談檔案管理水平的有效提升

（山東省濰坊市臨朐縣社會保險中心，山東 濰坊 262699）

引言：目前我國很多的檔案管理部門在檔案管理中依然存在一些不足，然而檔案管理卻是一項(xiàng)機(jī)密性高、專業(yè)性強(qiáng)、政策性要求嚴(yán)格的工作，同時也是我國經(jīng)濟(jì)、科研等重要的工作的信息載體，因此，檔案管理工作者必須提高檔案管理工作的水平，不斷促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、合理化、系統(tǒng)化和民主化，有效的保證我國各企業(yè)、單位經(jīng)濟(jì)的高效、協(xié)調(diào)發(fā)展。

一、現(xiàn)階段我國檔案管理存在的不足

（一）觀念落后

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，雖然目前我國檔案管理的水平已經(jīng)有了很大的提高，但是依然有很大的不足，首先就表現(xiàn)在很多領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理人員觀念落后，沒有看到檔案管理工作對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面的重要意義，僅僅把檔案管理工作當(dāng)做是抄寫資料與管理資料這樣簡單的事情，沒有認(rèn)識到檔案管理工作的價值，認(rèn)為只要確保檔案不丟失、不泄露機(jī)密就可以。在工作的過程中也存在懈怠、不夠重視的情況，這種觀念的落后也嚴(yán)重影響了工作效率，無法適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求。

（二）管理能力有待提升

檔案管理的相關(guān)工作人員很多都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對于檔案管理工作沒有經(jīng)驗(yàn)，很多管理人員甚至對于檔案簡單的裝訂、整理、歸集都不是特別的熟練，檔案管理水平能力弱成了目前檔案管理工作的突出問題。并且檔案管理人員缺乏正確的管理方式，嚴(yán)重影響到了檔案管理工作的效率和水平。

（三）檔案管理硬件設(shè)施落后

根據(jù)筆者的調(diào)查，發(fā)現(xiàn)目前很多的企業(yè)和單位檔案管理的硬件設(shè)施都比較落后，同時很多單位都沒有設(shè)置專門的檔案室，一些資料存放凌亂，并且很多資料由于放置的環(huán)境過于潮濕，長時間無人整理，甚至出現(xiàn)了潮濕、發(fā)霉的現(xiàn)象，使得資料不完整，沒有辦法正常的查閱，嚴(yán)重影響了正常工作的開展，甚至有些地方出現(xiàn)了資料丟失的情況，這樣也就失去了檔案管理工作的意義。

（四）檔案管理制度有待完善

雖然目前國家制定了一些關(guān)于檔案管理工作的制度，但是很多的單位并沒有真正的實(shí)施，很多制度只是留于表面，缺失科學(xué)、合理的檔案管理制度。而且像很多的檔案借閱、查看、保密等方面的制度也并不完善，這極有可能造成造成資料丟失或者泄密等現(xiàn)象的出現(xiàn)。

二、有效提升檔案管理水平的措施

科學(xué)的檔案管理，是提高單位工作質(zhì)量和效率的重要條件，是證明歷史工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容?？茖W(xué)有效的檔案管理也是衡量一個單位和企業(yè)管理水平的重要依據(jù)。因此我們要不斷的提升檔案管理工作水平，不斷的更新管理人員的觀念，提高檔案管理工作人員的能力，建立健全檔案管理的相應(yīng)制度、完善檔案管理的功能，從而提升檔案管理的水平。

（一）提高檔案管理工作人員的觀念和能力

首先上級部門要優(yōu)化檔案管理工作人員，在選擇、任命檔案管理工作人員時，一定要仔細(xì)挑選，選擇責(zé)任心強(qiáng)、觀念先進(jìn)、知識豐富、作風(fēng)正派的管理人員。同時上級部門也可以不斷的開展檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，更新檔案管理工作人員的觀念，并能夠熟悉基本的工作要求和流程，提高檔案管理工作人員的工作效率。其次，上級部門也要不斷提升自身的觀念和專業(yè)水平，積極組織學(xué)習(xí)和研討相關(guān)的專業(yè)知識，促進(jìn)自身的不斷進(jìn)步[1]。

在工作中上級部門也要做到有效的監(jiān)督，不定時檢查管理員的工作情況，針對其出現(xiàn)的問題進(jìn)行引導(dǎo)和更正，同時也要關(guān)心基層人員的日常生活和工作，及時發(fā)現(xiàn)一些情緒上的問題，并進(jìn)行適時的疏導(dǎo)，使得檔案管理工作人員能夠以飽滿的熱情和態(tài)度投身到工作中來，從而有效的提高檔案管理工作的水平，為促進(jìn)單位發(fā)展，為社會提供更加有價值的信息資源。

（二）創(chuàng)新檔案管理的方式

隨著社會的不斷發(fā)展，陳舊的管理方式已經(jīng)過時，作為管理人員要不斷的更新管理方法，比如要建立電子化的檔案管理模式，在信息高速發(fā)展的今天，紙質(zhì)資料已經(jīng)無法滿足檔案管理的需求，因此管理人員應(yīng)該促進(jìn)檔案管理的電子化，提高檔案信息的可用率和共享度[2]。同時檔案管理人員還要不斷的整合庫藏資料，對檔案文檔進(jìn)行更新、整理，使其變得系統(tǒng)化、規(guī)范化，當(dāng)有需要調(diào)閱時，便可以及時找到，也就提高了整個工作的水平和效率。

（三）加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)

首先要爭取領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，使其充分認(rèn)識到目前檔案管理工作硬件條件上的不足，然后加大資金的投入，購置相應(yīng)的設(shè)備，保證檔案的保存、查閱、調(diào)閱等工作的有效進(jìn)行。要設(shè)立綜合性檔案室，改變之前檔案存放雜亂無章的情況，做到檔案收集整理后能夠存放于檔案室，并由工作人員定期的進(jìn)行打掃和整理，確保檔案室的規(guī)整、干凈和有序。

（四）建立健全檔案管理制度

檔案管理制度應(yīng)該根據(jù)每個單位的具體情況科學(xué)、合理的建立，切記搞一刀切。在制定制度的時候，一定要遵循簡單化、方便化、實(shí)用性強(qiáng)、可操作性強(qiáng)的原則。同時制度的建立除了要約束基層員工以外，也要做到能夠約束到領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)是整個單位的帶頭人，如果不能很好的起到示范和表率的作用，則會造成整個管理制度失去其合理性[3]。其次檔案管理的制度除了科學(xué)合理外，還應(yīng)該是嚴(yán)肅的。這是由于該制度是管理部門自身制定的，制定的目的是為了提高檔案管理的工作效率，如果在制定制度時，沒有很認(rèn)真的去做，或只是做了一些形式化的東西，那么這樣的管理制度也是無效的。

最后在制定完規(guī)章制度以后，一定要保證能夠有效的實(shí)施，做到賞罰分明，樹立檔案管理制度的權(quán)威性，從而為工作提供良好的規(guī)范和引領(lǐng)作用。

結(jié)束語

綜上所述，要想提高檔案管理的水平，就要不斷的加強(qiáng)工作人員自身的素質(zhì)教育和能力提升，不斷創(chuàng)新檔案管理的方式，使檔案管理更加的科學(xué)、合理，同時檔案管理工作也要跟上時代發(fā)展的步伐，并在此基礎(chǔ)上完善硬件設(shè)施、建立健全相應(yīng)的管理制度?？傊胩岣邫n案管理的水平，還需要我們做出更大的努力，在工作中不斷發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，才能夠保證檔案管理工作長久有效的發(fā)展。