基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作的對策

楊婷

（鶴崗市不動產(chǎn)登記中心，黑龍江 鶴崗 154100)

引言：近年來，隨著計算機技術，網(wǎng)絡技術的發(fā)展，基層事業(yè)的檔案管理工作也開始廣泛的應用到這些技術，這使得檔案管理工作的效率得到了極大地提高，也為基層事業(yè)檔案管理工業(yè)現(xiàn)代化提供了途徑。目前，大部分的基層事業(yè)單位都已經(jīng)實現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，現(xiàn)代化的電子管理更能夠節(jié)省工作時間，優(yōu)勢更明顯。

一、基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理的重要意義

目前，我國經(jīng)濟社會發(fā)展速度飛快，不論是計算機技術還是互聯(lián)網(wǎng)技術都已經(jīng)得到了廣泛的應用，因此，利用現(xiàn)代信息技術對基層事業(yè)單位的檔案進行管理是時代發(fā)展的必然趨勢?；鶎邮聵I(yè)單位的檔案管理工作采用現(xiàn)代化信息化的方式能夠促進我國電子信息技術的發(fā)展與普及，與此同時還可以推動我國信息化建設的發(fā)展，在此基礎之上，還能夠實現(xiàn)遠程檔案的共享，促進國家基礎信息資源的傳播?；鶎邮聵I(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化能夠推動我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，同時也是經(jīng)濟社會發(fā)展的必然要求，能夠提高企事業(yè)單位的管理水平。從當前的大環(huán)境來看，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法更好的滿足經(jīng)濟社會的需求，阻礙了基層事業(yè)單位管理水平的提高。因此，基層事業(yè)單位要想跟上當前時代發(fā)展的步伐，就必須要認識到基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，并將其融入到今后的檔案管理工作當中。

二、基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作中存在的問題

(一)檔案管理制度不夠完善

俗話說，沒有規(guī)矩不成方圓，任何事物的發(fā)展都要遵循其發(fā)展規(guī)律，也都要有對應的約束條件，對于基層事業(yè)單位來說也是一樣，需要完善的制度對其進行規(guī)范。有一部分基層事業(yè)單位雖然已經(jīng)制定了相關的檔案管理制度，但是仍然不夠完善，還存在許許多多的問題，例如案卷標題，檔案序號不夠完善，組卷不統(tǒng)一等，這些都是由于檔案制度不健全而導致的。除此之外，相關的工作人員在對檔案制度進行執(zhí)行的過程當中，只停留在表面上，并沒有使其發(fā)揮實際的作用，這在很大程度上降低了檔案的利用價值，同時也降低了檔案的可信程度。

(二)檔案檢索效率過低

檔案檢索方式按照檢索方式可分為計算機檢索與手工檢索，其效率和檔案硬件設施有很大的聯(lián)系，而檢索效率依賴于檢索工具，隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，計算機是目前檢索速度最快的檢索工具，但還是有很多基層事業(yè)單位堅持手工檢索。也有很多部門為了提高檔案檢索效率，對多種檢索工具研發(fā)投入了很大人力物力，錯誤的認為檢索工具越多檢索速率就越快，但實際上并不是這樣的，檔案檢索效率在于檢索設備是否精益求精而不是數(shù)量的多少，而且檢索工具設置過于細密或者過于繁瑣，不但不能提高檔案檢索速度，還可能造成檔案重疊出現(xiàn)的情況發(fā)生，這樣既不方便檢索，還大大影響檔案檢索的速度，適得其反。

(三)檔案利用率低、管理人員意識薄弱

盡管檔案管理對基層事業(yè)單位的發(fā)展改革具有很重要的作用，有利于基層事業(yè)單位回顧過去，學習從前有利于未來工作的開展，不管是經(jīng)濟效益還是社會影響都能在無形中給事業(yè)單位帶來提高，但是長期以來許多基層事業(yè)單位并沒有有效地利用檔案中的資源信息，管理人員的意識也很薄弱，忽視了這方面的管理，也損失其中隱含的效益。

三、基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作的對策

（一）轉變檔案管理觀念

當前形勢下，我國的基層事業(yè)單位普遍存在不重視檔案管理的現(xiàn)象，并且關于檔案管理的觀念也非常陳舊封閉，面對經(jīng)濟信息時代的到來，各單位應當主動創(chuàng)新檔案管理觀念，堅持與時俱進，不斷變革，充分利用現(xiàn)代信息技術，對現(xiàn)有檢索系統(tǒng)進行優(yōu)化與完善，結合工作實際情況，利用相關軟件或系統(tǒng)管理平臺對單位檔案進行整理歸類，實現(xiàn)檔案管理的自動化，并對其進行統(tǒng)計與開發(fā)，節(jié)省檔案管理時間，提高工作效率，讓基層事業(yè)單位的檔案管理能夠適應經(jīng)濟形勢的發(fā)展，不斷提高自身的檔案管理水平。

（二）完善軟件和硬件建設環(huán)境

各基層事業(yè)單位可以根據(jù)實際工作范疇建設內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)，讓各個部門的檔案能夠通過網(wǎng)絡平臺迅速安全地傳輸?shù)綑n案管理中心，再由檔案人員進行統(tǒng)一的整理、歸類、編號、保存和鑒定等工作，可以確保檔案的及時性、真實性和準確性。此外，還應當選擇兼容性及穩(wěn)定性均比較好的管理軟件，單位內(nèi)部各部門及統(tǒng)計基層最好選用相同的管理軟件，以實現(xiàn)檔案管理的標準化和規(guī)范化，提高電子檔案的質量。

（三）注重檔案信息安全的維護

在提倡檔案管理現(xiàn)代化的同時，還應當重視檔案的安全?；鶎邮聵I(yè)單位的檔案大多涉及國家機密，因此基層事業(yè)單位的檔案管理工作不是一般的個人行為或者是企業(yè)行為，而是關系到國家信息安全的大事，基層事業(yè)單位的檔案管理工作應當按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設。

四、結束語

綜上所述，基層事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設可以在最大程度上提高檔案管理的效率以及應用頻次，使得檔案資料不再被束之高閣而無法發(fā)揮其應有作用。因此，基層事業(yè)單位應當對現(xiàn)代化檔案管理引起重視，從而促進基層事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化建設工作。