信息技術在企業(yè)檔案管理中的應用

王國峰

（濱州市沾化區(qū)住房和城鄉(xiāng)建設局，山東 濱州 256600）

一、信息技術在企業(yè)檔案管理中的重要性

和傳統(tǒng)的檔案管理工作不同，信息化技術的應用不僅能夠有效增加檔案數(shù)據(jù)儲存量，同時也能優(yōu)化電子檔案的私密性和可靠性。尤其是對比傳統(tǒng)的紙質檔案而言，信息化檔案管理能夠有效減少檔案儲存的實際環(huán)境，并且讓檔案資源的調取更加便捷快速。可以說當前一套功能齊全的信息化處理系統(tǒng)，加載到檔案資源管理工作上不僅可以實現(xiàn)檔案內容的數(shù)字化轉化，同時也能在檔案資源內容管理、調取、分析等多個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)信息化處理功能。對于部分企業(yè)的實際需求還可以添加和財務系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、生產系統(tǒng)等連接的集成化信息技術，通過檔案的形式處理，結合公司的規(guī)章制度、生產能力、財務狀況、完整地給出企業(yè)領導人一個明確的參考方案和可執(zhí)行計劃。這樣既方便工作人員對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一出口管理，同時也能幫助企業(yè)領導更好地規(guī)劃企業(yè)未來的發(fā)展方向，讓檔案資源管理系統(tǒng)化的優(yōu)勢得到充分發(fā)揮。

二、信息技術在企業(yè)管理應用中的問題

（一）缺乏考核激勵機制和約束機制。企業(yè)的檔案管理雖說具有至關重要的作用，但是對于檔案管理崗位一般沒有設置有效的獎懲機制，檔案管理人員對于檔案管理工作并沒有積極性，檔案管理人員不思進取的現(xiàn)象嚴重，大部分的企業(yè)仍然沿用傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式，對于檔案管理方面的資金投入較少，并沒有真正實現(xiàn)檔案管理的信息化。想要通過檔案的信息化管理提升檔案管理的效率，就需要掛歷檔案管理人員對其本職工作進行優(yōu)化，通過設立有效的激勵機制和約束機制幫助激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，制定科學合理的檔案信息化工作方案，并爭取資金投入，實現(xiàn)檔案的信息化管理。

（二）檔案管理專業(yè)人員缺失。檔案信息化管理是一項綜合性較強的工作，除了要運用到檔案學相關知識外，還需要一些管理學、計算機等專業(yè)知識。但是經過統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段的檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較差，且檔案管理人員年齡偏大，對于計算機技術和應用系統(tǒng)使用不熟練，直接限制了企業(yè)檔案信息化管理的進程。企業(yè)的檔案管理是一項系統(tǒng)性工程，需要各部門的協(xié)作配合完成，因此就需要對于檔案管理人員要求較高，尤其是基層檔案管理人員，存在嚴重的只出不進的現(xiàn)象，并且檔案管理系統(tǒng)并沒有建立培訓制度，優(yōu)秀人才流失嚴重。

三、信息技術在企業(yè)檔案管理中的應用要點

（一）轉變企業(yè)管理觀念。我國企業(yè)在發(fā)展過程中需要轉變自己的發(fā)展理念，加強對信息技術的了解與認識。在當代社會發(fā)展中，信息技術作為企業(yè)管理的一種方式和手段，有助于提高企業(yè)管理水平，解決企業(yè)發(fā)展過程中遇到的困難，助推企業(yè)發(fā)展。因此，我國企業(yè)需要從自身實際情況出發(fā)，學習信息技術理論知識，增強信息技術實踐能力，加強信息技術在企業(yè)管理活動中的應用，包括對員工日常工作的管理、生產經營的管理、與消費者交流溝通方式的管理等。只有這樣，才能促進信息技術在企業(yè)管理中的全面應用。

（二）加大檔案管理專業(yè)人才的招聘和培訓力度。對檔案管理人員進行專業(yè)知識以及信息化理論培訓，提升檔案管理人員的整體素養(yǎng)和專業(yè)技術水平，通過實操訓練掌握檔案管理系統(tǒng)的使用方法和原理，做好理論與實踐相結合。除了公司內部建立培訓機制以外，同時還需要極大力度招聘專業(yè)的檔案管理人員的力度，豐富當那管理人員隊伍，為檔案管理工作注入新鮮血液。檔案管理是一項綜合性較強的工作，要注重檔案管理人員的整體規(guī)劃能力、組織協(xié)調能力的培養(yǎng)，全面提升檔案管理人員素質。

（三）加強檔案資料內容的加工利用。檔案管理信息化需要相關人員能夠重視對檔案資料信息的開發(fā)利用，在信息化過程中堅持主動出擊，延長各類檔案內容的生命力和有效價值。受到傳統(tǒng)紙質檔案材料的限制，以往的檔案管理工作更加重視對檔案以及相關文獻自身的保護工作。為了避免相關檔案丟失或破壞就要極力避免對檔案進行頻繁大規(guī)模的調用。而現(xiàn)代化的信息企業(yè)檔案資源管理體系則完全相反，電子檔案不僅可以實現(xiàn)及時上傳，同時也能夠對其進行隨時備份。只要檔案庫的備份保證安全，那么對于檔案信息的調取和利用就變成了一種日常工作的有效輔助。為了掃描以及數(shù)據(jù)化分類的模式讓檔案資料能夠形成可視化圖表，根據(jù)發(fā)展過程中需要的不同資料隨時進行檢索和調取，幫助企業(yè)領導對未來的發(fā)展做出有效判斷。

同時現(xiàn)代化信息技術的應用還為企業(yè)檔案資源的開發(fā)創(chuàng)造了全新的條件，尤其是結合大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，結合云計算技術，結合區(qū)塊鏈概念，能夠幫助相關人員無限制地加深對檔案和各類資料的利用。比如將企業(yè)檔案當中所有涉及同類型項目的檔案進行數(shù)據(jù)處理，可以得到該項目在近年內的發(fā)展趨勢以及企業(yè)自身在運營過程當中存在的哪些短板和不足。根據(jù)相關數(shù)據(jù)分析就可以得出，接下來企業(yè)在發(fā)展過程中，可能會在該項目上獲取多大比重的利潤空間，又或者是對比不同行業(yè)項目的利潤空間來選擇更加符合企業(yè)發(fā)展和需求的內容。這種數(shù)據(jù)信息處理和應用的概念對于當前企業(yè)發(fā)展而言有著極其重要的作用，而這也是信息技術在企業(yè)檔案資源管理當中核心價值的體現(xiàn)。

（四）完善企業(yè)基礎設施。企業(yè)進行信息技術改革、轉變企業(yè)管理方式等離不開完善的網絡設施。因此，企業(yè)需要加大對信息技術相關設施設備的資金投入，積極引進先進的信息技術設備，改善網絡狀況，建立完備的信息網絡體系，為企業(yè)的管理工作提供良好的技術條件，從而保障企業(yè)管理工作高效有序進行。

四、結束語

現(xiàn)階段，在企業(yè)管理中應用信息技術是時代發(fā)展的必然趨勢。我國企業(yè)需要因勢利導，順應潮流，不斷克服信息技術在企業(yè)管理應用中遇到的難題，利用信息技術加強企業(yè)管理，實現(xiàn)企業(yè)更新升級，促進企業(yè)長遠發(fā)展。