數(shù)字化檔案管理的應用現(xiàn)狀及未來發(fā)展探討

閆雪

（鶴崗市不動產(chǎn)登記中心，黑龍江 鶴崗 154100）

引言：數(shù)字化檔案是基于現(xiàn)代化電子信息技術為依托的檔案的管理與應用體系，它對于檔案的管理來說，產(chǎn)生了很大的突破與革新，使得對于檔案的管理更加的經(jīng)濟實用簡便，促使檔案的管理從龐雜化走向簡約化，輕便化。這大大的擴展了傳統(tǒng)電子檔案管理的途徑，并且彌補了傳統(tǒng)檔案管理的不足，促使檔案管理更加的方便實用。數(shù)字化檔案管理不僅可以突破傳統(tǒng)檔案管理中的低效性、風險性，還能節(jié)省辦公場地、提升經(jīng)濟效益，一舉多得。因此，數(shù)字化檔案管理是事業(yè)單位檔案工作的必然發(fā)展趨勢。

一、數(shù)字化檔案管理的應用現(xiàn)狀

（一）數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在兩個方面。第一個方面表現(xiàn)在數(shù)字化檔案管理便于檢索和查詢，可以根據(jù)關鍵詞進行搜索，得到想要的資料，而不是像之前去檔案室一排一列的翻找，很大程度上節(jié)約了時間，也避免了翻找資料時打亂其原有排序。減輕了工作人員的負擔，減少工作量，同時也提高了查找檔案的效率，也是對勞動力使用的一種解脫。另一方面，數(shù)字化檔案管理很大程度上減輕了收集資料和編排順序的工作量，減輕了人力負擔，在以前需要定時的對檔案順序進行整理，仔細查找資料是否全面，還需要一個較大的檔案室來放置檔案，也較容易被別有用心的人看到。對于檔案的收集與管理工作來說，管理工作人員需要付出辛苦的勞作對數(shù)字化檔案進行分類、編排管理，如果沒有一個統(tǒng)籌的平臺對數(shù)字化檔案進行統(tǒng)一的編排和管理，數(shù)字化檔案的分類管理只能是零星分散的工作。因此要加強對數(shù)字化檔案管理平臺與系統(tǒng)的建設，通過特定軟體技術的開發(fā)實現(xiàn)對數(shù)字化檔案管理與運行的科學化合理化的分類與編排是至關重要的。

（二）數(shù)字化檔案管理的不足

目前我國數(shù)字化檔案管理發(fā)展的時間較短，仍處于初級階段，還存在著很多問題。所以如何解決數(shù)字化應用帶來的負面影響是目前主要需要研究的。為了提高數(shù)字化應用工作的效率，就要從計算機技術上進行突破。通過研發(fā)適配的系統(tǒng)采集以及處理軟件，讓數(shù)字化檔案管理更為高效與合理，進而推動數(shù)字化檔案的采集與應用的實效性，讓數(shù)字化檔案管理過渡到實用性、集成性的管理模式。目前在我國的數(shù)字化檔案管理及應用中，相關工作人員的整體素質水平不夠高，對于數(shù)字化應用的意識還沒有上去，能力水平也不夠，導致數(shù)字化檔案管理沒有得到很好的應用，沒能發(fā)揮出其真正的效用。而且現(xiàn)在數(shù)字化檔案管理的技術還不夠成熟，無法滿足全部要求，所以在技術層面有關部門要加強研究，從技術層面對數(shù)字化檔案管理進行改進，滿足對大量檔案的收集、整理及存放，對其進行合理的管理和應用，讓其在以后的創(chuàng)新研究中，體現(xiàn)出獨一無二的優(yōu)勢，為我國經(jīng)濟實力的提升做好鋪墊，進而讓社會知識文化技術能夠擴大應用范圍。

二、數(shù)字化檔案管理的未來發(fā)展分析

（一）管理理念服務化

目前對于數(shù)字化檔案的處理，大部分時間都交給了資料的收集與整理，卻沒有發(fā)揮出檔案的服務性能。因此在未來的發(fā)展趨勢中，檔案的服務功能必須得到體現(xiàn)。 首先，數(shù)字化檔案管理應該主動的了解用戶的需求，有針對性的提供信息服務，而不是被動的等待著用戶提出要求；其次，數(shù)字化檔案應該具有綜合性， 能夠通過檔案關聯(lián)等途徑為用戶提供更多的潛在需求檔案，使檔案服務突破原先“一檔一查”的局限性，更契合當前用戶的實際需求。此外，數(shù)字化檔案管理還會進一步整合檔案信息，使之在服務環(huán)節(jié)中更為具體、直觀。

（二）管理內(nèi)容網(wǎng)絡化

在現(xiàn)階段，宏觀意義上的數(shù)字化檔案管理就是把紙質的資料內(nèi)容輸入到電腦中進行信息化管理，并沒有發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理的最大優(yōu)勢。在如今網(wǎng)絡如此發(fā)達的時代，人們已經(jīng)習慣了在網(wǎng)絡上查找、分享信息，網(wǎng)絡已經(jīng)成為了最大的交流平臺。數(shù)字化檔案管理應該充分利用網(wǎng)絡的便捷性及廣泛性，將檔案與互聯(lián)網(wǎng)結合起來，拓寬其范圍，方便人們進行查找。需要注意的一點是，互聯(lián)網(wǎng)是存在一定的風險的，企業(yè)必須做好相應的防衛(wèi)措施，確保信息安全。

（三）管理人才復合化

工作人員是數(shù)字化檔案管理的實際操作者，可以說是決定了企業(yè)數(shù)字化應用的優(yōu)劣。人才是數(shù)字化檔案管理的關鍵因素，人才匱乏也是制約當前數(shù)字化管理效果的重要原因。數(shù)字化檔案管理作為一種新型的檔案管理方式，其在管理對象、管理手段、管理目標等內(nèi)容上和傳統(tǒng)的檔案管理都有著不小的差別，因此，舊有檔案管理人員難以適應新時期的檔案管理需要，復合型人才的重要性日漸突出。所謂復合型人才，指的是既有豐富的檔案管理經(jīng)驗，同時對信息技術又有著不錯基礎的人才 ，也就是說，能夠同時處理檔案管理的專業(yè)問題以及一般性的信息問題的人才。復合型管理人才主要來源于以下兩種渠道：第一，高校在檔案專業(yè)的教學中，根據(jù)時代發(fā)展趨勢，加強電子檔案的課程教授、豐富學生技能；第二，事業(yè)單位根據(jù)檔案工作需要安排管理人員信息技術培訓。

三、總結

數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為了不可阻擋的趨勢，盡管它仍然存在著一些問題，但是其好處也是不可忽略的。企業(yè)應該接受數(shù)字化應用的轉變，致力于解決其帶來的負面影響，使數(shù)字化檔案管理向著管理理念主動化、管理內(nèi)容網(wǎng)絡化及管理人才復合化的方向發(fā)展，發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理的巨大優(yōu)勢。