街道辦事處檔案管理存在的問題及對策探究

石景坤

（鄒平市黛溪街道辦事處，山東 鄒平 256200）

街道辦事處檔案是指街道辦事處在展開日常工作中累積的對于國家、社會、群眾有保存價值的原始記錄資料，具體包括居民最低生活保障、失業(yè)保險、下崗職工基本生活保障等文件資料，在基層民生建設(shè)中具有指導(dǎo)作用[1]。街道辦事處工作內(nèi)容繁多，隨著工作時間的延長，檔案資料不斷累積，管理難度大，傳統(tǒng)管理模式無法勝任工作需求，急需引進現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建信息化檔案管理平臺，以提升檔案管理工作效率及質(zhì)量。

一、街道辦事處檔案管理存在的問題分析

（一）檔案管理工作不受重視

街道辦事處并沒有正確認(rèn)識到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理不屬于中心工作范疇，在這方面不需投入過多的人力、資金及物資，這導(dǎo)致檔案管理模式革新受阻。在領(lǐng)導(dǎo)層不重視的情況下，檔案管理制度不完善，檔案管理工作流于形式化，檔案管理人員在工作過程中，存在明顯的敷衍現(xiàn)象。

（二）檔案管理手段落后

在傳統(tǒng)的街道辦事處檔案工作模式中，大部分資料為紙質(zhì)文件，無法長期儲存，易霉變，被蟲鼠啃噬，導(dǎo)致信息丟失，而且，大量紙質(zhì)文件累積，不便整理，查找資料也極為困難，整體管理水平較低，檔案資料無法得到有效利用。當(dāng)前，街道辦事處檔案步入信息化管理階段，但是由于財政投入有限，檔案信息化管理設(shè)施不齊全，部分設(shè)備過于陳舊，硬件設(shè)施、軟件系統(tǒng)相較落后，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在諸多安全隱患，影響到檔案整理、分類、儲存、開發(fā)工作效率，檔案資料不齊全，更新速度慢，無法發(fā)揮應(yīng)有的指導(dǎo)價值[2]。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平偏低

隨著街道辦事處檔案文件的不斷累積，檔案管理工作量會越來越大，如果采用傳統(tǒng)的人工管理方式，工作效率低下，且對于檔案信息的利用率也比較低，所以，信息化建設(shè)是街道辦事處檔案工作發(fā)展的必然方向。當(dāng)前，街道辦事處檔案工作人員大多由辦公室工作人員兼職，缺乏信息化檔案管理意識、知識和技術(shù)，無法勝任檔案信息化管理工作，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進程。

二、街道辦事處檔案管理對策分析

（一）充分重視檔案管理，完善檔案管理制度

街道辦事處在維護社會穩(wěn)定中發(fā)揮著重要作用，而街道辦事處檔案管理工作則關(guān)系到基層民生，至關(guān)重要。檔案是街道辦事處工作的見證，領(lǐng)導(dǎo)層必須正確認(rèn)識到其價值，充分重視檔案工作，增加資金投入，按照規(guī)范建設(shè)檔案室，檔案室必須滿足防盜、防火、防塵、防潮、防霉、避光、防有害生物、防污染等安全標(biāo)準(zhǔn)，將業(yè)務(wù)活動中所積累的資料，及時歸檔，按照日期、模塊分類存檔，設(shè)置編碼，統(tǒng)一管理。同時，建立健全相關(guān)管理制度，依照《檔案法》《檔案資料管理保密規(guī)定》《檔案查閱利用制度》《檔案設(shè)備維護使用制度》及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等文件指示，制定街道辦事處檔案管理制度，明晰檔案工作的具體流程及執(zhí)行方案，提升工作水平[3]。

（二）引進信息技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息平臺

街道辦事處檔案工作中，應(yīng)該與時俱進，引進現(xiàn)代化檔案管理理念、手段、方式、方法，創(chuàng)新檔案管理模式。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，鄒平市黛溪街道辦事處應(yīng)該引入適合自身檔案管理需求的數(shù)據(jù)模式，再根據(jù)財政預(yù)算，采購相關(guān)信息設(shè)備，比如說計算機、打印機、掃描儀、攝影機、專用微機等，創(chuàng)造合適的電子檔案儲存環(huán)境，構(gòu)建檔案管理信息平臺，明確檔案信息化管理要求，全面提升檔案管理服務(wù)水平。同時，為保障信息安全，應(yīng)選擇安全系數(shù)高的硬盤、移動硬盤、光盤、磁盤等存儲介質(zhì)，同時，完善權(quán)限設(shè)置，合理定義不同功能模塊的操作權(quán)限，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)展開分層管理，同時，設(shè)定賬戶權(quán)限等級，數(shù)據(jù)庫管理人員可瀏覽后臺數(shù)據(jù)，具有數(shù)據(jù)編輯、管理權(quán)限，其余用戶只能查詢權(quán)限內(nèi)的檔案信息。完善數(shù)據(jù)平臺防御機制，定期優(yōu)化、升級系統(tǒng)，安裝防火墻、殺毒軟件、IT監(jiān)控軟件等，以防信息泄露、數(shù)據(jù)丟失或被篡改。

（三）完善檔案管理機構(gòu)設(shè)置，提升工作人員業(yè)務(wù)水平

鄒平市黛溪街道辦事處應(yīng)該完善檔案管理機構(gòu)設(shè)置，配備在業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)上合格的檔案工作人員，推動檔案工作的落實。而且，街道辦事處檔案信息化建設(shè)，對于檔案管理人員專業(yè)水平提出了不一樣的要求，為了讓相關(guān)崗位上的工作人員，能夠勝任檔案信息化管理工作，企業(yè)應(yīng)該引進在專業(yè)素質(zhì)、信息素質(zhì)上達(dá)標(biāo)的優(yōu)秀人才，完善人力資源管理，做好崗位培訓(xùn)、在崗繼續(xù)教育等工作，定期組織人員參加業(yè)內(nèi)培訓(xùn)及學(xué)術(shù)交流會，讓檔案管理人員學(xué)習(xí)計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、云計算技術(shù)等相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用，不斷更新檔案管理人員的知識庫與技能庫，確保其能夠掌握當(dāng)前街道辦事處檔案信息化管理工作中所用的技術(shù)軟件及設(shè)施，強化網(wǎng)絡(luò)安全教育，提升其網(wǎng)絡(luò)安全防范意識，保障電子檔案的儲存、利用安全性[4]。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的普及，鄒平市黛溪街道辦事處辦公逐步實現(xiàn)自動化，在自動化辦公環(huán)境下，街道辦事處工作中產(chǎn)生的信息資料，能夠直接通過電腦錄入到電子檔案中，再由檔案管理人員應(yīng)用計算機軟件，進行歸納、分類、統(tǒng)計、分析，這樣能有效提升檔案工作效率，同時，借助于網(wǎng)絡(luò)平臺，可實現(xiàn)檔案資料異地共享，便于群眾查閱、瀏覽，借助于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可實現(xiàn)對于檔案的開發(fā)利用，全面提升街道辦事處檔案工作水平。