大數(shù)據(jù)時代背景下傳統(tǒng)檔案企業(yè)的轉型發(fā)展探析

楊家華 張淑春

（遼寧科技學院，遼寧 本溪 117004）

傳統(tǒng)的檔案企業(yè)以整理檔案、掃描、歸檔保存、軟件管理等手段來謀求生存發(fā)展，大數(shù)據(jù)和人工智能的運用給傳統(tǒng)檔案企業(yè)的發(fā)展帶來了沖擊，傳統(tǒng)業(yè)務已經(jīng)逐漸被取代，新時代檔案企業(yè)的發(fā)展方向應該是檔案利用和聯(lián)動。通過大數(shù)據(jù)和人工智能的科技性、便利性來合理的分配、調用檔案資源，達到利益最大化，滿足國家經(jīng)濟社會的需求，進而使傳統(tǒng)檔案企業(yè)獲得發(fā)展生機。

傳統(tǒng)檔案企業(yè)要實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須順應大數(shù)據(jù)時代的潮流。大數(shù)據(jù)的用領域范圍是人工智能，人工智能是指研究、開發(fā)用于模擬、延伸和擴展人的智能的理論、方法、技術及應用系統(tǒng)的一門新的技術科學。通過人工智能分析利用大數(shù)據(jù)可以立體的實現(xiàn)優(yōu)化檔案資源配置，用最少的成本來博得最大的利潤。傳統(tǒng)檔案企業(yè)歸檔保存檔案，通過軟件來管理、檢索檔案的方式在一定程度上泯滅了檔案隱藏的價值。將其聯(lián)系到大數(shù)據(jù)后則不再是存放在角落里或者網(wǎng)絡系統(tǒng)中長時間無人問津的一紙文字。通過大數(shù)據(jù)整合、人工智能分析計算其內(nèi)容，我們可以得到豐富的信息，這些信息將產(chǎn)生無盡的價值。信息是這個時代的財富，檔案承載著天文地理、文化科學、從古到今的信息。如果傳統(tǒng)檔案企業(yè)順應時代發(fā)展積極變革就會長盛不衰。

傳統(tǒng)檔案企業(yè)向大數(shù)據(jù)時代轉型可以通過以下三個方面來進行。

一、豐富企業(yè)精神

企業(yè)文化是企業(yè)精神的體現(xiàn)。傳統(tǒng)檔案企業(yè)的企業(yè)文化都圍繞著嚴謹、保密、規(guī)范等方面，一定程度上抑制了企業(yè)發(fā)展。

如河南繕文檔案管理有限公司的企業(yè)文化：科學、規(guī)范、嚴謹、高效。直觀的凸顯出一個傳統(tǒng)檔案企業(yè)文化所存在的問題：缺乏活力，缺乏創(chuàng)新。所以需要豐富企業(yè)文化，在滿足基本要求的同時要體現(xiàn)企業(yè)的優(yōu)越感和時代感。加入聯(lián)動、創(chuàng)新、奉獻和發(fā)展等元素，激發(fā)企業(yè)內(nèi)部成員參與變革的熱情。循序漸進的輸入大數(shù)據(jù)時代人工智能的思想，讓企業(yè)成員深入了解什么是人工智能，什么是大數(shù)據(jù)，明白了其價值后在精神層面主動接受并推動改革。進而利用變革來聯(lián)系一切可以利用的人力資源與物質要素以創(chuàng)造更大的價值。與此同時注重利用掌握的信息來服務大眾，奉獻社會；一方面體現(xiàn)了奉獻的企業(yè)文化；另一方面提高企業(yè)知名度和影響力。

二、優(yōu)化人力資源配置

不久的將來，人工智能技術可以替代大量技術含量低端的勞動力。人工智能研究的一個主要目標是使機器能夠勝任一些通常需要人類智慧才能完成的復雜工作，而傳統(tǒng)檔案公司所進行的歸檔工作的一些步驟正是包含其中的。甚至是屬于比較簡單的、更容易操作的。

因此優(yōu)化人力資源配置就是適當減少重復性工作的勞動力，如打字員和掃描員等。引進能夠支撐企業(yè)進行大數(shù)據(jù)發(fā)展的計算機人才。通過進行培訓使其了解檔案工作的基本內(nèi)容。然后通過計算機大數(shù)據(jù)技術，將不加密的、公示的檔案和加密的檔案分類匯總，形成信息網(wǎng)，為相關單位提供查詢服務。當然，人工智能領域所不能替代的崗位，如：檔案學術顧問、檔案培訓講師、業(yè)務推廣人員等依舊需要招納。在這些方面做得比較好的是北京清大思創(chuàng)科技發(fā)展有限公司。此公司當下一直致力于信息管理軟件開發(fā)和信息資源數(shù)字化服務。他們以信息產(chǎn)業(yè)前沿理念為引導、全面掌握行業(yè)高新技術。全方位引進高新人才，大力推進企業(yè)發(fā)展。可作為典范供正在進行變革的檔案企業(yè)參考。

三、拓展檔案業(yè)務領域

宏觀上講檔案業(yè)務領域拓展是指利用大數(shù)據(jù)和人工智能技術來增加新的檔案業(yè)務。但我們這里講的拓展不僅僅是增加新業(yè)務，而是要在保證基礎業(yè)務穩(wěn)固的同時把重心逐漸轉移在新業(yè)務上。

傳統(tǒng)檔案企業(yè)的業(yè)務范圍相對狹隘，例如燕東（本溪）檔案管理服務有限公司的經(jīng)營范圍：檔案管理服務、培訓；檔案科技成果開發(fā)與轉讓；辦公用品銷售；辦公用品經(jīng)銷和檔案業(yè)務咨詢等。與很多同類企業(yè)一樣，業(yè)務主要針對歸檔、培訓等方面，而對檔案信息的聯(lián)動利用端涉及的比較少。我們需要變革、拓展這些業(yè)務。在檔案庫中分類、篩選出沒有加密并可以向社會公布的檔案，利用大數(shù)據(jù)和人工智能來分析相關檔案，打造出一個具有公司特色的信息鏈、信息網(wǎng)、信息庫。為企業(yè)、國家、或者社會多方位地提供信息資源?？梢允抢麌瘢嬗谏鐣l(fā)展的免費信息；可以是有償?shù)纳虡I(yè)信息；也可以是歷史文化信息。當然，有一個前提是企業(yè)必須管理相當數(shù)目的檔案資源。在某種程度上講，檔案資源的儲備量決定了信息的產(chǎn)量。所以又回歸到最基本的業(yè)務，歸檔保存和管理。只有在基礎牢固的前提下才能運用人工智能和大數(shù)據(jù)來聯(lián)動發(fā)展新業(yè)務。需要拓展的不只是業(yè)務，還要有思路，通過聯(lián)動新技術來讓沉睡的檔案‘活’起來是企業(yè)變革發(fā)展的關鍵。

傳統(tǒng)檔案企業(yè)不經(jīng)意間已經(jīng)走在一個風口。只要順應時代潮流，合理利用人工智能和大數(shù)據(jù)等新技術主動進行變革，什么風向都會是順風。變革過程中可能有很多預判不到的艱難險阻，但你要相信“道阻且長，行則將至”。