初中學(xué)校檔案管理工作有效策略

王威娜

福州第十六中學(xué)，福建福州 350007

筆者對(duì)我國初中學(xué)校在檔案管理工作中的現(xiàn)狀進(jìn)行研究，深入分析初中學(xué)校檔案管理工作的有效策略，為提高我校初中學(xué)校檔案管理工作效率提供創(chuàng)新思路。

1 檔案管理工作的問題

1.1 檔案室環(huán)境較差，檔案管理制度有待完善

之前，學(xué)校對(duì)于檔案室的管理不是太重視，因此，也造成了檔案室的環(huán)境較差，沒有完善的檔案管理制度。良好的檔案室環(huán)境不僅能使檔案室工作人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的對(duì)待檔案管理工作，也能更加高效的完成檔案管理工作。完善的檔案管理制度不僅能夠提升檔案管理效率，并且能夠從本質(zhì)上解決檔案管理過程中可能出現(xiàn)的環(huán)節(jié)不緊湊、信息傳遞不到位的問題，有些初中學(xué)校可能也制定了相對(duì)科學(xué)的規(guī)范制度，但是因?yàn)楣芾韺拥牟恢匾?，所以也沒有真正的落到實(shí)處，這也強(qiáng)調(diào)了對(duì)管理層普及檔案管理工作重要性的必要。因此。2017年開始按干部人事檔案十大類進(jìn)行分類，并裝訂成冊(cè)，完善了檔案管理制度和作用。

1.2 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升，檔案管理信息化程度有待加強(qiáng)

在檔案管理過程中，工作人員的素養(yǎng)是非常重要的。但是由于許多初中學(xué)校的檔案管理工作人員不是專業(yè)的，他們的業(yè)務(wù)水平不夠高，并且缺乏專業(yè)的職業(yè)素質(zhì)，所以在實(shí)際的工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些疏漏，影響學(xué)校的檔案管理工作效率。在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的今天，信息化是決定各行各業(yè)發(fā)展效果的最根本內(nèi)在要求。我國目前許多初中學(xué)校依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，這種模式在資料的收集和儲(chǔ)存的過程中，不僅耗費(fèi)大量的人力財(cái)力，并且對(duì)于留存的環(huán)境要求較高，很容易造成檔案的遺失或者受損。對(duì)檔案進(jìn)行人工管理效率是非常低的，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來增強(qiáng)檔案管理工作的信息化程度，不僅為為檔案管理工作提供了便利，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化檔案管理也能夠隨時(shí)隨地的查閱相關(guān)信息，不受時(shí)間和地點(diǎn)的約束，同時(shí)也可以減少儲(chǔ)存成本。

2 如何創(chuàng)新性開展初中學(xué)校檔案管理工作

2.1 對(duì)檔案室的基礎(chǔ)環(huán)境進(jìn)行改造

對(duì)檔案室的基礎(chǔ)環(huán)境進(jìn)行改造，首先做好檔案儲(chǔ)存庫房的環(huán)境監(jiān)控，保持庫房溫度、濕度的適宜，定期對(duì)庫房進(jìn)行清潔。其次，對(duì)紙質(zhì)檔案，多媒體檔案等根據(jù)不同特性，采取多種保護(hù)措施，有效地延長檔案的使用壽命。最后，做好檔案的防火、防盜等安全保護(hù)工作，避免檔案缺失、遺失。

2.2 干部人事檔案分類登記

2017年開始按干部人事檔案十大類進(jìn)行分類，裝訂成冊(cè)，整理、保管全校138 位在職教職工干部人事檔案，做好人事檔案接收與轉(zhuǎn)遞工作。設(shè)計(jì)人事檔案借用登記表，規(guī)范檔案查閱流程，熱情接待查檔人員，及時(shí)準(zhǔn)確提供檔案服務(wù)，為檔案的利用創(chuàng)造條件，前后提供人事檔案利用200 多人次。

通過努力，檔案室工作人員做好了全校138 本教工人事檔案的整理、審核、歸類、補(bǔ)件等工作，及時(shí)按規(guī)定向主管部門報(bào)送檔案專項(xiàng)審核數(shù)據(jù)。在審核檔案過程中，根據(jù)無疑議的干部信息由人事干部負(fù)責(zé)填寫《干部任免審批表》，交本人核對(duì)并簽字確認(rèn)，最終由組織認(rèn)定，并放入教師個(gè)人檔案。

2.3 強(qiáng)化檔案管理人員的自身素質(zhì)

目前，我國初中校內(nèi)的一些檔案管理工作人員的自身素質(zhì)存在一定的問題，尤其是在檔案管理技能的提升上，需要進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)和自身素養(yǎng)的提升。部分檔案將傳統(tǒng)紙質(zhì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化信息數(shù)據(jù)的工作效率較低，在進(jìn)行電腦錄入時(shí)也會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，低效率的錄入水準(zhǔn)嚴(yán)重影響到了當(dāng)前信息化時(shí)代檔案管理工作的有效開展，而錄入工作中存在的錄入錯(cuò)誤又會(huì)對(duì)檔案管理工作帶來隱患。因此，初中學(xué)校需要根據(jù)工作人員的實(shí)際情況對(duì)他們進(jìn)行階段性的技能培訓(xùn)，技能培訓(xùn)分階段進(jìn)行主要有兩個(gè)目的，其一是針對(duì)檔案管理工作人員的工作技能進(jìn)行摸底測試，考察檔案管理工作人員現(xiàn)階段的基本情況，然后指定相應(yīng)的技能提升培養(yǎng)方案；其二是幫助檔案管理工作人員在培訓(xùn)過程中發(fā)現(xiàn)自己的問題，提升自己的不足，保持和發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)。這是基于檔案管理工作人員職業(yè)技能水平參差不齊的現(xiàn)狀所提出的技能提升培訓(xùn)方案。另外，初中學(xué)校在招聘時(shí)，需要對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行職業(yè)技能基礎(chǔ)測試，通過技能測試來選拔出一些有專業(yè)知識(shí)和專業(yè)能力的工作人員，這樣做一方面可以從源頭上解決檔案管理工作人員的自身素質(zhì)較低的現(xiàn)狀，同時(shí)也為初中學(xué)校組建一支強(qiáng)有力的檔案管理工作隊(duì)伍提供人才支持，使學(xué)校的檔案管理工作更加的高效。在學(xué)校發(fā)展需要的情況下，初中學(xué)校可以通過崗位調(diào)整對(duì)檔案管理工作崗位進(jìn)行整頓，組織不適合在檔案管理崗位工作的人員換到別的崗位，將具有職業(yè)提升空間的工作人員可以通過職業(yè)技能培訓(xùn)留任。由此可見，初中學(xué)校強(qiáng)化檔案管理工作人員自身素質(zhì)的途徑主要有兩種，第一種就是對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行職業(yè)技能提升培訓(xùn)，第二種就是在招聘管理人員時(shí)，側(cè)重對(duì)人才的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行考察，在新員工進(jìn)入學(xué)校之后，要及時(shí)組織新人進(jìn)行職業(yè)技能提升培訓(xùn)。

2.4 建立科學(xué)有效的檔案管理制度

學(xué)校檔案管理工作的規(guī)范程度需要有效的檔案管理制度來保障。學(xué)校組建檔案管理小組，通過組內(nèi)監(jiān)督和組內(nèi)評(píng)選的方式來提升工作人員的工作狀態(tài)，并對(duì)工作人員設(shè)立獎(jiǎng)懲制度，有效的激發(fā)工作人員的積極性，同時(shí)也能夠避免瀆職行為的產(chǎn)生。在檔案管理制度具體完善的過程中，學(xué)校應(yīng)該保證將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)員工上，這種責(zé)任制不僅能夠提高工作人員的工作積極性，從而也培養(yǎng)了管理人員的責(zé)任意識(shí)，避免在今后的管理工作中出現(xiàn)疏漏。除了責(zé)任制之外，學(xué)校也要建立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于管理工作中，效率很高且失誤率小的員工要進(jìn)行表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，利用榜樣作用對(duì)其他員工進(jìn)行積極的影響。在檔案管理制度的規(guī)范中，最主要的是保證檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)不會(huì)超出預(yù)算，在制度中應(yīng)該明確一些支出項(xiàng)目，避免工作人員進(jìn)行不必要的開支，這樣做也能夠很好地提升初中學(xué)校的檔案管理效率，提升學(xué)校的辦案管理水平。當(dāng)學(xué)校的各項(xiàng)管理制度得到進(jìn)一步的完善之后，初中并學(xué)校的檔案管理工作水準(zhǔn)就會(huì)得到有效的優(yōu)化和提升。

2.5 提升信息化檔案管理應(yīng)用水平

在學(xué)校內(nèi)設(shè)立檔案管理網(wǎng)點(diǎn)，為教師查看檔案提供便利，以往教師進(jìn)行檔案查詢時(shí)，不僅要在眾多檔案中翻找，而且很容易造成檔案遺失的情況。利用網(wǎng)絡(luò)科技來將學(xué)生的檔案信息在網(wǎng)上備案，教師可以進(jìn)行網(wǎng)上檔案查詢，這樣不僅方便快捷，而且有效的保障了同學(xué)們的檔案能夠安全的保存。學(xué)校也要對(duì)工作人員處理檔案信息的水平進(jìn)行提高，提升學(xué)校檔案管理信息化水平是非常有必要的，在學(xué)生的信息錄入和修改完善等方面，都能夠更加準(zhǔn)確地利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別，從而進(jìn)行進(jìn)一步的轉(zhuǎn)化。

總之，在當(dāng)今的社會(huì)，初中學(xué)校對(duì)待檔案管理工作一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，追隨時(shí)代的腳步，不停的摸索檔案管理新思路，在社會(huì)的嚴(yán)峻考驗(yàn)下，不斷提升學(xué)校檔案管理信息化水平，提升學(xué)校工作人員的自身素質(zhì)，建立更加高效便捷的檔案管理工作模式。