推進(jìn)企業(yè)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的措施探討

張金瑞

（山東省金魯班德商高速公路發(fā)展有限公司，山東 德州 253000）

引言

在企業(yè)發(fā)展中，檔案管理除了對以往和現(xiàn)在的發(fā)展情況進(jìn)行了記錄，同時也為企業(yè)今后的發(fā)展提供了重要參考，更多的是傳遞信息和資料，其實質(zhì)上具有一定的政治性和科學(xué)性，同時也是一個企業(yè)長時間發(fā)展中必須落到實處的可持續(xù)性工作。對從事檔案管理人員自身的專業(yè)意識要求較高，其應(yīng)充分意識到積極革新企業(yè)檔案管理工作有利于提升企業(yè)競爭力，并在時代發(fā)展中始終占據(jù)優(yōu)勢地位。

一、新形勢下企業(yè)檔案管理的必要性

（一）有利于促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展

新形勢下，信息化特征越來越明顯的外部環(huán)境對傳統(tǒng)模式下的企業(yè)檔案管理造成了沖擊，加上互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用促使企業(yè)管理已朝自動化的方向發(fā)展，電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。因此，新形勢下，構(gòu)建檔案管理的信息化平臺，有利于解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下出現(xiàn)的諸多問題，進(jìn)而讓管理人員隨時隨地都能對檔案進(jìn)行檢查、查閱以及歸檔等工作，打破了時間和空間的限制，提高企業(yè)檔案管理工作的效率。與此同時，科學(xué)規(guī)范的檔案管理不但有利于減輕檔案管理人員的工作壓力和工作量，實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，還能夠提高企業(yè)的管理水平。

（二）有利于提升企業(yè)的經(jīng)營管理水平

作為企業(yè)行政管理工作的一部分，檔案真實地記錄了企業(yè)各項經(jīng)濟(jì)活動的業(yè)務(wù)往來，為企業(yè)各項規(guī)章制度的制定提供了重要的參考依據(jù)，也是企業(yè)的無形資產(chǎn)，體現(xiàn)了企業(yè)的文化氛圍。因此，建立科學(xué)規(guī)范化的檔案管理體系，有利于加強(qiáng)企業(yè)的文化建設(shè)，增強(qiáng)企業(yè)在發(fā)展過程中抵御風(fēng)險的能力，維護(hù)好企業(yè)的經(jīng)濟(jì)權(quán)益，并為企業(yè)各項綜合業(yè)務(wù)和研究工作的開展提供一定的參考。與此同時，由于檔案具有真實性的特點，一旦員工或者企業(yè)的合法權(quán)益受到侵犯，檔案能在一定程度上保證企業(yè)與員工的合法權(quán)益，明確各方的法律責(zé)任，減少不必要的糾紛。

（三）有利于促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展

作為企業(yè)經(jīng)營管理活動中的重要載體，傳統(tǒng)的檔案管理工作早已不能滿足新形勢下企業(yè)發(fā)展的實際需求。因此，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展和知識經(jīng)濟(jì)的時代背景下，企業(yè)檔案管理工作已朝以價值為導(dǎo)向的知識管理模式轉(zhuǎn)變。當(dāng)前，雖然大多企業(yè)都早已構(gòu)建了檔案管理的信息化平臺，但信息化水平仍處于初級階段。因此，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，不僅有效完善了企業(yè)檔案信息管理的工作流程，提升了企業(yè)的經(jīng)營管理水平，還增強(qiáng)了企業(yè)的市場競爭力，從而為新時代下企業(yè)可持續(xù)發(fā)展水平的提升奠定了良好基礎(chǔ)。

二、檔案在企業(yè)的現(xiàn)代化運(yùn)用

（一）檔案管理的科學(xué)化

根據(jù)實際經(jīng)驗，檔案管理的科學(xué)化不是一句簡單的口號，它包含著檔案工作的各個方面，每個環(huán)節(jié)都環(huán)環(huán)相扣，都需要按著科學(xué)的方式進(jìn)行管理，在緊跟時代的潮流中不斷創(chuàng)新。伴隨互聯(lián)網(wǎng)的興起，檔案事業(yè)迎來了新的發(fā)展契機(jī)。以往，企業(yè)檔案更多是紙質(zhì)化，以文檔方式呈現(xiàn)。隨著信息化等科技手段的進(jìn)步，檔案的管理信息化、完整性、安全性得到進(jìn)一步保障，查存更高效，企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展也按下了快捷鍵。

（二）轉(zhuǎn)變觀念，提高相關(guān)人員的重視程度

新形勢下，做好企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，提高相關(guān)人員的重視程度。首先，從之前檔案管理的工作現(xiàn)狀來看，企業(yè)管理者對檔案管理工作的認(rèn)識程度不足，認(rèn)為其與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益沒有直接的聯(lián)系。因此，在當(dāng)前企業(yè)檔案管理的實際工作過程中，要及時轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，加強(qiáng)對管理者檔案管理的專業(yè)化培訓(xùn)，讓管理人員充分意識到檔案是企業(yè)增強(qiáng)核心競爭力的重要支柱。同時，還應(yīng)積極引導(dǎo)企業(yè)檔案管理人員樹立正確的工作認(rèn)識，提高其工作責(zé)任感和使命感。只有這樣，才能提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量。其次，在以往的檔案管理工作中，企業(yè)管理者往往只關(guān)注短期利益，而忽略長期利益，尤其是在檔案管理工作中。當(dāng)前，部分企業(yè)的檔案信息資源主要是由技術(shù)部門保管，而不是檔案管理部門，而且檔案管理工作很難實現(xiàn)與其他工作環(huán)節(jié)的協(xié)作，難以發(fā)揮檔案管理在企業(yè)管理中的重要作用。因此，在當(dāng)前企業(yè)的檔案管理工作過程中，應(yīng)加大對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入，有效開展各部門之間的溝通交流工作，讓檔案管理更加方便快捷，進(jìn)而做好企業(yè)檔案管理工作。

（三）建立高效的網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合是時代發(fā)展的必然選擇，以數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化為主旋律的檔案信息化戰(zhàn)略已在世界范圍內(nèi)展開，加強(qiáng)企業(yè)的信息服務(wù)工作亦是企業(yè)國際化戰(zhàn)略的重要組成部分。在企業(yè)發(fā)展過程中，以企業(yè)檔案工作為依托，建立企業(yè)網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，不僅能為企業(yè)提供檔案查詢和咨詢服務(wù)，而且可為企業(yè)的發(fā)展起著不可忽略的作用。

（四）對檔案管理工作加大資金投入力度

企業(yè)不能只對眼前的經(jīng)濟(jì)利益重視，要用長遠(yuǎn)的目光看待問題，要看到檔案管理對企業(yè)今后發(fā)展的重要作用和意義，針對檔案管理工作加大資金投入力度，確保企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施的完善性。如，對檔案管理需要的檔案庫房或檔案室予以構(gòu)建，完善檔案管理工作人員的辦公室、電腦等相關(guān)工作設(shè)備。同時，還要積極培養(yǎng)工作人員，企業(yè)只有做好這些最基礎(chǔ)的地方，才可以保證順利開展檔案管理工作。除此之外，企業(yè)可以從外界引入先進(jìn)的管理方法和管理人員，或加大創(chuàng)新管理制度的獎勵等措施。

結(jié)語

綜上所述，企業(yè)要學(xué)會管理和利用檔案，自覺地做好自身的檔案工作。要緊跟高科技時代發(fā)展步伐，學(xué)習(xí)掌握新型的檔案管理工具，建立完善的企業(yè)檔案管理體系，推進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、智能化、信息化，為企業(yè)在新時代的轉(zhuǎn)型升級發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。