淺談信息時(shí)代對(duì)城建檔案數(shù)字化管理工作的思考

蘇茂芃

（佛山市規(guī)劃城建檔案館，廣東 佛山 528315）

城建檔案中記錄著城市建設(shè)、規(guī)劃發(fā)展以及管理的各項(xiàng)活動(dòng)都會(huì)記錄在其中，同時(shí)也是城市建設(shè)發(fā)展和管理的重要依據(jù)。科學(xué)技術(shù)水平的提升，城市建設(shè)的發(fā)展水平也在不斷的提升，而且城市建設(shè)的規(guī)模也在不斷的擴(kuò)大，這些發(fā)展和建設(shè)都離不開城建檔案。也可以說(shuō)城建檔案在一定程度上能夠衡量一個(gè)城市管理的高低，同時(shí)還是城市科學(xué)管理研究的重要資料。因此，在實(shí)際建設(shè)中，還要進(jìn)一步加強(qiáng)城建檔案的管理工作，同時(shí)還要不斷改革和創(chuàng)新，以此能夠有效提升城市建設(shè)的科學(xué)水平。

一、城建檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式與數(shù)字化管理模式的意義

傳統(tǒng)檔案管理模式一般都是以紙質(zhì)實(shí)體檔案為主，檔案管理者憑借著多年來(lái)的管理經(jīng)驗(yàn)對(duì)其城建檔案進(jìn)行收集、整理、編目、管理、使用以及保存。信息時(shí)代城建檔案數(shù)字化管理模式一般都需要專門的檔案管理人員借助專業(yè)的設(shè)備和自身多年的工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)其城建檔案信息進(jìn)行有效的儲(chǔ)存和使用。傳統(tǒng)城建檔案管理與數(shù)字化檔案管理相對(duì)來(lái)說(shuō)有著獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)城建檔案管理更容易受濕度、溫度、蟲害的影響，而且一旦損壞，那么想要修復(fù)將是非常的困難。信息時(shí)代下的數(shù)字化城建檔案管理不再局限于紙張、磁帶中，而是有更多的方式對(duì)其進(jìn)行儲(chǔ)存，如U盤、磁盤、云網(wǎng)盤等，同時(shí)還能夠確保檔案信息的準(zhǔn)確性和原始性，數(shù)字化檔案信息占有空間比較小。再者，數(shù)字化城建檔案的特殊性，不同于紙質(zhì)檔案管理工作中的各種防護(hù)工作，借助信息技術(shù)就能夠?qū)?shù)字化檔案進(jìn)行完好的保存，確保城建檔案信息的真實(shí)有效性。隨著時(shí)代的發(fā)展，在未來(lái)城建檔案數(shù)字化將是最終發(fā)展的主要方向，而且還能夠在數(shù)據(jù)庫(kù)中幫助用戶在網(wǎng)絡(luò)中隨時(shí)獲取已儲(chǔ)存的檔案信息。另外，城建檔案檢索與城建檔案編制是在同一個(gè)系統(tǒng)軟件中進(jìn)行的，能夠隨時(shí)搜索各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，同時(shí)還便于檔案信息的傳輸，只要傳輸者擁有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就能夠進(jìn)行檔案?jìng)鬏?。也就是說(shuō)，城建檔案數(shù)字化管理促使檔案信息管理工作變得更加便捷，更加簡(jiǎn)單，而且還能夠有效提升檔案管理人員的工作效率，減少對(duì)檔案的損傷。

二、信息時(shí)代下城建檔案數(shù)字化管理的有效途徑

（一）進(jìn)一步提升城建檔案管理的硬件設(shè)備

硬件設(shè)備是城建檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)。因此，在實(shí)際建設(shè)中一定要高度重視城建檔案管理的硬件組建，進(jìn)一步加大資金的投入力度創(chuàng)建良好的硬件設(shè)備，同時(shí)還要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)、服務(wù)器以及通訊設(shè)備等。在軟件方面，還需要結(jié)合實(shí)際情況，積極主動(dòng)嘗試研發(fā)城建檔案數(shù)字化管理軟件的需要，建設(shè)超大容量數(shù)據(jù)庫(kù)的管理軟件或者及時(shí)購(gòu)買能夠提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)軟件，使其能夠?yàn)槌墙n案管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（二）建立城建檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，數(shù)字化城建檔案實(shí)際上是一個(gè)海量數(shù)據(jù)信息的系統(tǒng)，能夠?qū)Ω黝悢?shù)據(jù)信息，檔案信息進(jìn)行整合，并對(duì)其進(jìn)行數(shù)據(jù)信息采集、儲(chǔ)存和管理，使其能夠形成一個(gè)有效的綜合信息資源庫(kù)，而且還能夠從海量數(shù)據(jù)信息中獲取更多的數(shù)據(jù)信息。也就是說(shuō)，城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不僅能夠覆蓋傳統(tǒng)城建檔案庫(kù)，還能夠及時(shí)對(duì)不完整的檔案信息進(jìn)行修改，確保城建檔案信息的完整性。同時(shí)還能夠?qū)I(yè)的文件、文本、影像以及聲音文件進(jìn)行有效的儲(chǔ)存。再者，能夠?qū)Τ墙n案數(shù)據(jù)庫(kù)的各項(xiàng)權(quán)限進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，同時(shí)還能夠?qū)ζ溥M(jìn)行針對(duì)開放使用權(quán)限，使其能夠合理應(yīng)用檔案信息資源。另外。城建檔案還可以在網(wǎng)站中設(shè)置相應(yīng)的模塊，將能夠?qū)ν忾_放的檔案信息展示在網(wǎng)站主頁(yè)當(dāng)中，并且在下面設(shè)置相應(yīng)的交流平臺(tái)，以此能夠便于社會(huì)全體在網(wǎng)站上對(duì)其進(jìn)行交流，同時(shí)還能夠獲取有效的檔案信息，以此能夠大大提升城市建檔數(shù)據(jù)信息的使用效率。

（三）創(chuàng)建專業(yè)性城建檔案管理隊(duì)伍

在信息化的時(shí)代背景下，城建檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，城建檔案管理的工作人員不僅要具有專業(yè)檔案知識(shí)，同時(shí)還要具備超強(qiáng)的信息化技術(shù)。因此，在實(shí)際建設(shè)中，我們要?jiǎng)?chuàng)建專業(yè)的人才隊(duì)伍，確保工作人員各方面知識(shí)層次能夠更加專業(yè)，同時(shí)還要選取知識(shí)能力比較強(qiáng)的工作人員，并對(duì)其開展相應(yīng)的信息技術(shù)培訓(xùn)工作，培養(yǎng)城建檔案管理人員的新技術(shù)能力、新設(shè)備的使用方法、進(jìn)一步提升城建檔案管理人員的工作能力和管理水平，以此能夠滿足城建檔案數(shù)字化建設(shè)和運(yùn)行管理的需要。

（四）嚴(yán)格保密檔案信息，構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)體系

在實(shí)際建設(shè)中，要全面執(zhí)行相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格保密檔案信息的安全性，一旦違反相關(guān)規(guī)定，那么就一定要追究相關(guān)工作人員的責(zé)任，確保城建檔案信息的安全性。再者，還要進(jìn)一步提升電子檔案信息的安全性，若是有人想要訪問(wèn)檔案，需要對(duì)其進(jìn)行身份驗(yàn)證和級(jí)別驗(yàn)證，還可以在軟件中安裝相應(yīng)的殺毒軟件，以此能夠有效抵擋外界不法分子的入侵和攻擊，進(jìn)一步提升城建檔案管理的安全性。

總結(jié)

信息時(shí)代下，城建檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是時(shí)代發(fā)展的需求，更是城建檔案信息化的組成部分，而且城建檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)非常漫長(zhǎng)的過(guò)程。因此，在實(shí)際建設(shè)中，還需要高度重視城建檔案的數(shù)字化管理工作，使其能夠不斷增加城建檔案硬件建設(shè)和軟件系統(tǒng)的應(yīng)用，同時(shí)還要進(jìn)一步提升城建檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，使其能夠不斷提升檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)能力，同時(shí)還能夠促進(jìn)城建檔案信息的發(fā)展和建設(shè)。