單位的一系列文件進行的集中管理，工作人員必須要確保檔案信息的完整與安全，而這是一項特別復(fù)雜的工作，單靠人力是無法完成的，所以先進的設(shè)備機器有很重要的作用。文件材料從開始的形成積累到最后的歸檔保存更需要現(xiàn)代化的信息處理。因此，各單位需要加大財政支持力度，加快檔案管理配套的軟硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化管理，從而更好地為城鄉(xiāng)建設(shè)行政執(zhí)法工作服務(wù)。

（五）強化協(xié)調(diào)，抓力量整合

住房和城鄉(xiāng)建設(shè)領(lǐng)域面臨的問題錯綜復(fù)雜，城市建設(shè)執(zhí)法工作與執(zhí)法文書檔案管理工作單靠一個部門難以完成，要加強單位內(nèi)部聯(lián)動，建立健全違法案件立案、處罰、結(jié)案的集體會審制度和案件查處工作職責(zé)，明確執(zhí)法辦案的程序和單位內(nèi)部各科室、站、所協(xié)作配合的職責(zé)，進一步增強執(zhí)法隊伍合力，查處各類違法案件，及時收集整理各類執(zhí)法文書檔案，確保城鄉(xiāng)建設(shè)領(lǐng)執(zhí)法文書檔案管理工作域順利健康發(fā)展。

四、總結(jié)

執(zhí)法單位的文書檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性的工作，對于執(zhí)法單位的發(fā)展有著不可或缺的作用，執(zhí)法單位文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展是每一個管理者的責(zé)任，我們每一個管理者都應(yīng)本著主人翁的態(tài)度，積極主動思考如何有效提高執(zhí)法文書檔案管理工作效率。因此，本文結(jié)合自己工作實際，對工作中存在的問題進行分析，并從機構(gòu)管理、制度建設(shè)、業(yè)務(wù)提升、設(shè)施建設(shè)、力量整合等方面提出相應(yīng)對策，希望城鄉(xiāng)建設(shè)執(zhí)法文書檔案管理工作健康持續(xù)的發(fā)展。