淺談紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的必要性

孟凡程

（鶴崗市不動產(chǎn)登記中心，黑龍江 鶴崗 154100)

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案的對比

（一）紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢與劣勢

所謂的紙質(zhì)檔案是一種以紙張作為信息存儲介質(zhì)的檔案。紙質(zhì)檔案有著悠久的歷史卻依舊存在我們的工作中，它的優(yōu)勢也是十分明顯的。

紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢：

1.紙質(zhì)檔案的原始性和真實性強，可作為原始憑證。最早的紙質(zhì)檔案大多是親筆書寫的紙質(zhì)文書，字跡與紙張材質(zhì)的不同可以很快鑒別出檔案的真實性，特別是保管期限越久的檔案越難被篡改，可作為原始憑證，具有一定的法律效力。

2.紙質(zhì)檔案可信度高。紙質(zhì)檔案是從當時工作中形成的文件直接轉(zhuǎn)化而來的，“白紙黑字”客觀地記錄了當時信息，從記載的信息到紙質(zhì)檔案上的各種標記，如責任人的簽署、單位公章、領導批示等都體現(xiàn)著檔案最初的痕跡，給人以不容置疑的可信度[1]。

紙質(zhì)檔案的劣勢：

1.紙質(zhì)檔案對存儲環(huán)境的要求比較高，高溫、潮濕、鐵銹、蛀蟲都會對紙質(zhì)檔案造成不同程度的破壞。

2.紙質(zhì)檔案從收集、歸檔、入檔案庫都需要大量的人力物力，同時也需要有空間較大的檔案室來存放日積月累下的紙質(zhì)檔案。

3.紙質(zhì)檔案的共享性較低，同一份只能在同一時間借給一個人或者一部門，不能供其他人借閱。

（二）電子檔案的優(yōu)勢與劣勢

電子檔案是利用計算機技術，通過硬盤、磁盤等作為存儲介質(zhì)的檔案。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，電子檔案出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)越性。

電子檔案的優(yōu)勢：

1.電子檔案存儲介質(zhì)具有多樣性，可以通過硬盤、磁盤、光盤、云存儲等多種介質(zhì)來存儲。

2.電子檔案載體小，不需要較大的存儲空間，僅僅一張光盤就可以存儲30萬頁紙質(zhì)檔案，這樣一來既可以節(jié)約保存紙質(zhì)檔案所占用的空間，也可以減少一定的人力物力。

3.電子檔案實現(xiàn)了信息的高度共享。只要計算機上有安裝一致的檔案系統(tǒng)，在檔案管理員的授權下，可以在不同的地點、同一時間共享大量的檔案信息。

電子檔案的劣勢：

1.電子檔案比較容易被復制和修改，會讓檔案的真實性受到嚴重影響，一般來說并不具有法律效用。

2.電子檔案的安全性比較低，一旦計算機感染病毒就會對電子檔案造成嚴重損害。

3.電子檔案對于電子設備的依賴性比較強，必須通過計算機來進行操作，當電子設備出現(xiàn)問題的時候，檔案的信息將無法保存。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的必要性

（一）電子檔案無法完全取代紙質(zhì)檔案

雖然現(xiàn)在發(fā)達的信息技術給檔案的儲存帶了許多的便利，但是電子檔案卻有著一些弊端，正是這些弊端導致電子檔案無法完全取代紙質(zhì)檔案。由于電子檔案的查閱和儲存必須依賴電子設備，對于檔案的穩(wěn)定性來說是一種考驗。如果全部放棄紙質(zhì)檔案采用電子檔案，一旦電子檔案發(fā)生損壞，將無法把整個檔案完整的保存下來。同時紙質(zhì)檔案能夠作為原始憑證，具有一定的法律效用，而電子檔案卻沒有法律效用。在一些國家機密文件的儲存上面，使用紙質(zhì)檔案比電子檔案安全的多。

（二）紙質(zhì)檔案利用效率比較低

紙質(zhì)檔案的形成以及保管等非常復雜，同時當人們要對檔案進行查閱的時候還需要經(jīng)歷十分復雜的檢索過程。還有紙質(zhì)檔案的共享率比較低，不利于檔案管理的發(fā)展。如果還對一些檔案采取紙質(zhì)檔案的管理，那么就會導致工作人員的工作負擔增加，降低工作效率[2]。

三、紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展的建議

（一）建立兩者之間共通的部分

建立紙質(zhì)檔案和電子檔案共通的部分主要是指可以通過一定的技術將紙質(zhì)的檔案和電子檔案聯(lián)系起來，在數(shù)據(jù)庫當中建立映射，實現(xiàn)對檔案的自動化管理。當我們需要查閱檔案的時候，可以在計算機上面對檔案進行檢索，然后根據(jù)映射翻看紙質(zhì)檔案。同時處于對安全性的開率，還可以僅僅對檔案進行歸檔保存，采取不同的管理方式來讓檔案之間的映射能夠順利建立起來，提高了檔案的安全性和共享性。

（二）加強對于檔案管理人員的培養(yǎng)

目前很多檔案館當中并沒有專門的對檔案進行管理的人員。在實行共通管理之后，需要對所有的檔案進行篩查，這就需要很多的專業(yè)人員。在條件允許的情況下，可以讓檔案的形成部門和檔案管理部門進行獨立設置，讓專門的檔案管理人員來負責統(tǒng)籌。檔案管理人員需要及時的對檔案進行歸檔，這樣就能夠大幅度降低管理人員的工作量。同時，還可以對傳統(tǒng)的檔案員進行培訓，提高他們的技能水平，讓檔案的管理效率也到的提高。

（三）更新檔案管理設備

電子檔案對于電子設備的依賴性比較高，這就需要具有專門的檔案儲存設備才能夠做好對于檔案的管理工作。由于購買相關的設備需要大量的費用，使得一部分檔案館不愿意進行這方面的建設。因此就需要及時的更新觀念，對以前的檔案管理設備進行更新是保障檔案安全性的重要一環(huán)，是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的保證[3]。

四、總結語

總之，由于現(xiàn)在信息化技術以及網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，也促進了檔案管理工作的進步，傳統(tǒng)的檔案管理過程已經(jīng)不能夠很好的為檔案提供安全的保障，需要緊跟時代的步伐，及時的采取電子檔案和紙質(zhì)檔案并行的方法，來對檔案進行更加完善的保護工作。而且電子檔案和紙質(zhì)檔案并行的方法將在未來一段時間內(nèi)都是最佳的檔案管理方法，這種方法具有很多的優(yōu)勢，能夠推進檔案保存工作向著更加規(guī)范化和科學化的方向發(fā)展。