新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考

李麗

（日照市自然資源和規(guī)劃局不動(dòng)產(chǎn)交易登記中心，山東 日照 276800）

一、事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

檔案管理是檔案管理工作人員針對本單位的檔案進(jìn)行計(jì)劃、系統(tǒng)、規(guī)范的收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管等活動(dòng)。檔案管理是事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是其工作的重要組成部分，對日常工作的有序運(yùn)行、改制工作的深入開展、未來工作的發(fā)展方向都起著重要的作用。因此，創(chuàng)新檔案管理工作的思路，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)性、前瞻性就顯得尤為重要。

二、做好事業(yè)單位檔案工作面臨的主要問題

（一）檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高。

部分工作人員素質(zhì)不高，這是導(dǎo)致檔案管理工作無法順利實(shí)施的主要因素。有的單位領(lǐng)導(dǎo)會(huì)出現(xiàn)重經(jīng)濟(jì)效益、輕日常管理的現(xiàn)象，一般都會(huì)認(rèn)為檔案管理工作難以協(xié)助單位獲取更大的經(jīng)濟(jì)效益，所以在人力、物力以及資金方面時(shí)常會(huì)出現(xiàn)不足。在日常工作階段，大多忽視檔案管理工作，有些工作人員以為確保檔案資料的完整性、不發(fā)生資料遺失就足夠了，該種觀念意識(shí)直接導(dǎo)致檔案管理工作水平低下。

（二）檔案管理模式與實(shí)際發(fā)展不相適應(yīng)

目前，事業(yè)單位檔案管理模式和實(shí)際不符，欠缺必要的硬件設(shè)施。在日常檔案管理工作中，依舊沿用較為傳統(tǒng)化的人工統(tǒng)計(jì)管理方式。因?yàn)閱挝粌?nèi)部檔案管理資料眾多，該類粗放式管理模式勢必會(huì)加大工作人員的壓力，從而影響檔案管理工作的質(zhì)量。運(yùn)用人工統(tǒng)計(jì)的管理方式，難以達(dá)到檔案管理工作的最終目的。紙質(zhì)檔案資料整理會(huì)耗費(fèi)諸多時(shí)間與精力，枯燥冗長的工作內(nèi)容會(huì)加大員工失誤的幾率，也就無法確保檔案工作的水平及精準(zhǔn)性。

（三）檔案管理制度不完善

現(xiàn)今，檔案管理機(jī)制不健全，對于相應(yīng)職責(zé)的劃分十分模糊，相關(guān)工作人員很容易發(fā)生工作上的問題糾紛。事業(yè)單位檔案資料編制體系不夠細(xì)化，檔案資料紙張的運(yùn)用和檔案歸檔、修建標(biāo)準(zhǔn)有出入。這樣，不但加重了檔案管理工作人員的工作量，還使得檔案管理工作水平低下。另外，部分檔案管理部門的相關(guān)程序不健全，尤其是關(guān)鍵檔案資料的借閱、查閱流程不嚴(yán)謹(jǐn)，這極易導(dǎo)致機(jī)密文件遺失。事業(yè)單位檔案管理不管是在前期的編排與劃分上，還是后期的管理過程中都相對混亂，并未嚴(yán)格依照有關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行。值得注意的是，事業(yè)單位檔案管理監(jiān)督機(jī)制不完善，部分監(jiān)督管理部門受到來自內(nèi)部環(huán)境和人為因素雙重因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作滯后于單位發(fā)展。

（四）信息化建設(shè)比較落后且利用率不高

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用越來越廣泛，在事業(yè)單位檔案管理中融入信息化建設(shè)，但是由于檔案管理工作得不到重視，資金投入不足，在信息化建設(shè)方面比較落后，相關(guān)的工作人員并沒有熟練掌握信息技術(shù)，因此在工作中采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，信息技術(shù)的利用率不高。而且事業(yè)單位檔案管理工作的效率也受到了限制。一部分紙質(zhì)檔案在使用的過程中出現(xiàn)了破損丟失等情況，嚴(yán)重影響了后續(xù)的使用工作。此外還缺乏專門的維修管理人員，導(dǎo)致信息系統(tǒng)中存在諸多的漏洞，使得檔案管理工作中出現(xiàn)各種各樣的問題，難以緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。

三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與思考

（一）建立健全檔案管理制度

1.各項(xiàng)規(guī)章制度必須要具有合理性和科學(xué)性，其規(guī)章制度必須要符合本單位檔案管理工作實(shí)際需要。2.簡明、實(shí)用，可操作。制定的規(guī)章制度必須要具有良好的可操作性，方便實(shí)用、簡單易行才可以更好地發(fā)揮規(guī)章制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。3.堅(jiān)持制度約束的地位平等性。制定的規(guī)章制度要求既要約束職工也要約束領(lǐng)導(dǎo)，職工和領(lǐng)導(dǎo)為制度的主要執(zhí)行者和主要制定者，堅(jiān)持制度約束的地位平等性，是制度順利執(zhí)行的重要保障。4.獎(jiǎng)懲分明。檔案部門在規(guī)章制度中既是管理者又是執(zhí)行者，所以在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，檔案部門要保證制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性和公平性，做到有功必獎(jiǎng)，有過必懲，獎(jiǎng)懲分明。

（二）通過培訓(xùn)提升檔案管理工作人員素質(zhì)

當(dāng)今時(shí)代，檔案人員不但要兼具基本的檔案文件搜集管理能力，還要與時(shí)代接軌。21世紀(jì)無疑是信息化的時(shí)代，如何保存搜集檔案，如何高效運(yùn)用信息化等先進(jìn)電子儀器來予以歸納整理，值得研究。為了從本質(zhì)上提高檔案工作人員的素質(zhì)，要做到如下幾點(diǎn)：首先，在招聘選用時(shí)設(shè)定門檻，考核相關(guān)人員的理論知識(shí)和實(shí)踐操作技能。其次，要定期針對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，比如在職學(xué)習(xí)、參觀交流、舉辦檔案專題的競賽等等。最后，將檔案管理工作人員梯隊(duì)建設(shè)做好，確保各項(xiàng)工作有條不紊地銜接，以防關(guān)鍵工作在人員退休之后出現(xiàn)短缺的現(xiàn)象。

（三）加強(qiáng)法律宣傳，搞好保密工作

目前，檔案缺乏對事業(yè)單位工作人員隱私信息的防護(hù)工作，因此在檔案管理過程之中，要重視檔案管理工作，避免因?yàn)楣芾聿划?dāng)而引發(fā)泄漏隱私的情況。首先，要擴(kuò)大法治宣傳的范圍與力度，讓檔案管理人員意識(shí)到檔案管理的重要性，逐步加大檔案管理的規(guī)范合理性。其次，在檔案保密工作中，相關(guān)人員要構(gòu)建行之有效的檔案保密條款，嚴(yán)格控制檔案查閱和信息的公開，從根本上減小發(fā)生泄漏的幾率。最后，檔案人員要全方位予以檢查，且要在綜合監(jiān)控下，保障銷毀環(huán)節(jié)的有效性。

四、結(jié)束語

新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作遇到了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，這就要求我們的檔案工作者與時(shí)俱進(jìn)，針對目前檔案管理工作中存在的問題，創(chuàng)新思維，不斷對檔案管理工作進(jìn)行更深度和更廣度的探索與思考，研究制定出更科學(xué)、更有效率的管理制度，“擼起袖子加油干”，從而實(shí)現(xiàn)我國事業(yè)單位檔案管理水平的全面提升。