大數(shù)據(jù)時代檔案安全管理新理念新方法

陳國姣

【摘要】如何解決大數(shù)據(jù)時代檔案信息安全問題，是當(dāng)前檔案工作面臨的理論和實踐課題，本文從檔案安全管理制度建設(shè)、保管保護設(shè)備、異地異質(zhì)備份保管、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确矫嫣岢隽讼鄳?yīng)的策略。

【關(guān)鍵詞】檔案;安全;管理

檔案信息安全問題，關(guān)乎黨和國家、人民群眾的根本利益。如何全面提升檔案部門的安全管理能力，建設(shè)以現(xiàn)代先進技術(shù)為手段，以檔案規(guī)范管理為支撐，以制度建設(shè)為保障的檔案安全管理體系，是檔案工作面臨的課題。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案安全工作面臨的新問題

面對各種檔案特別是數(shù)字檔案快速增長，加上檔案安全意識淡薄、保管條件差、防范措施不到位，管理不嚴(yán)、自然災(zāi)害頻發(fā)等多種原因，檔案實體安全和信息安全存在許多隱患：一是信息系統(tǒng)缺乏抵御災(zāi)害的能力。信息形成過程中缺乏安全監(jiān)控手段，電子信息在傳輸過程中易造成信息泄露。數(shù)據(jù)庫、電子文件既無備份，也無過硬的保護、保密措施，絕大多數(shù)單位沒有實行重要文件異質(zhì)異地備份，一旦發(fā)生計算機使用者操作失誤、計算機病毒感染或自然災(zāi)害，就會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失和破壞，造成無法挽回的損失。有些單位檔案查閱利用缺乏監(jiān)控，任人抄寫、拍照，檔案原件在利用中被竊取、撕掉、泄密時有發(fā)生。二是設(shè)施設(shè)備投入不足。一些單位檔案室?guī)旆科婆f，沒有空調(diào)機、抽濕機、滅火器、吸塵器等必需的設(shè)施設(shè)備，防潮、防塵、防火等安全防范措施無法落實。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案安全策略

（一）建立新的檔案安全制度。要建立和完善檔案安全管理工作的組織機制，構(gòu)建一把手負(fù)責(zé)、職責(zé)部門具體抓、單位全員參與的檔案和數(shù)據(jù)安全管理格局，形成人人抓安全、事事重安全、時時保安全的良好氛圍，做到責(zé)任到人、措施到位、方法得當(dāng)。圍繞重大安全事件策劃宣傳活動，通過多種途徑發(fā)布檔案安全信息，將檔案安全管理作為創(chuàng)建文明城市、平安城市建設(shè)的一項重要內(nèi)容，增強社會檔案安全意識。同時，要建立健全檔案安全管理制度。如安全知識學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度、電子文件保管、查閱制度、數(shù)據(jù)異地備份制度、檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)管理制度等。要建立檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機制，制定應(yīng)急預(yù)案，包括抗震防災(zāi)、防泥石流、防水、防火、防盜、防社會群體事件等應(yīng)急處置預(yù)案，經(jīng)常演練完善，不斷提高應(yīng)急處置能力。把檔案館（室）列入重點保護范圍，確保檔案受到危害時得到優(yōu)先搶救和妥善處置，把損失降到最低限度。

（二）配備現(xiàn)代化檔案保管保護設(shè)備。嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)加快改造或新建、擴建檔案庫房，進一步提高檔案庫房的安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn)，配備安全監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、溫濕度自動監(jiān)測系統(tǒng)及空調(diào)設(shè)備，采用先進的安全保密技術(shù)、設(shè)備和材料，改善檔案保管保密條件，確保檔案安全保密，改善檔案保管的條件，最大限度地延長其壽命。

（三）強化檔案信息安全措施。按照國家規(guī)定建立檔案信息管理系統(tǒng)安全保密防護體系，推進檔案信息系統(tǒng)安全等級保護和分級保護工作。進一步完善數(shù)字檔案館（室）測評標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密管理制度，對上網(wǎng)文件、檔案進行嚴(yán)格審查，嚴(yán)防把涉密文件、檔案傳輸?shù)椒巧婷芫W(wǎng)絡(luò)上。加強對涉密信息系統(tǒng)、涉密計算機和涉密載體的安全保密管理，按照涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護要求，嚴(yán)防文件、檔案在傳輸過程中失泄密。對涉密檔案、重要檔案的存儲介質(zhì)進行檢驗和認(rèn)證，確保長期可用。加強技術(shù)防范措施，對數(shù)據(jù)與電子檔案應(yīng)當(dāng)采用加密技術(shù)，采用先進技術(shù)，確保計算機檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟、硬件升級、數(shù)據(jù)遷移時的安全，保證信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的暢通，發(fā)現(xiàn)病毒、黑客攻擊，能迅速處理，恢復(fù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運行。

（四）對重要檔案實行異地異質(zhì)備份保管。重要檔案（包括新聞類電影、電視片、照片、錄音、錄像等音像檔案）應(yīng)實行異地備份保管，對重要電子檔案實行異地異質(zhì)備份保管，有多套紙質(zhì)檔案的，要用多套紙質(zhì)檔案備份;只有一套紙質(zhì)檔案的，要制作成縮微膠卷或數(shù)字光盤;照片、錄音、錄像等檔案，也要通過復(fù)制、轉(zhuǎn)換為數(shù)字光盤存儲，進行備份，確保檔案部門在發(fā)生毀滅性損失時，用備份檔案避免或彌補檔案損失。備份介質(zhì)，從存取速度來看，硬盤最快，光盤次之，磁帶最慢;從保存時間來看，光盤最長，硬盤次之，磁帶最短;從備份的成本來看，磁帶最低，光盤次之，硬盤最高。異質(zhì)備份的意義是什么？國家檔案局在2009年召開的電子文件管理國家戰(zhàn)略學(xué)術(shù)研討會認(rèn)為：就信息的長久流傳來說，電子文件本身具有一些與生俱來的致命弱點，具有天生的、難以克服的脆弱性。只要電子文件的致命弱點還沒有完全被克服，我們就不得不在保存電子文件的同時對它進行異質(zhì)備份，把它轉(zhuǎn)化為不易被篡改但又易于識讀的其它載體。目前檔案異質(zhì)備份的普遍采用的方法是：將原來保存的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，轉(zhuǎn)換成電子檔案（光盤、硬盤），將原來保管的照片、錄像帶翻拍翻錄制成光盤等;將網(wǎng)上收文下載轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件等。

（五）加大安全保密執(zhí)法檢查力度。檔案行政管理部門要會同保密、公安、消防等部門，經(jīng)常對檔案館（室）進行安全保密執(zhí)法檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時督促整改。對發(fā)生檔案安全事故的，依法追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人的責(zé)任。各檔案館（室）要建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行各項規(guī)章制度，經(jīng)常開展檔案安全保密自查，及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患，堵塞漏洞，嚴(yán)防檔案損毀和失泄密事件發(fā)生。

檔案安全體系建設(shè)是一項系統(tǒng)而艱巨的任務(wù)，涉及到人、物、技術(shù)、管理、法律、制度等方方面面，隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，影響檔案安全的因素會越來越多，越來越復(fù)雜，這就要求檔案部門以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視支持下，經(jīng)過廣大檔案工作者堅持不懈的努力，最大限度地保證檔案實體和信息的安全，確保檔案和數(shù)據(jù)長期可讀可用。