醫(yī)院電子檔案管理存在的問題和原因探討

劉文靜

（黑龍江省海倫市婦幼保健院，黑龍江 海倫 152300）

一、醫(yī)院電子檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

電子檔案是檔案工作中的新事物，較之于傳統(tǒng)的傳統(tǒng)紙質(zhì)它具有一系列的優(yōu)點(diǎn)，因而被廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)的檔案管理工作中，大量的實(shí)踐表明，電子檔案確實(shí)可以有效地提高工作效率。特別對(duì)于醫(yī)院這種工作單位來說，醫(yī)院每天都會(huì)產(chǎn)生大量的電子檔案，每天也有眾多的電子檔案被查取、調(diào)用等，電子檔案以較低的成本、較快的傳輸速度、檢索速度快、信息量巨大等優(yōu)勢(shì)被大中小醫(yī)院所青睞，極大地便利了醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展。隨著科技的不斷發(fā)展，很多醫(yī)院在自身的信息化建設(shè)方面也投入了很多的力度，如醫(yī)院信息系統(tǒng)建立、電子病歷病案系統(tǒng)等，像投影儀、復(fù)印機(jī)等自動(dòng)化辦公系統(tǒng)更是在一些大型醫(yī)院中實(shí)現(xiàn)了普及。這些都為醫(yī)院的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。在這樣的時(shí)代形勢(shì)下，醫(yī)院電子檔案管理工作更是應(yīng)該不斷調(diào)整自己的工作理念和工作方式，堅(jiān)持用戶思維，努力為患者、工作人員建立一個(gè)高品質(zhì)、便捷化的檔案服務(wù)工作。

二、醫(yī)院電子檔案管理存在的問題

（一）安全隱患

俗語(yǔ)說道，“信息就是財(cái)富，安全才有價(jià)值”。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷普及和發(fā)展，基本上全國(guó)各地的醫(yī)院都開展了自身的信息化建設(shè)，建立了自己的醫(yī)院信息系統(tǒng)。因?yàn)獒t(yī)療行業(yè)工作的特殊性，一般來說醫(yī)院的信息系統(tǒng)都是每天24小時(shí)不間斷運(yùn)行，那么其安全問題就成為影響系統(tǒng)順利運(yùn)作的核心。

首先，部分醫(yī)院防火墻訪問措施不健全，一般來說，醫(yī)院的辦公網(wǎng)絡(luò)都是由內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)一起組建，做起其中的重要保障防火墻是一直有效性比較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)安全措施。因而，在電子檔案管理系統(tǒng)中，醫(yī)院應(yīng)該做好防火墻的安裝和維護(hù)工作，以提高檔案的安全性。然而，在現(xiàn)實(shí)生活中很多醫(yī)院并不是很重視這項(xiàng)建設(shè)，尤其是個(gè)人終端電腦上，多數(shù)人都只是在網(wǎng)絡(luò)上下載的免費(fèi)軟件，甚至一些工作人員的電腦上根本沒有裝防火墻，這不免會(huì)對(duì)各種文檔和數(shù)據(jù)帶來一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。其次，安全規(guī)章制度有待健全，對(duì)于醫(yī)院來說，醫(yī)療是其核心業(yè)務(wù)，在醫(yī)療規(guī)則制度方面往往比較重視，在檔案的安全機(jī)制方面有些忽視，這一定程度上影響了檔案管理工作的安全形象。

（二）存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

電子檔案的存儲(chǔ)方式比較多樣，然而醫(yī)院在這一方面缺少統(tǒng)一的規(guī)定，這就使得電子檔案在調(diào)用的時(shí)候不能根據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)檢索，甚至出現(xiàn)文件損壞的情況。特別是對(duì)于文字類的電子檔案來說，常用的格式有TXT性-形式的純文字文檔、doc形式的Word文檔、PDF形式的可移植文檔等。這些文檔有的必須借助于一定的瀏覽器才能查閱，這為電子檔案的存儲(chǔ)帶來了一定的兼容性難題。至于圖片類的文件，其格式更是由jpj、gif、raw、bmp、edr等幾十種形式，不同的形式在像素、存儲(chǔ)大小等方面有很多的差異，一旦管理者在存儲(chǔ)格式調(diào)適中出現(xiàn)錯(cuò)誤，就容易對(duì)檔案造成難以彌補(bǔ)的損失。

（三）檢索、調(diào)用中存在的問題

雖然部分醫(yī)院都購(gòu)買的一定的醫(yī)療數(shù)據(jù)資料，然而多數(shù)醫(yī)院購(gòu)買的內(nèi)容實(shí)在單一，在檔案管理工作中工作者還是會(huì)不可避免地使用到一些互聯(lián)網(wǎng)的搜索引擎，以獲取到自己想要的一些資源。然而，面對(duì)來自于網(wǎng)絡(luò)的大量參差不齊、甚至是缺乏真實(shí)性的一些資料，還需要管理者加以篩選和過濾，一方面需要檔案工作者提高自己的信息鑒別能力，一方面也需要豐富醫(yī)院的數(shù)據(jù)資源庫(kù)，為檔案管理者提供更為豐富的權(quán)威型資料。

三、醫(yī)院電子檔案管理存在問題的原因分析

（一）客觀方面

醫(yī)院電子檔案管理工作出現(xiàn)以上一系列的問題，從客觀上來說是因?yàn)闄n案管理工作本身的工作對(duì)象和工作性質(zhì)。電子檔案管理的工作對(duì)象是一系列的檔案，除了最基礎(chǔ)的文件存儲(chǔ)、查找、整理工作，工作者還要隨時(shí)隨地根據(jù)不同人的需求去調(diào)取各種資料，對(duì)大量相關(guān)的電子文件數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，這就意味著工作者要付出更多的時(shí)間和精力，要隨時(shí)隨刻保持嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的態(tài)度。

（二）主觀方面

首先，醫(yī)院電子檔案管理工作存在地區(qū)邊緣化、權(quán)責(zé)不明確，管理部分過多且分散的情況。醫(yī)院內(nèi)部不同分支部門管理著眾多種類的電子文檔，文檔之間還存在很多的交集，有時(shí)候很難分清楚不同部分在電子檔案上的工作權(quán)限。甚至有時(shí)候因?yàn)槿狈贤?，因?yàn)殡娮游募拇鎯?chǔ)引發(fā)的矛盾層出不窮。其次，工作者缺乏檔案存儲(chǔ)的意識(shí)，日常工作中產(chǎn)生的海量電子文檔沒有人有意識(shí)地進(jìn)行科學(xué)處理，大多時(shí)候就自己存在自己的電腦里，如果做不到及時(shí)歸檔，很容易出現(xiàn)文件丟失的情況。

四、總結(jié)和思考

檔案管理工作的發(fā)展一個(gè)長(zhǎng)期的、循序漸進(jìn)的過程，隨著科技發(fā)展水平的不斷提高，越來越多的醫(yī)院意識(shí)到了檔案管理工作的重要性，并積引進(jìn)計(jì)算機(jī)、投影儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，這使得很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)有了資金的保證。一些檔案管理人員也注重自身的不斷學(xué)習(xí)，在工作中能夠及時(shí)錄入和登記材料信息，提高服務(wù)水平，推動(dòng)了醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化、電子化發(fā)展，也更好地為臨床醫(yī)療工作者提供了有力的數(shù)據(jù)支持，推動(dòng)了我國(guó)醫(yī)療行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。