試論檔案規(guī)范管理的重要性及策略

（山東省菏澤市單縣服務(wù)業(yè)發(fā)展中心，山東 菏澤 274300）

檔案作為記載真實資料的重要載體，也是企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)作出決策以及對員工進行考核的重要依據(jù)。但是因各種因素，檔案管理還存在很多不規(guī)范的地方，因此積極探尋檔案規(guī)范管理的策略具有重要意義。

一、檔案規(guī)范管理的重要性分析

（一）檔案規(guī)范管理是新形勢下檔案管理的新要求

步入21世紀后，我國無論是政治還是經(jīng)濟均發(fā)生了翻天覆地的改變，企業(yè)、單位經(jīng)營環(huán)境也不斷改變，而檔案資料作為企業(yè)、單位重要記錄資料，詳細地記錄著企業(yè)、單位的重大決策，發(fā)展規(guī)劃，在企業(yè)、單位的發(fā)展中發(fā)揮重要作用，而實現(xiàn)檔案的規(guī)范管理方便企業(yè)、單位通過查看這些檔案明確自身未來的發(fā)展方向，是實現(xiàn)自身穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。

（二）檔案規(guī)范管理是提高管理水平的重要手段

檔案管理作為企業(yè)、單位日常管理工作的重要組成部分，同時也是企業(yè)、單位文化建設(shè)的重要組成部分，加強檔案的規(guī)范管理，有助于幫助自己樹立良好的社會形象，并通過檔案回顧自身在經(jīng)營、管理過程中存在的問題，并作出整改方案，明確自身未來的發(fā)展方向，可見檔案規(guī)范管理是提升管理水平的重要手段。

（三）檔案規(guī)范化管理是促進企事業(yè)單位長遠發(fā)展的保障

做好檔案的規(guī)范管理，保證檔案收集、整理、歸納、利用各個環(huán)節(jié)的規(guī)范，提升了檔案的質(zhì)量，方便企事業(yè)通過回顧這些檔案分析自身的發(fā)展歷程，總結(jié)自身的發(fā)展經(jīng)驗，檔案記錄了企業(yè)事業(yè)單位在發(fā)展過程中的重要思想以及面臨的諸多困境，通過對這些內(nèi)容進行整理，有助于為企事業(yè)未來的發(fā)展提供指引[1]。

二、檔案規(guī)范管理的策略分析

（一）樹立檔案規(guī)范管理的理念

檔案管理部門在其所在的企業(yè)或者單位中占據(jù)著至關(guān)重要的位置，因此該部門的管理理念將在一定程度上對企業(yè)或者單位未來市場的判斷與決策產(chǎn)生影響?！八枷胂刃袕姼保虼艘雽崿F(xiàn)檔案規(guī)范管理，首先需要從事檔案管理的部門及工作人員自身要樹立規(guī)范的檔案管理理念，要順應(yīng)時代發(fā)展步伐，積極轉(zhuǎn)變觀念。企業(yè)或者單位則應(yīng)該將檔案規(guī)范管理所需經(jīng)費納入年度財務(wù)預(yù)算范圍中，每年適當增加用于檔案管理的資金投入，并購置檔案管理所需的儀器和設(shè)備，確保檔案規(guī)范管理工作得以順利開展。

（二）規(guī)范檔案管理的各個環(huán)節(jié)

1.規(guī)范檔案的收集。完整、全面、及時、確地收集檔案資料是不可或缺的環(huán)節(jié)，這也是確保、檔案標準的基礎(chǔ)。作為檔案管理人員，在收集檔案的過程中，應(yīng)著重以下幾點：一是，要在明確檔案資料收集范圍的前提下，了解和掌握檔案和材料信息的形成；二是，應(yīng)該采用各種科學(xué)的方法整理與收集檔案，例如：內(nèi)部收集和外部收集相結(jié)合、垂直收集和水平收集輔助、常規(guī)收集作補充的收集方法。

2.規(guī)范檔案鑒別。規(guī)范鑒別各種檔案材料是確保檔案真實性、完整性、實用性的重要手段。內(nèi)容詳實的檔案能夠?qū)⒂涗浀氖聦嵳鎸嵡闆r反映出來，從而為企業(yè)或單位作出決策或者人才選拔等提供重要的依據(jù)。因此，檔案的鑒別必須始終堅持取材有依據(jù)、去偽存真、合理舍材等，并注意在特殊情況下要注意對具體問題的具體分析。針對收集到的檔案材料，嚴格按照相關(guān)規(guī)范執(zhí)行，采用多看、多查、多辨、多篩等方式，從而確保檔案內(nèi)容真實、客觀、準確。

3.規(guī)范檔案的整理。規(guī)范檔案的整理指的是檔案在被鑒后，將各個形成材料作為一個獨立的單元進行處理。規(guī)范檔案的整理的目的是使檔案中涉及的材料更加系統(tǒng)化、標準化。規(guī)范檔案整理一般要求包括：分類準備、布置有序、目錄明了、裝訂整齊。其中，分類和整理作為檔案整理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須遵循內(nèi)容判斷、性質(zhì)判斷、統(tǒng)一標準判斷的原則，嚴格執(zhí)行《中國檔案分類法》等相關(guān)條例的規(guī)定。

4.規(guī)范檔案的保管。檔案在有序整理后下一個階段便是保管，當前檔案的保管主要是參照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》、《干部檔案工作條例》等法律法規(guī)，再結(jié)合各個企業(yè)或單位檔案管理的相關(guān)要求開展。規(guī)范檔案的保管應(yīng)該從以下兩個方面著手：第一，安全工作環(huán)節(jié)細化，為了避免安全隱患，在日常管理中必須確保檔案的安全，即檔案庫房、閱覽室、辦公室符合“三防”的規(guī)定，將檔案放在安全合理的環(huán)境中，延長檔案的使用壽命。第二，在管理上，要更加注意確保對檔案中信息的整體安全控制[2]。

（三）建立規(guī)范的檔案管理制度

俗話說“不以規(guī)矩難成方圓”，制度是所有工作得以有序開展的前提和保障，因此要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范，便需要制定相應(yīng)的制度，通過制度對檔案管理人員的行為予以規(guī)范，并將管理責任落實到相應(yīng)負責人身上。詳細而言，企業(yè)或單位應(yīng)該從自身實際工作情況入手，在遵循《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上制定符合自身單位的檔案管理制度，從而保證檔案管理工作有法可依，有章可循，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范。除此之外，還應(yīng)該將檔案管理的規(guī)范程度納入檔案管理人員績效考核中，從而增強工作人員的責任意識，確保檔案規(guī)范管理[3]。

三、結(jié)語

綜上所述，伴隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，檔案的價值越來越突出，社會各界對檔案管理的要求越來越高，因此必須高度重視檔案的規(guī)范管理，要采取有效的手段確保檔案管理的各個環(huán)節(jié)規(guī)范，將檔案的價值充分發(fā)揮出來。