提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略

韓曉晶

（大慶市讓胡路區(qū)機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心，黑龍江 大慶 163458）

對于事業(yè)單位來說，事業(yè)單位檔案具有極其重大的意義與價(jià)值，它是對事業(yè)單位內(nèi)部活動的真實(shí)記錄，記載看著事業(yè)單位的發(fā)展歷程，蘊(yùn)含著大量真實(shí)的社會信息以及歷史信息，因此事業(yè)單位檔案的本質(zhì)是一種非常寶貴的信息資源，無論是對事業(yè)單位的發(fā)展還是對國家的發(fā)展都有著十分重要的作用。隨著信息時(shí)代的來臨，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理的實(shí)際需求，也發(fā)揮不出檔案信息所蘊(yùn)含的巨大價(jià)值，因此為了提高事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量與效率，使其充分發(fā)揮應(yīng)有的作用和價(jià)值，對事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)勢在必行。以下是本文對此提出的幾點(diǎn)方法和策略。

一、建立科學(xué)合理的檔案管理制度

我國事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式是以保護(hù)管理為主，并不注重檔案信息資源的開發(fā)與利用。在信息時(shí)代，人們已經(jīng)充分意識到檔案信息資源所蘊(yùn)含的巨大價(jià)值，因此現(xiàn)代的事業(yè)單位檔案管理工作則要求在做好檔案保護(hù)管理的同時(shí)更要重視對檔案信息資源的利用與貢共享，因此事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生。而想要充分利用檔案信息資源，使其使用價(jià)值得到最大限度地發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的基本前提就是要建立起科學(xué)的、合理的、規(guī)范的、完善的檔案管理制度，只有這樣才能有效的確保事業(yè)單位檔案管理工作具有質(zhì)量和效率。為了保證檔案管理制度的規(guī)范性以及科學(xué)性，事業(yè)單位的相關(guān)人員在制定制度時(shí)一定要注意以下幾點(diǎn)：第一，建立的制度必須符合國家的相關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，并且在制度確定之后所有人必須嚴(yán)格的遵守，不得隨意的修改，也就是說事業(yè)單位檔案管理制度的建立必須做到有規(guī)可循，并給予其足夠的尊重。第二，要明確檔案信息著錄的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與要求。檔案信息的著錄是檔案管理中的基礎(chǔ)與關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如果檔案信息著錄的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，那么將會為后續(xù)的檔案管理工作帶來巨大的麻煩，影響檔案信息資源的開發(fā)與利用效率。第三，要統(tǒng)一檔案管理應(yīng)用的相關(guān)硬件與軟件系統(tǒng)。這樣做的目的是為了方便檔案信息資源的共享，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息資源的利用率。第四，要重視紙質(zhì)檔案的管理。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)針對的不僅僅是現(xiàn)代的電子檔案，而是所有形式的檔案，所以對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作亦不能有所忽視，這一點(diǎn)一定要在檔案管理制度中有明確的體現(xiàn)，從而確保檔案管理工作的全面性。

二、建設(shè)完善的單位檔案管理服務(wù)設(shè)施

檔案的信息化建設(shè)是建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化的通信技術(shù)設(shè)備的基礎(chǔ)上完成的，通過新型的信息技術(shù)設(shè)備實(shí)現(xiàn)對檔案信息的收集、儲蓄、加工、使用和傳輸。在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，事業(yè)單位要以自身的實(shí)際情況為準(zhǔn)，理性采購計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備。同時(shí)，管理者要派專人對企業(yè)內(nèi)部的電子信息設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一的管理和使用，實(shí)行定期檢查，以此保證單位內(nèi)部電子設(shè)備的使用壽命，最大地減少采購成本。此外，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)注重對硬件設(shè)備統(tǒng)一性的了解，選擇兼容性能好、便于日后更新和升級的設(shè)備，從而為單位內(nèi)部檔案的信息化管理提供最好的設(shè)備資源，更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的安全建設(shè)

在電子信息技術(shù)日益普及的時(shí)代，信息資源系統(tǒng)的安全一直沒有得到應(yīng)有的保障。在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，管理人員應(yīng)當(dāng)提升信息安全意識，加強(qiáng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)建設(shè)。首先，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及以及網(wǎng)絡(luò)信息的公開，單位內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)信息很容易被有心之人盜取和利用。許多檔案都屬于事業(yè)單位內(nèi)部的機(jī)密性文件，一旦被泄露將會對單位甚至國家的發(fā)展都產(chǎn)生不可估量的危害。因此，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對機(jī)密文件進(jìn)行二次防護(hù)，設(shè)置單獨(dú)的密碼，在訪問權(quán)限和身份驗(yàn)證等方面都加強(qiáng)安全防護(hù)。其次，信息管理人員應(yīng)當(dāng)注意上網(wǎng)安全，對網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行嚴(yán)格的把控和使用。再次，相關(guān)技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)設(shè)立單位內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)防火墻，防患于未然，不要等到問題發(fā)生再亡羊補(bǔ)牢。最后，事業(yè)單位要按照國家的相關(guān)規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行，在單位內(nèi)部配置好檔案柜、除濕器、防盜窗等保護(hù)設(shè)施，提高單位內(nèi)部檔案保護(hù)的能力。

四、結(jié)語

總而言之，檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中不可忽視的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其管理質(zhì)量的好壞直接影響著事業(yè)單位的正常運(yùn)行?，F(xiàn)如今，由于信息時(shí)代的到來，信息資源所具有的價(jià)值被無限放大，檔案信息作為信息資源的一種，對其進(jìn)行有效的利用是使事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，因此事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)一定要對事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)給予高度的重視，積極的探索提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略，從而提升事業(yè)單位檔案管理的水平，促進(jìn)我國檔案事業(yè)的發(fā)展。