信息化背景下報(bào)社文書檔案管理工作優(yōu)化研究

花召汶

（濰坊日?qǐng)?bào)社，山東 濰坊 261041）

引言：近幾年，信息技術(shù)得到了快速發(fā)展，在管理文書檔案時(shí)，如果報(bào)社員工仍舊依托原有理念，所取得工作成果往往無(wú)法達(dá)到預(yù)期，只有引入信息技術(shù)，對(duì)管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，才能使工作獲得應(yīng)有效用，由檔案所提供信息資源的利用率，自然會(huì)得到提高。由此可見，本文所研究?jī)?nèi)容，具有十分突出的現(xiàn)實(shí)意義。

一、文書檔案管理價(jià)值

（一）實(shí)現(xiàn)資源共享

管理文書檔案的目的，主要是充分利用信息資源，使其作用得到發(fā)揮，資源共享的重要性，自然不言而喻。傳統(tǒng)管理模式的局限性較為嚴(yán)重，無(wú)法及時(shí)共享優(yōu)勢(shì)資源，由此而引發(fā)的問題，主要表現(xiàn)為資源利用率難以提高。信息時(shí)代的來(lái)臨，為報(bào)社提供了全新的管理思路，引入信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)資源的高效共享，員工可利用互聯(lián)網(wǎng)，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的查詢與使用，另外，信息傳遞也更加便捷，這與信息時(shí)代所提出要求高度契合。

（二）提高管理效率

文書檔案的傳統(tǒng)管理模式以人工管理為主，報(bào)社內(nèi)部需要管理的文書檔案涉及多個(gè)方面，員工即使投入大量的時(shí)間，也難以保證百分之百的準(zhǔn)確率，一旦有問題出現(xiàn)，所帶來(lái)影響往往無(wú)法預(yù)估。對(duì)信息技術(shù)加以利用，實(shí)時(shí)歸檔辦理完成的文件，精簡(jiǎn)歸檔程序，不僅能夠加快收集、整理文書檔案的速度，還可以為準(zhǔn)確率提供有力保證。

（三）保證文書檔案完整

信息時(shí)代，諸多領(lǐng)域均被信息技術(shù)所影響，檔案管理也不例外?；谛畔⒓夹g(shù)所開展管理工作，可以在信息管理平臺(tái)的幫助下，實(shí)現(xiàn)文書檔案的集中管理，另外，該平臺(tái)的作用還體現(xiàn)在幫助員工控制管理環(huán)節(jié)，對(duì)管理步驟進(jìn)行記錄的方面[1]。實(shí)踐證明，在工作中引入該平臺(tái)，可以達(dá)到實(shí)時(shí)監(jiān)控信息的效果，員工可以視情況修改或利用信息，使其價(jià)值得到實(shí)現(xiàn)。

二、文書檔案的信息化管理策略

報(bào)社原有管理模式的信息水平較低，利用其管理文書檔案，所取得成果有限，引入可用于管理的信息技術(shù)，對(duì)管理模式加以改善，自然很有必要。在開展相關(guān)工作時(shí)，以下內(nèi)容需要引起重視：

（一）優(yōu)化現(xiàn)有管理制度

通過調(diào)查能夠發(fā)現(xiàn)，管理制度所具有信息化水平較低的問題，在報(bào)社內(nèi)部較為常見，該問題所帶來(lái)的影響，主要體現(xiàn)在以下方面：其一，管理混亂；其二，信息丟失。由此可見，不完善的管理制度，給信息技術(shù)所具有價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，帶來(lái)了一定的負(fù)面影響，要想利用信息技術(shù)，高效完成管理文書檔案的工作，優(yōu)化現(xiàn)有管理制度就顯得很有必要。首先，增加并完善涉及信息管理的制度，明確采購(gòu)、使用和維護(hù)設(shè)備的步驟與標(biāo)準(zhǔn)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，增強(qiáng)管理人員的責(zé)任感，為后續(xù)工作的開展奠定基礎(chǔ)。其次，通過適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)與懲罰，給員工以激勵(lì)，表?yè)P(yáng)工作態(tài)度良好的員工，在條件允許的前提下，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，批評(píng)工作態(tài)度不端正的員工，使其對(duì)所從事工作的重要性引起重視。再次，加大監(jiān)督力度，組建以監(jiān)督為主要工作的審查小組，保證監(jiān)督、審查等環(huán)節(jié)的作用，在報(bào)社內(nèi)部得到充分發(fā)揮。最后，制定對(duì)員工能力進(jìn)行考核的制度，將員工劃分成不同的等級(jí)，以能力考核結(jié)果為依據(jù)，適當(dāng)調(diào)整薪資水平，激發(fā)員工積極性，使其能力得到應(yīng)有的提高。

（二）及時(shí)轉(zhuǎn)變管理觀念

信息管理并非對(duì)文書檔案進(jìn)行信息管理，而是以信息技術(shù)為依托，集中管理并利用文書檔案。目前，多數(shù)報(bào)社在開展相關(guān)工作時(shí)，均未認(rèn)識(shí)到信息管理所強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)，工作效果自然和預(yù)期相距甚遠(yuǎn)。由此可見，科學(xué)的觀念是保證工作順利開展的關(guān)鍵。一方面，報(bào)社管理人員應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變自身理念，對(duì)管理流程進(jìn)行優(yōu)化，提高日常工作的信息化水平，使其更加符合信息時(shí)代所提出要求。管理人員對(duì)管理效果起決定作用，因此，要想使管理工作的價(jià)值得到凸顯，對(duì)員工素質(zhì)、水平進(jìn)行提高很有必要，這就要求報(bào)社定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，向員工傳授信息技術(shù)的相關(guān)知識(shí)，幫助員工掌握利用相關(guān)技術(shù)管理文書檔案的方法，為該項(xiàng)工作的發(fā)展提供支持[2]。另一方面，在管理文書檔案時(shí)，員工應(yīng)將信息技術(shù)作為主要工具，在信息技術(shù)的輔助下，提高管理質(zhì)量與效率。當(dāng)然，報(bào)社所給予支持的力度，同樣會(huì)影響工作的成果，報(bào)社可視情況，增加用于信息設(shè)備購(gòu)入的金額，事實(shí)證明，這樣做給管理工作帶來(lái)的影響，往往是直觀且深遠(yuǎn)的。

（三）適時(shí)引入信息技術(shù)

信息水平低的主要表現(xiàn)，就是信息技術(shù)的價(jià)值沒有得到凸顯，例如，報(bào)社管理文書檔案的載體，仍舊以紙質(zhì)為主，僅有部分文書檔案，通過信息技術(shù)進(jìn)行了處理。要想解決上述問題，有三點(diǎn)內(nèi)容需要引起重視：首先，加大開發(fā)信息管理系統(tǒng)的力度，聯(lián)合相關(guān)單位，制定能夠滿足信息時(shí)代要求的管理軟件，優(yōu)化現(xiàn)有管理工具，為信息管理及后續(xù)工作的開展奠定基礎(chǔ)；其次，充分利用安全系統(tǒng)、遠(yuǎn)程控制軟件，全面管理文書檔案的使用，提高安全水平，為管理工作所取得效果提供保證；最后，完善管理系統(tǒng)的查詢功能，保證員工可對(duì)所需信息進(jìn)行快速查詢，在此基礎(chǔ)上，制定修改期限，使文書檔案的實(shí)用性，得到應(yīng)有的保證，當(dāng)然，這樣做也有利于信息管理作用的發(fā)揮。

結(jié)論：通過上文的敘述可知，信息時(shí)代，傳統(tǒng)理念和工作模式均面臨著被淘汰的命運(yùn)，報(bào)社管理文書檔案時(shí)，主要存在信息水平低、制度不科學(xué)等問題，只有對(duì)管理人員的信息意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，以實(shí)際情況為切入點(diǎn)，優(yōu)化現(xiàn)有制度，才能使管理工作更加符合信息時(shí)代所提出要求，這也為報(bào)社發(fā)展注入了源源不斷的動(dòng)力。